Viele Unternehmen leiden unter der großen Menge an elektronischen Nachrichten, die jeden Tag bei Ihnen eingehen und intern produziert werden. Ein effektives E-Mail-Management hilft bei der Bearbeitung, Ablage und Suche der elektronischen Post.
„Für Unternehmen birgt das Medium E-Mail eine zunehmend wachsende Herausforderung“, sagt Guido Schmitz, Vorstand Marketing & Vertrieb beim Frankfurter IT-Beratungshaus Pentadoc AG (Halle 7, Stand B02). „Besonders aus Compliance-Gründen ergibt sich derzeit eine erstaunlich hohe Nachfrage nach E-Mail-Archivierungs- und E-Mail-Management-Lösungen.“
Prinzipiell lassen sich zwei Archivierungsansätze unterscheiden: Die serverseitige und die clientseitige. Bei der serverseitigen Archivierung werden alle E-Mails sofort beim Eingang in das Unternehmen, zusätzlich zu der Zustellung in die eigentliche Arbeitsumgebung, im Archiv gespeichert. Der Zugriff auf die E-Mails erfolgt dann über entsprechende Verweise direkt aus dem Archiv. Schmitz: „Dieser Ansatz gilt als besonders sicher, da eine vollständige Sicherung aller E-Mails garantiert und ein versehentliches Löschen von Informationen ausgeschlossen ist. Allerdings muss durch eine entsprechende Betriebsvereinbarung die private Nutzung unterbunden werden, da sich das Unternehmen sonst in Konflikten mit dem Datenschutzgesetz wiederfinden kann.“
Bei der clientseitigen Archivierung hingegen wird die Speicherung der E-Mails durch den Benutzer gesteuert. Dieser entscheidet durch einen manuellen Eingriff, welche E-Mails tatsächlich im Archiv gespeichert werden sollen und welche nicht. Dieser Ansatz bietet einen deutlich höheren Entscheidungsspielraum sowie Flexibilität für den Mitarbeiter. Doch das Risiko von Datenverlusten ist bei diesem Ansatz deutlich größer.
Aus diesem Grund sind die meisten E-Mail-Managementlösungen serverseitig realisiert. Ein Beispiel dafür ist IQ Suite Store der Group Business Software AG, Frankfurt (Halle 5, Stand C61). Sie erleichtert die tägliche Arbeit von Anwendern, die bei der E-Mail-Kommunikation die Plattformen Lotus Notes Domino oder Microsoft Exchange einsetzen. Neu bei der Version 6.0 ist die Funktion, bei Bedarf die komplette elektronische Korrespondenz eines Anwenders aus dem Archiv einfach in das Postfach wiederherzustellen, wenn gewünscht auch in das Postfach eines anderen Mitarbeiters.
Eine Appliance für das E-Mail-Management hat die Reddoxx GmbH, Rottweil, (Halle 7, Stand E 54) geschnürt. Sie kombiniert die Einzelmodule E-Mail-Archivierung (Maildepot), Spamschutz (Spamfinder) sowie E-Mail Verschlüsselung und Signatur (Mailsealer) in einer Lösung, mit der Unternehmen ihre elektronische Post sicher und gesetzeskonform managen können. Zu den wichtigsten Features der aktuellen Version 2.0 zählt die Erweiterung der integrierten E-Mail-Archivierungslösung Maildepot. So haben die Entwickler beispielsweise den Container RDX-ASC integriert, der die Langzeitaufbewahrung und -lesbarkeit der Daten sicherstellt.
Effektives Informationsmanagement, rechtssichere Archivierung und ganzheitliche Backup-Strategien sind auch Themen der Symantec Enterprise Vault Suite, die von der GID GmbH, Köln (Halle 7, Stand B51), vertrieben wird. Mit der E-Mail-, File- und Sharepoint-Archivlösung können Unternehmen ihre Kosten für die Archivierung von unstrukturierten Daten senken und ihre Sicherheit erhöhen. Eine Volltextsuche unterstützt die Recherche nach archivierten Objekten. Die Kosten für die Suche, Datenspeicherung und Server sinken, weil ältere E-Mails mit ihren Anhängen getrennt auf kostengünstigere Speichersysteme migriert werden.
Sabine Koll Journalistin in Böblingen
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