Integration statt Insellösungen

„Der Zugriff auf relevante Dokumente ist für viele Unternehmen mit sehr viel Aufwand verbunden. Den Unternehmen fehlen oftmals geeignete Werkzeuge und Konzepte für das Dokumenten- und Informationsmanagement“, stellt Michael Schiklang fest, Senior Analyst Enterprise Content Management beim Würzburger IT-Forschungs- und Beratungsinstitut Barc (Halle 1, Stand A34). Im operativen Bereich führe dies häufig dazu, dass die Mitarbeiter gesuchte Inhalte gar nicht oder nur mit hohem Aufwand finden.

„Aufgrund des fehlenden Überblicks können die Mitarbeiter das vorhandene Wissen nicht effizient nutzen und erstellen im Zweifel bereits vorhandene Inhalte nochmals neu“, so Schiklang. „Durch die ineffiziente Nutzung von Informationen können korrespondierende Geschäftsprozesse ins Stocken geraten oder fehlerhaft verlaufen. Im rechtlichen Bereich werden mitunter die Pflichten bezüglich der Aufbewahrung und der Nachweisführung verletzt. Gerade im Falle von Rechtsstreitigkeiten kann der hierdurch entstehende Schaden beachtlich sein. Moderne Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) helfen den Unternehmen bei der Bewältigung der Herausforderungen und bieten Tools für alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus an.

Compliance und Risiko sind nach der Studie „Information Management – State of the Industry 2016“ des Verbands AIIM aktuell die stärksten Treiber, die zur Einführung von ECM-Systemen führen: 59 % aller großen und 44 % aller mittelgroßen Organisationen weltweit nennen diese Faktoren an erster Stelle. Bei kleinen Unternehmen sind dies hingegen Kosteneinsparungen und Produktivitätsverbesserungen.

Voraussetzung für die effiziente Nutzung eines ECM-Systems ist laut Barc die frühe Übernahme der Inhalte in die ECM-Systeme. Diese bieten Import- und Scanroutinen an, mit denen sich sowohl digitale Dokumente als auch Papierdokumente in die Lösungen überführen lassen. Die effiziente Verwaltung der Inhalte erfolgt über inhaltliche Dokumentenklassen (wie zum Beispiel Rechnung, Vertrag oder Beschwerde) und Metadaten wie Datum, Autor, Rechnungsnummer oder Vertragsgegenstand), welche im Rahmen der Indexierung jedem Dokument zugewiesen werden müssen. „Auf Ebene dieser Informationen lassen sich auch die Aufbewahrungsfristen und Bearbeitungsrechte definieren“, nennt Schiklang ein Beispiel. „Elektronische Akten können zudem zusammengehörige Informationen bündeln; und dynamische Sichten erlauben den Anwendern einen individuellen und bedarfsgerechten Zugriff auf die Inhalte.“

Nach der AIIM-Studie setzen derzeit 62 % der befragten Organisationen Microsoft Sharepoint als Haupt- oder Zweit-System für das unternehmensweite Dokumentenmanagement ein. Der Trend geht demnach ganz klar zu zur Integration des ECM-Systems mit anderen unternehmenskritischen IT-Systemen wie etwa für E-Mail, Content-Erstellung oder ERP.

Entsprechende Lösungen zeigen die ECM-Anbieter auf der IT & Business: So hat GSD Software (Halle 1, Stand E31) für das voll integrierte, mobile und Web-fähige Büro 4.0 sämtliche Kommunikationswege in einer einzigen Oberfläche integriert: Neben dem Dokumentenmanagement sind dies CRM, Workflow, Warenwirtschaft und Groupware.

Ceyoniq (Halle 1, Stand B31) zeigt das neue Modul Ncale SAP Proxy, welches das Dokumentenmanagements in SAP optimieren hilft. Damit profitieren SAP-Anwender neben klassischen ECM-Features wie einem komfortablen Dokumentenmanagement und einer zuverlässigen Archivierung auch vom direkten Zugriff auf Informationen aus IT-Drittsystemen über das ECM-System Nscale.

„Das schnelle Auffinden von Informationen ist die Basis für kosteneffiziente Prozesse und der Kern einer erfolgreichen digitalen Transformation“, sagt Oliver Kreth, Geschäftsführer von Ceyoniq. SAP stelle für viele Unternehmen die wichtigste Datendrehscheibe dar, doch hielten Anwender prozessrelevante Informationen häufig in diversen flankierenden IT-Systemen vor – sei es, um fehlende ECM-Funktionalitäten zu kompensieren oder SAP-Anwendungen von einem zu hohen Datenaufkommen zu entlasten. Derartige Informationsinseln führten in der Praxis jedoch zu Reibungsverlusten bei der Informationsbereitstellung.

Mithilfe des Moduls Nscale SAP Proxy können Anwender jetzt einen großen Schritt in Richtung einer zentralen Informationsplattform und Archivlösung machen. Das Modul ermöglicht den direkten Zugriff auf Drittsysteme der eigenen IT-Landschaft, sofern sie über die zertifizierte Schnittstelle Archive-Link mit SAP verknüpft sind. Das Modul ist somit nicht nur in der Lage, Informationen aus anderen Systemen in SAP bereitzustellen, sondern diese auch parallel und automatisiert in Nscale abzulegen. Somit werden beispielsweise Daten aus Alt-Archiven bei Bedarf zugänglich gemacht und ohne zusätzlichen Aufwand in Form einer „schleichenden Migration“ auf die zentrale Informationsplattform Nscale transferiert.

Auch ELO Digital Office (Halle 1, Stand A13) setzt auf die Vernetzung von Geschäftsprozessen: Die ECM-Suite hat der Stuttgarter Software-Anbieter vor allem hinsichtlich Workflows und Collaboration ausgebaut – durch vier sogenannte Business Solutions für unternehmensübergreifende Standardabläufe, die sich mit geringem Aufwand individuell anpassen lassen. So können mit der Business Solution Invoice Eingangsrechnungen voll-ständig und durchgängig verarbeitet und die Daten abschließend automatisch in das ERP-System übernommen werden. Die Lösung Contract bildet das Management von Verträgen entlang ihres Lebenszyklus ab. Mithilfe des Vertragsmanagement-Cockpits behalten die Anwender stets alle Konditionen sowie Fristen im Blick.

Und wohin steuert das unternehmensweite Informationsmanagement in der Zukunft? Ceyoniq geht davon aus, dass sich der reale Arbeitsplatz künftig durch virtuelle Realität (VR) ergänzen wird. In Zusammenarbeit mit einer Forschungsgruppe des Exzellenzclusters für Kognitive Interaktionstechnologien (CITEC) an der Universität Bielefeld hat das Softwarehaus einen VR-Client für seine ECM-Lösung Nscale entwickelt, der das Browsen in digitalen Datenbeständen in einer virtuellen Büroumgebung ermöglicht. Von der Marktreife ist das System zwar noch einige Schritte entfernt. Aber die Funktionsweise lässt sich an dem Demonstrator bereits erkennen: Über eine Virtual-Reality-Brille betritt der Nutzer eine um seinen realen Arbeitsplatz geschaffene, virtuelle Büroumgebung. Hier kann er gewohnte DMS-Prozesse durch Gesten und Bewegungen intuitiv steuern. Beispiele hierfür seien eine virtuelle Indexierung von Aktenbeständen oder die Anreicherung physischer Akten mit Multimedia-Inhalten über eine Datenbrille. Der Schreibtisch ist dabei das einzige physisch anwesende Objekt. Um den praktischen Anwendungsbereich der Software noch zu vergrößern, ist in einem nächsten Entwicklungsschritt die Einbindung weiterer realer Objekte geplant. „Für den Einsatz im betrieblichen Umfeld bietet das Anreichern der Realität mit virtuellen Informationen in Form von Augmented Reality künftig mehr Potential als die vollständig virtuelle Realität“, sagt Ceyoniq-Geschäftsführer Andreas Ahmann.

In Zukunft könnte außerdem die Dokumentenanalyse per künstlicher Intelligenz funktionieren. Dies legt zumindest ein neues Forschungsprojekt nahe, bei dem das Fraunhofer-Institut für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS sowie die beiden Software-Anbieter CIB und Mentana Claimsoft zusammenarbeiten: Deep learning based optical character recognition, kurz: Deeper nennt sich das Projekt, bei dem selbstlernende intelligente Systeme – basierend auf Deep-Learning-Methoden – einen Technologiesprung bringen sollen. Ziel ist es, die Fehlerraten beim Erkennen von Buchstaben, Wörtern, Texten oder Bildern deutlich zu verringern, um so an die Leistungsfähigkeit der menschlichen Interpretation heran zu reichen. Kern des Vorhabens ist die Entwicklung einer OCR-Engine, die auch bei der Auswertung von großen Informationsmengen keine oder möglichst wenige Fehler produziert.

„Anwendungen in der Sprach- oder Gesichtserkennung wie Apple Siri oder Google Voice Search profitieren bereits von Deep Learning“, betont Joachim Köhler, Abteilungsleiter am Fraunhofer IAIS. „Mit der Entwicklung einer OCR-Engine wollen wir Deep-Learning-Technologien auch für die Wirtschaft und insbesondere den Mittelstand nutzbar machen.“

Der Showcase Büro 4.0 feiert in diesem Jahr Premiere auf der IT & Business. Er bildet die Themen Rechnungs- und Vertragsmanagement an vier Arbeitsstationen ab. Dazu wird der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) gemeinsam mit Unternehmen in Live-Szenarien die damit einhergehenden Geschäftsprozesse durchgängig und für den Besucher nachvollziehbar darstellen. Ziel dabei ist es, eine mehrstufige Sachbearbeitung wirklichkeitsnah zu simulieren.

Für Besucher, die sich intensiver mit dem effizienten Rechnungs- beziehungsweise Vertragsmanagement auseinandersetzen wollen, empfiehlt sich die Teilnahme an den täglich stattfindenden Kurzseminaren im VOI-Dome. Experten vermitteln hier Grundlagenwissen, erläutern Herangehensweisen und verraten Tipps und Tricks zur Umsetzung.