Eine Drucklösung für alles

47 % der Unternehmen in Deutschland lassen heute bereits Drucker, Kopierer, Scanner und Multifunktionsdrucker im Rahmen von mehrjährigen Managed Print Services (MPS) Verträgen durch externe Dienstleister managen. Das heißt, diese kümmern sich um den Support, die Wartung, Reparatur und die Verbrauchsmaterialbelieferung – Toner und Tinte – der Geräte. Weitere 23 % haben Pläne, diesen Schritt in den nächsten zwölf Monaten zu gehen, wie eine aktuelle, weltweite Studie des britischen Marktforschungsunternehmens Quocirca unter 210 Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern zeigt. Noch höher sind die Quoten der Unternehmen mit MPS-Verträgen in den USA und Großbritannien: Jeweils 56 % nutzen hier die Rundum-Sorglos-Pakete.

Vor allem transparente Kosten, verbesserter Service sowie geringere Kosten für Verbrauchsmaterialien sind laut Umfrage die Treiber für die Auslagerung der Aufgaben an einen Dienstleister. Doch auch geringerer Aufwand für die eigenen IT-Mitarbeiter, verbesserte Dokumenten-Workflows sowie erhöhte Dokumentensicherheit werden von den Befragten als Vorteile genannt.

Während laut Quocirca Unternehmen mit MPS-Verträgen in Deutschland noch zum großen Teil dabei sind, in der ersten Phase ihre Bürodrucker-Flotte durch Konsolidierung zu optimieren, sind die Unternehmen in anderen Ländern weiter: In Großbritannien hat die Hälfte der Firmen ihre Flotte bereits optimiert und ist nun dabei, Tools für den Dokumenten-Workflow zu implementieren – mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse zu verbessern. In den USA befindet sich die Hälfte der Firmen bereits in Phase drei: Sie haben auch nicht-dokumentenbezogene Dienstleistungen wie IT-Services in die Verträge integriert.

„Der MPS-Markt gewinnt an Reife. Viele Unternehmen, die bereits Verträge in der zweiten Generation abgeschlossen haben, haben das Ende der kostenreduzierenden Phase erreicht und drängen nun auf Innovationen, um einen höheren Nutzen für das Business zu generieren“, sagt Quocirca-Analystin Louella Fernandes. „MPS-Anbieter dehnen daher ihre Services über den traditionelle Bürodruck hinaus aus und decken zunehmend auch Druckräume einschließlich Produktionsdruck sowie Geschäftsprozesse und die IT-Infrastruktur ab.“

Auch Johannes Hensel, Vorstand von Seal Systems, Röttenbach, (Halle 6, Stand C58) sieht ein Verschmelzen der Themenbereiche: „Ich bin überzeugt, dass dies mittel- bis langfristig dazu führen wird, dass die Themenbereiche zentraler und dezentraler Druck sowie Output Management und Managed Print Services zunehmend verschmelzen werden.“ Output Management heißt deshalb für den Anbieter in Zukunft: „Eines für alles und alles mit einem – und das hardwareneutral, also für alle Endgeräte und Systemplattformen im Unternehmen.“ Kunden tendieren nach Beobachtungen von Hesel dazu, sich von individuellen Print-Lösungen für spezifische Anwendungen zu verabschieden. Gefragt seien ganzheitliche Lösungen, die auch andere Teilaspekte umfassen.

Auf der DMS Expo rückt Seal Systems auf dem gemeinsamen Messestand mit Genius Bytes, Bochum, das Thema sicheres Drucken in den Fokus. In einem Live-Szenario stellen die beiden Anbieter vor, wie vertrauliche Informationen von der Anwendung bis zum Papier auch vertraulich bleiben. Der Schlüssel dazu ist das autorisierte Drucken über Passwort-, PIN- oder Kartenauthentifizierung, was auf den Multifunktionsgeräten aller namhaften Druckerhersteller möglich ist. Durch die Integration dieser sogenannten Pull-Printing-Lösungen in die Corporate Output Management Plattform von Seal Systems steht diese Funktionalität allen Anwendern eines Unternehmens aus Windows, Unix, Mainframe beziehungsweise Office, SAP oder Web-Applikationen zur Verfügung. Die Lösungen beider Anbieter verfügen über weitreichende Benutzerberechtigungskonzepte, die über eine Kopplung an den Microsoft Verzeichnisdienst Active Directory der Kunden via Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) gesteuert werden können.

Die Einbindung mobiler Geräte in das Druckkonzept von Unternehmen, zum Absenden von Druckaufträgen oder als flexible Variante für die Authentifizierung und Auswahl von Pull-Printing-Aufträgen an beliebigen Druckern ist ein weiterer Schwerpunkt des Demoszenarios. Dabei werden auch Sicherheitsaspekte wie tokenbasierte Authentifizierung oder verschlüsselte Informationsübertragung berücksichtigt.

Auch bei Konica Minoltas (Halle 6, Stand A12) neuer Version der Druckverwaltungslösung Ysoft Safeq steht die Sicherheit beim Drucken im Fokus: Aufgrund der Sicherheitsfunktionalitäten der serverbasierten Software sind vertrauliche Dokumente vor dem Zugriff von Unbefugten geschützt. Benutzer müssen sich am System mit PIN, Kennwort oder ID-Card identifizieren, erst dann startet der Druck. So sinkt das Risiko, dass Dokumente in den Ausgabefächern vergessen oder von falschen Personen abgeholt werden.

Zudem können Benutzer vom Smartphone oder Tablet drucken, vertrauliche Dokumente gehen immer an die richtige Person und Regeln sorgen dafür, dass der jeweils effizienteste Drucker zum Einsatz kommt. Rules Based Printing nennt sich die Option, Druckaufträge je nach Größe oder Art an den am besten geeigneten Drucker zu senden. Durch die regelbasierten Abläufe wird etwa automatisch gesteuert, ob in Farbe oder schwarzweiß, einseitig oder beidseitig gedruckt wird. Dadurch sind Einsparungen bis zu 30 % möglich. •