Elektronische Rechnungen | Auf der Festplatte gesichert statt in den staubigen Aktenschrank einsortiert: elektronische Rechnungen werden einfach erstellt, unkompliziert verschickt und schnell verbucht. Trotzdem werfen sie immer wieder rechtliche Fragen auf.
Elektronische Rechnungen versprechen das Ende unüberschaubarer Papierstapel. „Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen“, sagt Frank Früh vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom). Gesetzlich wurde bereits einiges getan, um den digitalen Austausch von Rechnungen zu erleichtern: War bis vor einigen Jahren die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder aber das EDI-Verfahren zwingend vorgeschrieben, so ist dies seit Juli 2011 nicht mehr erforderlich. Dabei sind jedoch bestimmte Voraussetzungen zu beachten.
So stehen Chefs und ihre Buchhalter häufig vor Fragen, wenn sie die digitale Rechnung nutzen wollen. Darf ich eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern? „Oft wissen Unternehmen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht“, so Früh.
Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen. Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:
- Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
- Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
- Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
- Jede Rechnung muss lesbar sein.
- Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
- Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
- Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
- Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.
Der Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ ist auf der Website des Bitkom abrufbar:
Grundlage für die neue Regelung im elektronischen Rechnungsaustausch ist das Steuervereinfach-ungsgesetz 2011, welches die Vorgaben der 2010 geänderten EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie umsetzt.
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