Angefangen bei Störungen in den Lieferketten bis hin zu Liquiditätsproblemen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die in Deutschland 99 % aller Unternehmen ausmachen und 55 % der Bevölkerung beschäftigen, sind von der aktuellen Situation hart getroffen. Durch die anhaltende Inflation sowie die Pandemie, die zu einer noch nie da gewesenen Arbeitssituation geführt haben, stellt sich auch zunehmend die Frage nach dem Überleben vieler Firmen. Schließlich sind viele von ihnen in der Regel von anderen KMUs abhängig, die wiederum den gleichen Herausforderungen gegenüberstehen.
Die Umsetzung obliegt dabei den Einkaufsteams: Aber wie genau können sie das bewerkstelligen? Nachfolgend sind drei essenzielle Bereiche aufgelistet, die mithilfe entsprechender Technologie vereinfacht werden können.
Budgetverwaltung als Tool
Die Budgetverwaltung ist ein Tool, das Einkaufsteams ermöglicht, die erforderlichen Richtlinien einzuhalten. Gleichzeitig erhalten die Einkäufer:innen mehr Befugnisse in der Beschaffung. Insbesondere wachsende Unternehmen setzen auf diese Art der Technologie, da sie die Möglichkeit bietet, einzelnen Personen oder Teams Budgets zuzuweisen und ihnen die Freiheit gibt, Ausgaben selbst zu kontrollieren. Sämtliche Abläufe, wie zum Beispiel Genehmigungsprozesse, können dabei digital durchgeführt werden. Dadurch verringern sich manuelle, zeitaufwändige Prozesse. Die Beschaffungsteams entscheiden selbst, welche Budgetbeträge für Einkäufer:innen innerhalb des Unternehmens sichtbar sind. So können sie fundiertere Kaufentscheidungen treffen. Zudem lassen sich mehrere manuelle Bestellungen zu einer einzigen Bestellung zusammenfassen. Das verringert den Zeitaufwand.
Automatisierung der Einkaufsrichtlinien
Durch das Festlegen grundlegender Regeln sowie Strukturen rund um die Beschaffung, ist es für die Mitarbeiter:innen einfacher, die Unternehmensregeln einzuhalten. Die Automatisierung der Einkaufsrichtlinien ist zudem ein idealer Weg, um die Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen mit den vom Unternehmen festgelegten Einkaufskontrollen in Einklang zu bringen. So können etwa Präferenzen eingestellt werden, um bevorzugte Produkte sowie bevorzugte Verkäufer:innen festzulegen oder automatisiert Bestellgenehmigungen einzuholen bei Aufträgen, die ein bestimmtes Ausgabenlimit überschreiten. Ebenso können Unternehmen bestimmte Verkäufer einschränken oder gar Käufe aus speziellen Kategorien blockieren. Dank automatisierter Prozesse ist es einfacher, Einkaufsrichtlinien einzuhalten und den Mitarbeiter:innen gleichzeitig die Freiheit zu lassen, die Produkte zu kaufen, die sie brauchen oder bevorzugen.
Auch Amazon Business Kunde Forto profitiert von diesen Funktionen und bildet so seine zentralen sowie dezentralen Beschaffungsanforderungen ab. Forto wurde 2016 gegründet. Als vollwertige Spedition bietet Forto klassische Speditionsdienstleistungen für See- und Luftfracht an, sowie innovative Softwarelösungen für die gesamte Supply Chain. Anfang 2018 wurde den Verantwortlichen bei Forto klar, dass die vielfältigen Herausforderungen am besten mit einem digitalen Tool gemeistert werden können – sie entschieden sich für ein Amazon Business Konto. Laut Michael Wax, Managing Director und Mitgründer des Speditionsunternehmens, müssen sie als schnell wachsendes Unternehmen in Bestellprozessen sehr flexibel sein. Mit Amazon Business kann die Account-Struktur ideal an die unternehmensinternen Bedürfnisse angepasst werden. In den Account können Mitarbeiter hinzugefügt, Gruppen angelegt oder Genehmigungsprozesse hinterlegt werden. Auch die Buchhaltung profitiert von der neuen Struktur: Sie kann in Echtzeit den Status einer Rechnung einsehen und bei Fragen direkt auf den entsprechenden Besteller zugehen. Dadurch hat sich der Zeitaufwand für Zahlungen um ein Drittel verringert.
Datengesteuerte Analysen
Sobald ein Einkaufsprozess abgeschlossen ist, können Unternehmen Trends und Verbesserungsmöglichkeiten mit Hilfe von Analysetools identifizieren und so mögliche Einsparpotenziale ausmachen. Diese Einblicke helfen beispielsweise dabei, die Kategorien mit den höchsten Ausgaben zu bestimmen, den Überblick über die Kosten für bevorzugte sowie eingeschränkte Artikel zu behalten und Preise verschiedener Lieferanten zu vergleichen.
Die Insights können aber auch genutzt werden, um bessere Einkaufsrichtlinien zu definieren oder Einkäufe über die Ausgabenziele hinweg zu steuern. Unternehmen können zudem wertvolle Zeit bei der Erstellung wiederkehrender Berichte sparen, indem sie vorgefertigte Vorlagen sowie Dashboards verwenden.
Laut einer von Amazon Business in Auftrag gegebenen Forrester-Studie planen über 70 % der kleinen Unternehmen in Großbritannien, Deutschland und Frankreich, die digitale Transformation voranzutreiben. Da sich gerade kleine Unternehmen immer mehr auf digitale Lösungen verlassen, müssen traditionelle Prozesse transformiert und angepasst werden. Wie die vergangenen zwei Jahre gezeigt haben, ist die Digitalisierung das Gebot der Stunde.
