Inhaltsverzeichnis
1. Manuelle Prozesse herrschen vor
2. Automatisierung schafft Abhilfe
3. Potenzial für Effizienzgewinne ausschöpfen
4. Erfolgreich durch die Krise manövrieren
Von einer schwierigen Lieferketten-Situation, über die Energiekrise und eine anhaltende Inflation, bis hin zu Rezessionsängsten – die Industrie sieht sich aktuell stark unter Druck, Einsparpotenziale zu realisieren und Prozesse effizienter sowie resilienter zu gestalten.
In Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs rückt das Thema Kostenkontrolle besonders in den Fokus. Hierbei fällt auf: Vielen Unternehmen mangelt es an einem genauen Überblick über ihre Kostenstrukturen. Dies erschwert es ihnen wiederum, nachhaltige Maßnahmen zu ergreifen. Häufig sind die entsprechenden Finanzprozesse noch in der Vergangenheit verhaftet, zeitintensiv und nur schwer durchschaubar. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im Ausgabenmanagement führt nun aber zu einer Zeitenwende.
Manuelle Prozesse herrschen vor
Die Arbeit von Finanzabteilungen ist immer noch stark von manuellen Arbeitsschritten geprägt. Egal ob es um Reisekostenabrechnungen oder Lieferantenrechnungen geht – die Mitarbeitenden kümmern sich meist um jeden Beleg einzeln: Sie prüfen diesen auf Richtigkeit, fordern fehlende Informationen ein und geben die entsprechenden Zahlungen letztlich frei.
Mit diesen repetitiven Abläufen geht eine hohe Arbeitsbelastung einher und die Mitarbeitenden verbringen viel Zeit mit Aufgaben, die wenig Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Darüber hinaus bergen die veralteten Prüf- und Freigabeprozesse Risiken. Die schiere Masse der Belege macht die manuelle Bearbeitung fehleranfällig. So finden schnell ungenaue oder doppelte Informationen ihren Weg ins ERP-System. Auch fällt es der Finanzabteilung schwer, den Überblick über alle Spesen und Rechnungen zu behalten. Folglich mangelt es an Transparenz über die Unternehmensausgaben als Ganzes.
Manuelle Abläufe sind außerdem nur schwer skalierbar. Mit einer steigenden Anzahl an Belegen kommen Menschen irgendwann an ihre Leistungsgrenze, wodurch sich die Prozesse zunehmend in die Länge ziehen und immer ineffizienter werden.
Automatisierung schafft Abhilfe
Die Automatisierung von Finanzprozessen mittels KI schafft hier Abhilfe, wie ein genauerer Blick auf die Bearbeitung von Spesen und Eingangsrechnungen zeigt.
Spesen sind für alle Beteiligten schon lange ein notwendiges Übel. Die Mitarbeitenden auf einer Geschäftsreise müssen ihre Belege sammeln und ihre Ausgaben nach der Reise händisch dokumentieren und einreichen. Im schlimmsten Fall bedeutet dies, dass sie unübersichtliche Excel-Tabellen ausfüllen. Die Finanzabteilung prüft diese im Anschluss in einem langwierigen, manuellen Prozess.
Durch den Einsatz intelligenter Technologien können Unternehmen diese Abläufe in jederlei Hinsicht vereinfachen. Die Mitarbeitenden fotografieren Belege fortan einfach ab und laden sie direkt in ihre Spesen-App hoch. Mittels Optical Character Recognition (OCR), unterstützt durch KI, werden die zentralen Informationen – beispielsweise Datum, Betrag oder Spesenart – ausgelesen, richtig kontiert und direkt in die Reisekostenabrechnung übertragen. Das Einreichen von Spesen wird so eine Sache von Minuten.
Den Freigabeprozess übernimmt dann die KI. Sie prüft, ob alle notwendigen Informationen vorhanden sind, ob die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen und verbucht diese automatisch im ERP-System. Spesen durchlaufen so die Freigabe ganz ohne menschliches Zutun. Lediglich wenn das System Auffälligkeiten erkennt – besteht zum Beispiel der Verdacht, dass ein Spesenbeleg doppelt eingereicht wurde – wird die Information an einen Mitarbeitenden zur manuellen Prüfung übergeben.
Dieses Prinzip lässt sich auch auf Eingangsrechnungen anwenden. So kann OCR auch hier die zentralen Informationen aus einer Rechnung extrahieren, um dann den Abgleich dieser mit der Bestellung und bei Bedarf dem Wareneingang zu beschleunigen. Da die Freigabeprozesse bei Eingangsrechnungen meist komplexer sind als bei Spesen, ist es denkbar, individuelle Workflows einzurichten. So erreichen Unternehmen genau den Automatisierungsgrad, der ihnen vorschwebt, ohne dass Menschen zentrale Prozessschritte aus der Hand geben müssen.
Potenzial für Effizienzgewinne ausschöpfen
In der Automatisierung von Finanzprozessen mittels KI schlummert großes Potenzial für Effizienzgewinne. Haben die Abläufe in der Vergangenheit viel Zeit gekostet, laufen sie nun zum Großteil automatisch ab. War die manuelle Bearbeitung auch immer eine Fehlerquelle, hilft die KI dabei, Buchungsfehler zu minimieren und so letztlich Kosten einzusparen. Musste sich die Finanzabteilung in der Vergangenheit mit vielen repetitiven Tätigkeiten beschäftigen, kann sie sich nun verstärkt auf mehrwertstiftende Aufgaben konzentrieren.
Unsere Erfahrung aus Kundenprojekten zeigt, dass sich durch den Einsatz von KI ein Automatisierungsgrad von mehr als 80 Prozent im Ausgabenmanagement erreichen lässt. Ein international tätiger Kunde beispielsweise hat über die letzten zwei Jahre 140.000 Spesenbelege in 72 Ländern automatisiert verarbeitet. 88 Prozent davon benötigten lediglich einen Tag von der Einreichung bis zum Export ins ERP-System. Lediglich 12 Prozent mussten zusätzlich manuell geprüft werden.
Erfolgreich durch die Krise manövrieren
Warum sollten sich Unternehmen aber gerade jetzt mit der Digitalisierung und Automatisierung ihres Ausgabenmanagements beschäftigen? Weil dies neben Effizienzgewinnen auch dafür sorgt, dass alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zusammenkommen. Unternehmen erhalten so umfassende Transparenz über ihre Ausgaben und detaillierte Einblicke in ihre Kostenstruktur, die vorher noch unmöglich erschien.
Dies wiederum stärkt die Rolle von CFOs und der Finanzabteilung: Von ihnen wird gerade jetzt erwartet, dass sie eine strategische Perspektive einnehmen, um Optimierungspotenzial ausfindig zu machen und so das Unternehmen durch unsichere Zeiten führen. Eine solide Datenbasis hilft ihnen dabei, entsprechende Entscheidungen zielgerichtet zu treffen.
