Durchgängige Sicht auf den gesamten Auftrag

Als Kunde muss man sich einiges einfallen lassen, um die Entwickler des Spezialfahrzeugbauers Eggers in Erstaunen zu versetzen. In der Branche gelten die Norddeutschen aus Stuhr nahe Bremen als zuverlässiger Problemlöser für ausgefallene Sonderwünsche. Angefangen bei Pritschen und Koffern mit Ladekranen reicht die Produktpalette über Karosserieinnenausstattungen bis zu Sattelanhängern und Sonderfahrzeugen, wie etwa einem Leitwerketransporter für das Airbus-Konsortium. Wie weit die Innovationskraft gehen kann, zeigt der so genannte Belfa, ein auf 13 m Länge teleskopierbarer, fünfachsiger Sattelauflieger, mit dem Brücken und Abwasserkanäle auf ihre Belastbarkeit untersucht werden.

Mit der wachsenden Zahl an Spezialanfertigungen nimmt Eggers´ organisatorischer Aufwand entsprechend zu. Dies gilt besonders für die Angebotsvorbereitung und die Definition der Lösungskonzepte. Bei diesen Aufgaben verzeichnen Konstruktion und Vertrieb immer längere Arbeits- und Entscheidungszyklen. Auch die Dokumentation nimmt einen immer breiteren Raum ein. Reichten früher meistens Betriebsanleitungen aus, ergeben sich heute zusätzliche Inhalte und Dokumente aus den Anforderungen der EU-Maschinenrichtlinie, den nationalen Bestimmungen zur Geräte- und Arbeitssicherheit und den Qualitätsnormen EN ISO 9001:2000 und TS16949.

„Um trotz der gestiegenen Anforderungen das gesamte Projektmanagement überblicken und wirtschaftlich gestalten zu können, haben wir uns 1999 dazu entschieden, sämtliche Geschäftsprozesse zu standardisieren und in nur einem IT-System abzubilden“, erinnert sich Geschäftsführer Reinhard Eggers. Zwar hatten Materialwirtschaft und Auftragsverwaltung bereits ein Spezialsystem für den Fahrzeugbau im Einsatz. Doch kamen zahlreiche Einzellösungen hinzu, etwa im Bestellwesen, in der Betriebsdatenerfassung und in der Lohn- und Finanzbuchhaltung.

Die zahlreichen Systembrüche führten zu Mehrfacherfassungen und fehlender Projekttransparenz. Zudem wäre die Umstellung der Altsysteme zum Jahrtausendwechsel nur mit einem erheblichen Aufwand möglich gewesen. Konsequent machte sich Eggers-IT-Leiter Jürgen Schütt auf die Suche nach einer passenden Lösung: „Wir wollten eine integrierte ERP-Software, die sich speziell für die Auftragsfertigung eignete. Bei der Analyse der Anbieter mussten wir feststellen, dass es kaum Anbieter in diesem Bereich gab, die unseren Anforderungen genügten.“ Eggers wollte den Wechsel seiner IT-Infrastruktur nutzen, um auf einen modernen und investitionssicheren Technologiestand zu gelangen. „Insbesondere wollten wir ein objektorientiertes System mit einer offenen Datenbank. Auch wenn in der Zwischenzeit wohl einige ERP-Anbieter hinzugelernt haben, so fanden wir 1999 kaum einen, der diese Technologien bereits beherrschte und in einer Standardlösung realisiert hatte“, erläutert Schütt.

Schließlich wurden die Norddeutschen auf AMS++ AuftragsManagementSystem von der Hinrichs+Müller GmbH aufmerksam. In einer Reihe von Workshops fanden die einzelnen Abteilungen heraus, dass das ausschließlich für die Auftragsfertigung entwickelte ERP-Spezialsystem die vorhandenen Geschäftsabläufe weitgehend abdeckte. Zudem passte der Systemlieferant mit seiner mittelständischen Positionierung zu Eggers. „Wir haben AMS++ auch deshalb gewählt, weil es ein schlankes System ist, das sich mit vergleichsweise geringem Aufwand einführen lässt“, fügt Jürgen Schütt hinzu. „Als Mittelständler mit 70 Mitarbeitern haben wir nicht die Ressourcen, um IT-Großprojekte zu stemmen. Da ist es wichtig, dass der gewählte ERP-Anzug auch wirklich sitzt.“

Gemeinsam mit einem Berater des ERP-Anbieters und einigen Key-Usern brachte Schütt die Software innerhalb von vier Monaten an den Echtstart.

„Wir haben uns eine durchgängige Sicht auf den gesamten Auftrag verschafft“, betont der IT-Leiter. „Quasi auf Knopfdruck erhalten wir aktuelle Informationen über den Fortschritt, den Material- und Arbeitsaufwand, Fremdleistungen und die Gesamtkosten des jeweiligen Projekts. Früher wären wir nur nach aufwendigem Zusammenführen aller Belege und zusätzlichen Aufrechnungen an die Ergebnisse gekommen.“

Beispielsweise hatten die einzelnen Unternehmensbereiche in den früheren Insellösungen unterschiedliche Verrechnungssätze für Konstruktions-, Vorfertigungs- oder Fertigungsaufwände definiert. Eine unternehmensweite Konsolidierung der Kosten fiel entsprechend schwer. Demgegenüber besteht heute ein verbindliches System an Kostenstellen und Kostenarten.

Täglich bekommen alle Projektverantwortlichen eine Nachricht auf ihren Bildschirm, die ihnen mitlaufende Kalkulationen oder offene Aufträge anzeigt. Sie erkennen, welcher Aufwand dort bereits angefallen ist und in welchem Verhältnis er zum Umsatz steht. Zudem nutzt das Unternehmen das Projektcontrolling auch zu wöchentlichen Lagebesprechungen. Hierzu wird eingeschätzt, wie sich die zu erwartenden Auftragseingänge gemeinsam mit den bereits angelaufenen Projekten auf die einzelnen Arbeitsbereiche auswirken werden. „Eventuelle Engpässe werden auf diese Weise früh genug sichtbar, um wirksame Maßnahmen zur Entlastung zu ergreifen“, resümiert Geschäftsführer Reinhard Eggers.

Manuel Göpelt Fachjournalist in Köln

Systembrüche führten zu fehlender Projekttransparenz

Mit dem firmenübergreifenden Projektcontrolling gewinnt Anwender Eggers ein präzises Bild über die laufenden Aufträge. Da sich die Analyse bis auf Baugruppenebene herunterbrechen lässt, lassen sich die Verursacher eventueller Schieflagen zielgenau identifizieren. Die Transparenz reicht bis zu den einzelnen Buchungen, aus denen sich die Kalkulationen zusammensetzen. Somit wird ersichtlich, wie sich die Materialkosten auf die einzelnen Kostenarten oder die einzelnen Positionen eines Auftrages verteilen.