Das Management von Druckern, Kopierern und Scannern sehen viele IT-Abteilungen nicht mehr als ihre Kernkompetenz an. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen diese Aufgabe komplett an Dienstleister auslagern. Solche Managed Print Services (MPS) Verträge umfassen mittlerweile mehr als die reine Belieferung mit Hardware und Verbrauchsmaterial.
Gut 20 % der Unternehmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien nutzen heute bereits MPS, belegt eine Studie des Marktforschungsunternehmens Quocirca, für die 150 Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern befragt wurden. Weitere 40 % planen, ihre Druckerflotte in den kommenden beiden Jahren an einen externen Dienstleister auszulagern, sodass 2015 nach Prognosen von Quocirca mehr als jedes zweite Unternehmen auf den Zug aufgesprungen sein wird. „MPS hat sich bewährt, um die Druckumgebung zu evaluieren, optimieren und proaktiv zu managen – mit dem Ziel, die Kosten zu reduzieren, die Produktivität und Effizienz zu erhöhen und gleichzeitig die Risiken zu reduzieren“, sagt Quocirca-Analystin Louella Fernandes. Nach Schätzungen von Kyocera lassen sich die Outputkosten dadurch um bis zu 30 % senken.
Alle großen Druckerhersteller bieten daher seit ein paar Jahren MPS-Verträge an, die vor allem bei großen Unternehmen mittlerweile weit verbreitet sind. 11,8 Milliarden US-Dollar Umsatz – und damit knapp 9 % mehr als im Jahr zuvor – hat die Branche 2012 weltweit mit MPS-Verträgen generiert, haben die Marktforscher von IDC ausgerechnet.
Dies bedeutet, dass der Markt gereift ist und viele Organisationen bereits das Ende der Kostenreduktionsphase erreicht haben. „Sie suchen nun nach weiteren Innovationen, um einen höheren Nutzen für das Business zu erzielen“, so Fernandes.
Deshalb müsse MPS in Zukunft weit über die Druckumgebung hinausgehen. Gefragt seien von den Anbietern Services, die die Anforderungen von mobilen und im Home Office arbeitenden Mitarbeitern berücksichtigen. Dazu gehören das Drucken von mobilen Geräten, aus Cloud-basierten Anwendungen und aus Social-Media-Applikationen, so IDC. Außerdem wünschen die Kunden eine Ausweitung auf Business Process Services und IT Services. Business Process Services sollen helfen, die Büros „papierloser“ zu gestalten. So kann beispielsweise durch einen Mix aus detaillierter Analyse, Druckregeln und Change Management erreicht werden, dass die Zahl ausgedruckter E-Mails reduziert wird. Derzeit nutzen laut Quocirca weniger als 5 % der großen Unternehmen mit MPS-Verträgen solche Services, doch 40 % planen dies.
Die MPS-Anbieter – beispielsweise Epson (Halle 5, Stand C41) und Kyocera (Halle 5, Stand A25) – stellen sich zunehmend auf diese neuen Anforderungen ein, wie die DMS Expo in diesem Jahr zeigt.
So bietet Lexmark (Halle 5, Stand D45) nicht nur die Neuorganisation und kontinuierliche Betreuung der Output-Infrastruktur, sondern auch weitergehende Service-Module an. Die Lösung Lexmark Secure Serverless Printing (LSSP) ermöglicht es beispielsweise, sichere, verschlüsselte Druckaufträge am Drucker oder Multifunktionsgerät erst nach Authentifizierung abzuholen und gleichzeitig alle Druckserver zu eliminieren. Initiierte, aber nicht mehr benötigte Druckaufträge können direkt am Touchscreen des MFPs gelöscht werden, um so unnötige Ausdrucke zu vermeiden. Die Distributed Intelligent Capture Solution liest sämtliche geschäftsrelevante Informationen aus digitalisierten Papierdokumenten aus, klassifiziert die Dokumente und übermittelt sie automatisch an Geschäftsanwendungen wie Dokumentenmanagement- (DMS), Enterprise Resource Planning (ERP)- und Finanzmanagement-Systeme. Die manuelle Verschlagwortung von Dokumenten entfällt, Informationen werden schneller zugänglich und Geschäftsprozesse beschleunigt. Ein weiterer Schritt zur Transformation Lexmarks zum Anbieter von Business Process Services dürfte die im August verkündete Übernahme von Saperion sein, Anbieter von Software für das Dokumenten- und Workflowmanagement.
Auch Konica Minolta (Halle 3, Stand C14) betrachtet beim Ausbau seines Optimized Print Services Geschäfts zunehmend das Dokument und die darauf basierenden Workflows und Geschäftsprozesse. „In unseren Optimized Print Service-Projekten integrieren wir mehr denn je Einzelkomponenten in IT-Gesamtlösungen. Im Dokumentenmanagement müssen sich Multifunktionssysteme mittlerweile auch in komplexe Workflows einbinden lassen und für mehr Effizienz sorgen. Das ist für Unternehmen ein Erfolgsfaktor“, sagt Helge Dolgener, Leiter Produktmanagement Office Products bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland. Seit Kurzem bietet das Unternehmen zudem eine Prozessberatung: In einer Ende-zu-Ende-Betrachtung analysieren die Experten unabhängig von Hard- und Software die gesamten dokumentenintensiven Geschäftsprozesse im Unternehmen – also über die Abläufe hinaus, die direkt in Zusammenhang mit Drucksystemen stehen.
Sabine Koll Journalistin in Böblingen
MPS-Wissen auf der DMS Expo
Im Output-Management-Forum der DMS Expo in Halle 5 erklären Fachleute an allen drei Messetagen alles Wissenswerte zum Thema MPS. So erläutert Konica Minolta etwa am 24. September um 11 Uhr die Zukunft von MPS. Und am 26. September veranstaltet das OMI Output-Management-Institut eine Podiumsdiskussion zum Thema: „MPS – lohnt sich der Aufwand überhaupt?“
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