Weit mehr als die reine Info zu Produktdaten

Von unserem Redaktionsmitglied Dietmar Kieser

Möglichkeiten zum Kostensparen bieten die im Einkauf eingesetzten Online-Werkzeuge allemal. Doch immer noch steht der gedruckte Warenkatalog bei vielen Einkäufern hoch im Kurs. Deren Einwand, dass es mit dem Print-Medium schneller gehe, hält Hartmut Gehr zwar nicht für unberechtigt. Allerdings gibt der Key Account Manager der Heiler Software AG aus Stuttgart zu bedenken, dass für die Aufbereitung eines Papierkatalogs auch viel Aufwand betrieben werde. „Würde der Online-Katalog mit dem gleichen Aufwand produziert, auf Basis gut gepflegter Daten, wäre dieser super“, schlägt Berater Gehr eine Bresche für das Software-basierte Bestellmedium. Mit Online-fähigen Katalogen ließen sich Dinge machen, die produktiver als in Print wären, weiß der Softwarespezialist.

Weil Artikel elektronisch schneller und effizienter geordert werden können, sinken auch die Kosten für den Beschaffungsprozess. Beispiel: Dauert ein herkömmlicher Bestellvorgang beispielsweise 1,4 h, soll er sich auf einem elektronischen Marktplatz in 13 min abwickeln lassen. Während für die Bestellung nach altem Strickmuster Kosten in Höhe von 89,18 DM auflaufen, veranschlagt der Hamburger Marktplatzdienstleister On.valco AG die Online-Order via Marktplatz auf 8,23 DM. Ergebnis: 60 % Kostenersparnis für den gesamten Prozess – von der Feststellung des Bedarfs bis zur Rechnungsprüfung.

Zentrales Element dieser Marktplätze sind Katalogsoftwarepakete. Relevant sind Online-Kataloge aber auch dort, wo die elektronische Minimallösung genügt: Der Lieferant tauscht seine Produkt- oder Katalogdaten per Datenleitung mit seinen Kunden aus. Ausschlaggebend für den Markterfolg eines Lieferanten ist dabei, wie er seine eigenen Artikeldaten aufbereitet. „Das Material muss in einer technisch adäquaten Form geliefert und jederzeit aktualisiert werden können“, nennt Georg Wall die Voraussetzung dafür, dass der Markt kleinere und mittlere Zulieferer berücksichtigt.

Als Katalogsystemanbieter hat es sich der Vorstand der Paderborner Wallmedien AG zur Aufgabe gemacht, Einkäufern und Zulieferern die Arbeit zu erleichtern. Sein Interesse gilt nicht allein den größeren Unternehmen: Weil sich seiner Meinung nach eine automatische Konvertierung der Daten erst ab einem Spektrum von etwa 2500 Artikeln lohnt, hat seine Firma das XML-Tool Catalyzer entwickelt. Damit könne ein kleinerer Lieferant ohne IT-Kenntnisse selbst onlinefähige Kataloge produzieren und die Daten manuell erstellen, pflegen sowie aktualisieren, nennt Wall den Nutzen.

Generell verstehen sich Kataloganbieter als Hersteller von Software-Werkzeugen. Eine ganze Reihe von ihnen, wie etwa Heiler in Stuttgart und Wallmedien in Paderborn, hat Standardpakete im Umfeld der Walldorfer SAP AG entwickelt. Diese Systeme müssen

– unterschiedliche Datenformate verstehen und ausgeben können,

– Produktkonfiguration ermöglichen,

– Beziehungen von vielen zu vielen bieten und

– sich einfach bedienen lassen.

Mit der Formel „Klassisches E-Procurement plus Katalogsystem“ haben die Anwender – allen voran die des SAP-Beschaffungssystems BBP – in den vergangenen zwei Jahren die Nachfrage nach Katalogsoftware angekurbelt. Von der anfangs herrschenden Vorstellung, einen Katalog lediglich als Datenbank mit Suchfunktion zu positionieren, ist die Branche abgerückt. Durch die Vorgabe, Integrationstools für einen durchgängigen Beschaffungsprozess zu liefern, ist dieser gut besetzte Markt recht transparent geworden. Leistungsfähigkeit, Unterschiede und Überlappungen der Mitspieler im SAP-Umfeld sind heute bekannt. Die Entscheidung zu Gunsten eines Dienstleisters kann anhand produktiver Projekte und funktionaler Lösungen getroffen werden.

Dennoch schätzt Professor Walter Brenner, dass der E-Procurement-Einsatz „informationstechnisch erst am Anfang steht“. Der St. Gallener Hochschullehrer geht davon aus, dass „erst 10 bis 20 Prozent des absehbaren Weges“ beschritten worden sind. Georg Wall kann dies bestätigen: „Wir sind noch lange nicht da, wo wir hin wollen. Aber wir wissen, wohin die Reise geht“, sagt der Chefmanager von Wallmedien.

Technologische Knüller lässt die Entwicklung von Katalogsystemen wohl kaum mehr erwarten. Künftig wird vielmehr das Katalogmanagement entscheidend sein und laut Wall „eine große Herausforderung darstellen“. Gemeint ist die automatisierte Überprüfung der elektronischen Liefererantenkataloge – auf Marktplätzen ein absolutes Muss. Einkäufer können diese Aufgabe nur dann effizient erledigen, wenn das Überprüfen sowohl technisch auf die einzuhaltenden Katalogformate (etwa BMEcat oder X-CBL von Commerce One) erfolgt als auch inhaltlich mit Blick auf abgesprochene Sortimente oder Preise. Hierfür müssen Informationen im Katalog hinterlegt sein, die den durchgängigen Beschaffungsprozess möglich machen.

Diese Anforderung hebt das Katalogsystem weit über die reine Produktdateninformation hinaus. Georg Wall sieht in einem solchen Katalog vielmehr „die Abbildung der Geschäftsbeziehungen“. Für ganz entscheidend hält er es, dass der Prozess des Katalogdatenmanagens revisionssicher sein muss. Branchenkenner sehen die derzeit verfügbaren Systeme, die dies unterstützen, jedoch noch nicht auf dem Niveau, das so mancher Anbieter gerne hätte.

Das Defizit der Kataloglösungen im Bereich des Prozessmanagements gleichen derzeit die sogenannten Content-Management-Systeme aus. Software dieser Programmklasse zielt darauf ab, den internationalen Kommunikationsfluss zu verbessern. Die Kataloge fit zu machen für die Aufgaben des Information Supply Chain Managements – an diesem Thema arbeiten die Entwickler großer E-Procurement-Projekte mit Nachdruck. Auf der Münchener IT-Messe Systems Mitte Oktober will die Wallmedien AG erstmals ein neues Verfahren vorstellen, das diese Anforderungen als Bestandteil eines Katalogsystems ausweist.

Gelöst haben die Softwarehersteller indes die Frage, wie die Angebote vieler Lieferanten übersichtlicher präsentiert werden können. Die Lösung heißt Multi-Supplier-Katalog, sie vereint alle Lieferangebote unter einer komfortablen Bedieneroberfläche. Optik und Suchmechanismen bleiben auch dann erhalten, wenn im Laufe der Zeit die Lieferanten wechseln. Hinzu kommt: Wer statt in vielen Katalogen nur in einem suchen muss, ist schneller und macht weniger Fehler. Dies gilt insbesondere für den ungeübten Benutzer. Immer mehr dieser sogenannten Bedarfsträger – gleich, ob Sekretärin, Vertriebsmitarbeiter oder Konstrukteur – werden künftig befugt sein, für ihren Teilbereich Waren katalogbasiert zu bestellen.

Anders als bei diesem Self-Service-Ansatz sieht es bei Produkten aus, die keine Katalogwaren, aber dennoch C-Teile sind: Hochwertige Dienstleistungen etwa lassen sich nur schwer in ein Standardisierungsraster zwingen. Und auch darauf, dass künftig komplexer eingekauft wird, müssen die Katalogsoftwareanbieter eine Antwort finden. „Der Katalog wird zu einer Art Ausgangsbasis für eine breitgefächerte Recherche“, blickt Georg Wall voraus. Er geht davon aus, dass über einen im Katalog verzeichneten Artikel Suchanfragen an andere Kataloge gestartet werden können. Das Ergebnis wird an das System zurückgespielt, ohne dass die Information zuvor im Katalogsystem vorhanden war.

Genau an dieser Stelle dürfte sich das Entwicklungsrad schneller drehen. Zumindest Anwender, die das Thema Standard-Procurement bereits abgehakt haben, „hätten die Dienstleis-tungsbeschaffung per Katalog jetzt schon gerne“, kennt Georg Wall die Wünsche. ERP-Systemanbieter wie Gernot Roth, Berater der Geac Deutschland GmbH in Villingen, kann diesen Trend nur bestätigen. „Wir haben mittels Tools den administrativen Teil des Einkaufs optimiert. Künftig wird die kreative Unterstützung im Beschaffungsmarketing gefragt sein.“