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Geschäftsessen: Der blinde Fleck im Reisekostenmanagement

Reisekostenmanagement
Geschäftsessen – der blinde Fleck im Reisekostenmanagement

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Effizienter, sparsamer, transparenter lauten die Erwartungen an Unternehmen im Digitalzeitalter. Dies betrifft besonders den Bereich Controlling. Dabei schöpft die Mehrheit die technologischen Möglichkeiten der Digitalisierung nicht aus – ein Beispiel hierfür ist das Reisekostenmanagement.

Patrick Brienen
Mitgründer und Chief Revenue Officer von Orderbird,Ludovic Ciannarella
Senior Executive im Bereich Reisekostenmanagement und Intrapreneur bei AirPlus

13 % aller Reisekosten entfallen auf Geschäftsessen. Allein 2016 waren es beachtliche 6,6 Mrd. Euro in Deutschland. Dennoch widmet sich nur jedes vierte Unternehmen dieser Kostenbaustelle. Der Grund? Die Abrechnung von Geschäftsessen ist in einem Teufelskreis aus Unwissen gefangen. Es fehlt den Unternehmen an Kontrollmechanismen, einem Verständnis über Einsparpotenziale, Technologien zur Lösung des Problems, an modernen internen Prozessen und nicht zuletzt an Daten. Ohne Daten können Unternehmen in einer zunehmend datengetriebenen Welt keine fundierten Entscheidungen treffen. Das Thema Geschäftsessen-Management ist da keine Ausnahme. Doch wenn Unternehmen diesen Kreis durchbrechen, werden sie dafür in fünf Bereichen belohnt:

  • Steigern des Reisekomforts: Wer in ein zeitgemäßes Reisekostenmanagement investiert, steigert den Komfort für seine Mitarbeiter. Diese sparen sich durch das zentrale Management von Geschäftsessen zum Beispiel die Zeit für Suche und Reservierung passender Restaurants. Der jedoch viel größere Gewinn liegt bei eingesparten Nerven beim Bezahlen, der Rechnungsstellung und korrekten Abrechnung von Mahlzeiten.
  • Durchsetzen der eigenen Reiserichtlinien: Die Mehrheit aller großen Unternehmen verfügt über klare Richtlinien für Geschäftsessen. Jedoch tun sie sich mit der Durchsetzung schwer. Nur über ein zentral verwaltetes Programm erhalten Unternehmen Hoheit und Einblicke, wo und für was Mitarbeiter Geld ausgeben. Dies soll natürlich keinesfalls in Kontrollzwang ausarten, sondern dazu führen, bestehende Richtlinien beim Thema Geschäftsessen zu überdenken, zu vereinheitlichen und Budgets unter Umständen nach oben zu korrigieren.
  • Nachvollziehen von Ausgaben für Compliance-Zwecke: Unternehmen sind verpflichtet, dass sämtliche Ausgaben steuerliche und regulatorische Anforderungen erfüllen. Mit einem zentralen Management-Tool werden Mitarbeiter und Controlling dabei massiv entlastet.
  • Erkennen von Einsparpotenzialen: Nur wer stets weiß, wie viel er gerade ausgibt, kann auch anfangen zu sparen. Wer Geschäftsessen zentral verwaltet, kann zum Beispiel mit beliebten Restaurantketten Rabatte aushandeln oder bei einzelnen Abteilungen darauf achten, dass diese ihre Kosten senken.
  • Mehr Effizienz für Prozesse: Wer Geschäftsessen ins digitale Zeitalter überträgt, eliminiert Formalitäten wie die Jagd nach steuerkonformen Bewirtungsrechnungen im Restaurant oder das zeitraubende wie lästige Einscannen von Belegen.

Diese fünf Gründe sollten ausreichen, um das Management von Geschäftsessen auch hierzulande auf die Agenda zu setzen. China ist uns hierbei schon weit voraus. Ein Beispiel dafür ist We Chat. Was für uns Europäer aussieht wie eine Messaging App, ist dort so viel mehr: Nutzer suchen, bestellen und bezahlen mittels dieser Super-App selbst in Restaurants. 64 % aller chinesischen Gastronomen akzeptieren bereits mobiles Bezahlen. Wer sich We Chat genauer ansieht, erkennt, wieso das Konzept aufgeht: Mobile Bezahlverfahren müssen einen echten Mehrwert bieten und das Bezahlen wird beim Restaurantbesuch noch angenehmer – nahezu unsichtbar. Zuhause oder zurück im Unternehmen sollten sich die Technologien zudem nahtlos einfügen.

Schritt für Schritt das scheinbar Unbeherrschbare beherrschen

Natürlich gibt es Gründe, warum das Controlling von Geschäftsessen bisher stiefmütterlich behandelt wurde, während andere Aspekte des Reisens bereits unter Kontrolle gebracht wurden: Eine stark fragmentierte Gastronomielandschaft, hohe Transaktionszahlen bei durchschnittlich niedrigen Transaktionswerten und ein Mangel an geeigneten Technologie-Lösungen machen wenig Appetit, das Thema anzugehen.

Dabei gibt es jedoch auch in Europa mittlerweile digitale Lösungen wie zum Beispiel die App dine+go. Mit ihr checken Mitarbeiter in teilnehmenden Restaurants einfach ein, bestellen wie gewohnt beim Kellner, bezahlen bequem direkt in der App – und zwar ohne Papierbeleg oder Warten. Für eine Finanzamt-konforme Abrechnung als Bewirtungsbeleg wählt der Nutzer alle rechnungsrelevanten Informationen aus: zum Beispiel die Namen der Teilnehmer des Geschäftsessens und der Anlass anhand eines Termins in seinem Kalender. Der Rechnungsbetrag wird mit der hinterlegten Firmenkreditkarte beglichen. Eine korrekte Bewirtungsrechnung mit allen relevanten Angaben wird dem Unternehmen automatisiert übermittelt. Das klingt für Sie schon einen Schritt zu weit? Dann beginnen Sie, Ihre Geschäftsessen in kleinen Zügen in den Griff zu bekommen (siehe Kasten).

Das Fazit lautet: Es tut sich etwas. Die gute Nachricht ist, dass sich auch das Management von Geschäftsessen langsam verbessert. Insbesondere das mobile Zeitalter bietet endlich die Möglichkeit, Ausgaben in Restaurants, Cafés und Bars besser zu steuern.


Ausgaben Schritt für Schritt in den Griff bekommen

Beginnen Sie damit, Ihre Geschäftsessen in kleinen Zügen in den Griff zu bekommen. Fangen Sie beispielsweise so an:

  • Erstellen Sie Richtlinien für die Ausgaben für Mahlzeiten wie Ausgabenobergrenzen.
  • Erstellen Sie eine Liste der häufig besuchten Restaurants und verhandeln Sie Rabatte mit besonders beliebten Restaurants.
  • Kommunizieren Sie Ihre Vorgaben für Geschäftsessen an alle Mitarbeiter.
  • Senden Sie das Reporting über Geschäftsessen an das Senior Management, um für das Thema zu sensibilisieren.
  • Untersuchen Sie die Möglichkeiten neuer Technologien. Zentralisieren Sie zum Beispiel die Zahlung für Gruppenessen über eine virtuelle Karte.

Mobil bezahlen

Mit der dine+go-App checken Gäste im Rahmen des Location-based Service ganz einfach in teilnehmenden Restaurants, Cafés und Bars in der Nähe ein. Sie bestellen in der Lokalität ihrer Wahl wie gewohnt beim Kellner. Sobald sie bezahlen wollen, verlassen sie die Gastronomie. Der Kellner wird automatisch informiert und der Rechnungsprozess gestartet. Mit der Zusammenarbeit von Orderbird und Air Plus für die dine+go-App verfolgen zwei Anbieter das Ziel, den Restaurantbesuch noch angenehmer und stressfreier zu gestalten.

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