Und Action …

Die neue Maschinenrichtlinie macht es deutlich: Der Dokumentationsaufwand im Maschinenbau steigt zunehmend. Dazu bei trägt vor allem, was mit dem Stichwort „Montageanleitung“ umschrieben wird. Noch vor wenigen Jahren war die Anzahl der technischen Dokumente überschaubar. Derzeitig steigt jedoch explosionsartig der Stapel an Informationen. Mit ein Grund dafür sind die immer kürzer werdenden Produktzyklen. Um technische Dokumentation zu erstellen, steht immer weniger Zeit zur Verfügung. Zu alledem fordern Kunden und Anwender eine steigende Qualität bei den Anleitungen. Hinzu kommt, dass die EU-Erweiterung und die zunehmende Globalisierung für einen erheblichen Übersetzungsaufwand sorgen, der sich nicht nur auf die Produktionszeit der Dokumentation, sondern auch auf deren Erstellungskosten auswirkt. Und letztendlich sorgt die höhere Komplexität der Produkte für den Anstieg der Dokumentationsflut.

Wie können unter diesem Druck Anleitungen schnell und zugleich kostengünstig produziert werden? Die Antwort hat die Harro Höfliger GmbH aus Allmersbach beim Umstrukturieren ihrer Technischen Redaktion gefunden. Im Sondermaschinenbau-Unternehmen bestimmt ein zügiger Produktionszyklus den Alltag. Mit Inbetriebnahmezeiten von vier bis sechs Wochen ist der enge zeitliche Rahmen festgelegt. Normalerweise sieht der zeitliche Ablauf so aus: Zwei bis drei Wochen vor der Auslieferung werden die Anleitungen erstellt. Nach der Maschinenabnahme – dem Factory-Aception-Test – bleibt noch kurze Zeit für Korrekturen, dann beginnt bereits die Übersetzung. Dokumentation und Übersetzung müssen innerhalb kürzester Zeit erstellt werden und weltweit zur Verfügung stehen. Die Lösung bietet der Gebrauchsfilm, auch Utility-Film genannt.

Dabei handelt es sich um Bewegtbildanleitungen, wie Videofilme und Animationen. Der Anwender kann sich anhand der interaktiven Filme per Mausklick jeden einzelnen Handlungsschritt anzeigen lassen und muss nur noch „nachmachen“, was ihm gezeigt wird. Utility-Filme sind jedoch mit herkömmlichen Videofilmen nicht zu verwechseln. Denn im Gegensatz zu linear ablaufenden Filmen steuert der Anwender beim Gebrauchsfilm selbst den Handlungsverlauf. Wird ihm ein Handlungsschritt gezeigt, stoppt der Film solange, bis der Nutzer auf „Weiter“ klickt. Möglich macht dies eine besondere Software, die speziell für Utility-Filme entwickelt wurde: der Riva Producer Enterprise von Rothenberger Global Trainings Solution aus Weilheim.

Eine Besonderheit dieser Utility-Filme es ist auch, dass sie in ihrer Handlung verzweigen können. Man stelle sich das folgendermaßen vor: Innerhalb des Films muss der Anwender eine Entscheidung treffen, ob Bauteile ausgetauscht werden sollen. Auf dem Film werden ihm dazu unterschiedlich verschlissene Bauteile angezeigt. Diese gleicht er mit seinen tatsächlich vorliegenden Teilen ab und klickt auf die entsprechende Abbildung. Unmittelbar daraufhin wird der Anwender wieder Schritt für Schritt angeleitet, wie in diesem ganz speziellen Fall der Austausch zu erfolgen hat. Auf diese Weise können komplexe Lösungsbäume in beispielsweise Diagnose- und Wartungsanleitungen dargestellt werden.

Gebrauchsfilme basieren auf der Flash-Video-Technologie und können ohne weitere Installationsroutinen auf 98 % aller Internetfähigen Rechnern abgespielt werden. Zurzeit werden die Bewegtbildanleitungen bei Harro Höfliger per CD ausgeliefert, die der Anwender auf seinem Notebook vor Ort aufruft. In Zukunft sind die Anleitungsfilme als fester Bestandteil der Anlage in der jeweiligen Maschinensteuerung integriert.

Vor kurzer Zeit wurde eine Maschine für Walletverpackungen mit einer Utility-Filmanleitung für den Formatwechsel, die Reinigung und Wartung nach China ausgeliefert – nach einer Printversion der betreffenden Kapitel wurde verständlicherweise nicht mehr gefragt.

Höfliger reduziert die ansteigende Schreibflut mit Utility-Filmen. Eine der zeitintensivsten Arbeiten bestand bisher darin, alle Anleitungsschritte der Montage Schritt für Schritt textlich zu beschreiben und mit Fotos beziehungsweise Grafiken zu unterstützen. Dieser Aufwand entfällt mit Gebrauchsfilmen. Dadurch, dass diese Filme ohne Sprache verständlich sind, entfallen Übersetzungskosten. Bei einem Unternehmen mit 75 % Exportanteil, Niederlassungen in den USA, China, der Schweiz und einem internationalen Vertretungsnetz eine erhebliche Kostenreduktion.

Mit den Utility-Filmen werden alle Bedienschritte innerhalb eines halben oder ganzen Tages vollständig aufgezeichnet. Um diese Produktionseffizienz zu erreichen, bietet die Rothenberger Global Training Solutions eine Lösung. Diese besteht aus einem speziell entwickelten Workflow, der es unter anderem ermöglicht, innerhalb weniger Stunden videobasierte Anleitungen weltweit verfügbar zu machen.

Eine Utility-Film-Dokumentation für die Harro Höfliger GmbH wurde innerhalb eines halben Tages mit einer DV-Kamera komplett aufgezeichnet. Das Videomaterial wurde nicht geschnitten, wie man es von herkömmlichen Videoproduktionen her kennt. Stattdessen wurde mit einer speziell entwickelten Software, der Riva Producer Enterprise, per Drag&Drop und ohne Programmierung ein interaktiver Anleitungsfilm erstellt. Die gesamte Produktionszeit bis zur Fertigstellung betrug lediglich ein Tag. Das Ergebnis war eine rein visuelle Dokumentation. Ein vergleichbares Textdokument ist innerhalb dieser kurzen Zeit nicht produzierbar.

Die Harro Höfliger GmbH hatte sich sofort entschieden, drei Technische Redakteure des eigenen Unternehmens für die Produktion ausbilden zu lassen. Das Training zum so genannten Riva-Autor dauert acht Tage und wird von Rothenberger & Partner angeboten. Nach der Ausbildung sind die Mitarbeiter Spezialisten in den Bereichen Kamera- produktion, visuelle Didaktik und Software Riva Producer Enterprise. Schwerpunkt dieser Ausbildung ist es, das Know-how eines guten Utility-Films in die Praxis umzusetzen.

Mark Wagner Fachautor in Wietzendorf

Anwender steuert selbst den Handlungsablauf

marktchancen

Die Verfügbarkeit von Rechnern am Arbeitsplatz weltweit ermöglicht ein großes Anwendungsspektrum von Utility-Filmen in den Bereichen Betriebsanleitung, Schulung und Vertrieb. Global agierende Unternehmen suchen zunehmend nach bild- und videobasierte Lösungen, um Kosten zu sparen, zusätzliche Gewinne zu generieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Utility-Filme, auch Anleitungs- oder Gebrauchsfilme genannt, müssen unter anderem folgenden Ansprüchen gerecht werden:

1. Wartungs- und Langlebigkeit

Ein Utility-Film hat eine Lebensdauer von bis zu 30 Jahren und länger. Denn Aktualisierungen am Produkt können schnell in den Film eingearbeitet werden – ohne kompletten Neudreh.

2. Zielgruppenübergreifend

Die Anleitungsfilme passen sich interaktiv an die Vorkenntnisse unterschiedlicher Zielgruppen an und führen den Bediener schnellstmöglich sowie sicher an sein Handlungsziel.

3. Verfügbarkeit

Auf 98 % aller internetfähigen Rechner lassen sich Utility-Filme ohne zusätzliche Installationen abspielen. Die jeweiligen Charakteristiken der Abspielgeräte werden dabei berücksichtigt. Sie können genauso auf Notebooks, Touchscreens sowie auf einem PDA abgespielt werden.

4. Schnelle Produktion

Eine Anleitung über einen einstündigen Arbeitsvorgang wird innerhalb von fünf Stunden weltweit verfügbar gemacht. Schnittarbeiten, wie sie bei herkömmlichen Videoaufnahmen üblich sind, entfallen völlig. Zusätzliche Grafikprogramme sind zur Standardproduktion ebenfalls nicht erforderlich.

5. Effektivität

Ein Utility-Film ist intuitiv bedienbar. Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter – ob geschulte oder ungeschulte – verkürzen sich, denn die Arbeitszeit verschmilzt mit dem Lernprozess.

6. Sicherheit

Aufgrund der realistischen und detaillierten Darstellung der Handlungsabläufe wird der Anwender sicher ans Ziel geführt. Hinzu kommt, dass ihn interaktive Sicherheitshinweise vor Risiken bewahren. Seit Dezember 2006 gibt es zusätzlich ein Zertifizierungsverfahren für Utility-Filme und Instruktionsfilme vom TÜV Süd. Dieses sichert auch den Hersteller vor Haftungsrisiken ab.