Wer kennt es nicht: Während des Urlaubs, einer Kur oder langer Erkrankung möchte ein Arbeitgeber die E-Mails des Mitarbeiters einsehen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber jedoch einige Regeln berücksichtigen. Ist beispielsweise die private Nutzung des Accounts nicht von vorneherein verboten, ist es mit dem Einsichtsrecht des Arbeitgebers sehr schwierig. Bei einem Verbot der privaten Nutzung kann es der Arbeitgeber hingegen leichter haben, Einsicht zu bekommen. Nach einer aktuellen Entscheidung des Landgerichts Berlin-Brandenburg kann der Arbeitgeber dann auf E-Mails zugreifen, wenn er sich an die Regeln einer mit dem Betriebsrat abgeschlossenen Vereinbarung hält und den Datenschutzbeauftragten mit involviert.
Falls Sie auf den E-Mail-Account eines lange abwesenden Mitarbeiters zugreifen müssen, sollten Sie folgendes beachten:
- Versuchen Sie zunächst mit dem Mitarbeiter in Kontakt zu treten, damit er einwilligt
- Klären Sie, ob ein Einsichtsrecht sich möglicherweise aus einer Betriebsvereinbarung ergibt
- Prüfen Sie kritisch, ob ein wirklicher Bedarf für die Einsicht besteht
- Informieren Sie den Betriebsrat und einen Datenschutzbeauftragten
- Sichten Sie keine erkennbaren privaten Mails sondern ausschließlich geschäftliche E-Mails
- Ziehen Sie nach Möglichkeit den betrieblichen Datenschutzbeauftragten oder ein Betriebsratsmitglied hinzu
- Protokollieren Sie die Öffnung der Mail
Diese Punkte sind empfehlenswerter Weise zu beachten und des Weiteren bietet es sich an, bei Fragen Rechtsrat in Anspruch zu nehmen.
Rechtsanwalt Volker Görzel, Köln
Weitere aktuelle Rechtsmeldungen gibt es auf der Website des Verbandes deutscher ArbeitsrechtsAnwälte e.V. (VdAA) www.vdaa.de
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