Enterprise Resource Planning (ERP) ist eine der IT-Domänen, in denen sich die Informationsverarbeitung in der Cloud erst seit kurzem anfängt durchzusetzen. Das liegt vor allem an der Komplexität der einzelnen Anwendungen in den Unternehmen. In der Vergangenheit waren Cloudlösungen nicht flexibel genug, um sie an die unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse anzupassen. Mit dem Aufkommen moderner ERP-Angebote aus der deutschen Business-Cloud ist diese Hürde ausgeräumt. Und so entlasten immer mehr Unternehmen ihre knappen IT-Ressourcen, indem sie Hosting, Wartung und Support des ERP-Systems einem Provider übertragen.
Auch das norddeutsche Unternehmen Emdion setzt auf die Cloud: „Die Technologie verändert sich so schnell. Innerhalb von drei Jahren ist die Serverlandschaft komplett veraltet. Für kleine Unternehmen wird es da immer schwieriger, Schritt zu halten, alles zu aktualisieren und zu warten. Mit einer ERP-Business-Cloud sind wir immer auf dem aktuellen Stand der Technik“, erklärt Wilfried van Schwartzenberg, Geschäftsführer bei Emdion, einem Systemintegrator für maßgeschneiderte Sicherheits-, Kommunikations- und Informationssysteme für Industrie, Offshore-Windkraftanlagen und Marine. Gemeinsam mit seinem Mitgeschäftsführer Friedrich Baur und weiteren Kollegen übernahm er im Januar 2017 von seinem vorherigen Arbeitgeber das Geschäft mit Zutrittskontrollsystemen, Rauchmeldelösungen sowie Gas- und Schaumlöschanlagen in die neu gegründete GmbH. Ihnen blieb wenig Zeit, die operative Infrastruktur ihres Unternehmens aufzubauen. Denn sie hatten bereits von Anfang an mit Kundenprojekten alle Hände voll zu tun. „Wir benötigten eine Lösung, die einfach auf unsere Bedürfnisse anpassbar ist“, sagt van Schwartzenberg. Nur zwei Monate nach Projektstart ging Emdion mit den ersten Geschäftsprozessen live.
Freie Wahl zwischen SaaS, Hosting oder Kombination
Diese hohe Agilität macht die Cloud nicht nur für junge Unternehmen oder Start-ups mit begrenzten Budgets interessant. Auch große Mittelständler, die schnell wachsen und Niederlassungen flexibel anbinden wollen, profitieren. Je nach Situation eines Unternehmens bietet sich dabei ein anderes Bezugsmodell an. Unternehmen in einer Aufbau- oder Modernisierungsphase, so wie Emdion, greifen eher zu einem „Software as a Service“(SaaS)-Modell. Hier bezieht das Unternehmen Software, IT-Services, Support und Hosting aus einer Hand. Die Anwendung ist schnell verfügbar und bedingt keine hohen Anfangsinvestitionen in Softwarelizenzen und Hardware. Abgerechnet wird monatlich, flexibel nach der Anzahl der Benutzer.
Ein anderes Modell ist das Hosting des ERP-Systems in der Cloud – eine interessante Alternative für Unternehmen, die ihre IT verschlanken oder ihre ERP-Lösung nicht selbst betreiben möchten. Hierbei erwirbt das Unternehmen die Lizenzen seines ERP-Systems und überträgt den Betrieb an den Hoster. So erhalten alle Mandanten automatisch und regelmäßig Updates, ohne dass sich die IT darum kümmern müsste.
Cloud als Mischmodell aus ERP und On-premise
Zahlreiche Unternehmen entscheiden sich auch für ein Mischmodell. Sie ergänzen ihr bestehendes, On-premise-ERP-System mit einer Cloudlösung. Dafür entschied sich beispielsweise das Unternehmen Artec Advanced Reman Technology, ein Spezialist für die Instandsetzung von Startern und Lichtmaschinen für die Automobilwirtschaft. Das Unternehmen wollte sein Werk in Ungarn zu einem vollständigen Standort aufrüsten und stand vor der Frage, wie sich dieser an das ERP-System anbinden ließe. Artec unterhält ein zentrales Rechenzentrum am Firmensitz, über das alle Produktiv- und Back-Office-Systeme angebunden sind. Das ungarische Zweitwerk verfügte bis dahin nur über eine IT-Minimalausstattung. Aus dem Pflichtenheft entwickelte Proalpha ein passendes Cloud-Konzept, in dem ein individuell zugeschnittenes ERP in der ungarischen Landesversion im Hosting-Betrieb genutzt werden kann. In diesem Konzept wurde neben dem spezifischen Finanzmodul beispielsweise auch berücksichtigt, dass Stammdaten ausschließlich im zentralen ERP in Illingen gepflegt werden sollen.
Bei Artec war Datenschutz eine der zentralen Anforderungen an einen Hosting-Anbieter. Aspekte wie hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit standen ebenfalls im Lastenheft. Es wurde zudem ein Full-Service-Anbieter gesucht, der sich um alle technischen Fragen wie Trouble-Shooting oder Backup kümmert. Allerdings erwiesen sich die Gespräche mit den Hosting-Anbietern als wenig ertragreich. „Eigentlich wurde uns erst in diesem Moment klar, dass wir direkt bei Proalpha hätten anfragen sollen“, sagt Ralf Schlemmer, Geschäftsleiter Betrieb und Logistik bei Artec.
Schnelle Anbindung an ERP-Cloud
Die Anbindung an die Cloudlösung kann sehr schnell erfolgen: So implementierte Artec in nur zwei Wochen ein vollständiges ERP-System in der Cloud für seinen Standort in Ungarn. „Unsere IT-Mitarbeiter gewinnen Freiräume, die sie für die zukünftige technologische Gestaltung der Artec nutzen, Updates sind kein Thema mehr – das macht alles Proalpha, die IT ist immer auf dem Stand der Technik, eine Kapitalbindung in IT-Systemen entfällt und unser Management kann jederzeit und von überall auf die ERP-Daten zugreifen“, erläutert Schlemmer. Auch bei Emdion gelang der Einstieg in die Cloud schnell: Nur zwei Monate nach Projektstart wickelte das Unternehmen bereits Angebotserstellung, Auftrag, Lieferschein und Rechnung komplett über ERP aus der Cloud ab, ebenso das Finanzwesen. Mit der ebenfalls cloudbasierten Materialwirtschaft verwaltet Emdion die zahlreichen Teile, die in jedem Projekt benötigt werden. Die Techniker haben jederzeit und überall die Auftrags- und Projektunterlagen, die sie gerade brauchen. Für sie ist der schnelle Zugriff auf nötige Informationen und relevante Dokumente ein echter Produktivitätsgewinn.
Die Emdion GmbH aus Emden plant, weitere Pro-alpha-Module unter die Lupe zu nehmen und auf ihre Anforderungen auszurichten. Darunter befinden sich das Produktionsmodul für die Zusammenstellung der Projektanlagen sowie die Module Projektmanagement und Service.
Checkliste: Erfolgreich in die Cloud starten
- Ist das ERP-System individualisierbar?
- Sind betriebsspezifische Erweiterungen in der Cloud umsetzbar?
- Können weitere Anwendungen wie Office neben dem ERP-System in der Cloud betrieben werden?
- Wie gut ist mein Provider gegen Hacker, Viren und Spionage abgesichert?
- Bietet der Provider einen Hochgeschwindigkeits-Netzzugang?
Im Idealfall liefert der Provider die ERP-Anwendung in verschiedenen Cloud-Modellen, mit Netzanbindung sowie First- und Second-Level-Support aus einer Hand – und mit deutschsprachigen Mitarbeitern inklusive detaillierten Service-Level-Agreements.
