Elektronische Rechnung | Die komplett digitale Bearbeitung von Rechnungen bietet ein großes Nutzenpotenzial. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Lösungen, die den Workflow zuverlässig unterstützen.
Markus Strehlitz Journalist in Mannheim
Das papierlose Büro ist zwar noch eine Utopie. Doch in den Unternehmen werden zunehmend mehr Dokumentenprozesse digitalisiert.
Vor der komplett elektronischen Bearbeitung von Rechnungen schrecken viele Firmen allerdings noch zurück. 69 Prozent der Unternehmen drucken elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus. Das ist das Ergebnis einer Studie, die das Forschungsinstitut ibi research an der Universität Regensburg im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) durchgeführt hat.
Ein Grund ist die Unsicherheit der Unternehmen in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen. Außerdem sind oft mehrere Abteilungen im Unternehmen in den Prüfungsprozess eingebunden. Daher werden die elektronisch eingehenden Rechnungen häufig noch ausgedruckt und die Kopien dann an die jeweils zuständigen Stellen verteilt.
Digital setzt sich durch
Auf der anderen Seite setzt sich die digitale Rechnung in Deutschland weiter durch. 35 Prozent der Rechnungsversender und 40 Prozent der Empfänger bevorzugen elektronische gegenüber der Papierrechnung, so ein weiteres Ergebnis der Studie. Und der Trend setzt sich fort. Während Unternehmen derzeit im Schnitt jede vierte Rechnung digital erhalten (27 Prozent), wollen 39 Prozent der Versender noch mehr Rechnungen auf digitalem Wege verschicken. Kein einziges Unternehmen gab dagegen an, zukünftig weniger Forderungen elektronisch versenden zu wollen.
Die Menge an digital eintreffenden Rechnungen in den Unternehmen wird also wachsen. Und das Nutzenpotenzial ist groß, wenn diese komplett elektronisch bearbeitet werden.
Denn der Medienbruch, der durch das Ausdrucken der Dokumente entsteht, kostet viel Zeit. Wer dagegen den Rechnungsprüfungsprozess durchgängig digital gestaltet, kann vom Rechnungseingang bis zur Freigabe und zur Archivierung die Durchlaufzeiten erheblich senken. Die elektronisch vorliegende Rechnung kann darüber hinaus nach der Freigabe direkt verbucht werden.
Da sich dann Buchung und Rechnung verknüpfen lassen, ergeben sich eine Reihe weitere Vorteile. So werden die Rechnungen zentral elektronisch archiviert, wodurch sie sich per Mausklick schnell auffinden lassen. Auch der Buchungsprozess wird beschleunigt, da Liegezeiten nahezu entfallen und die Rechnungen schneller bearbeitet werden können.
Um Unternehmen die Hemmungen zu nehmen, zeigt Datev auf der IT & Business, wie sich elektronische Rechnungen ohne Medienbruch komplett digital prüfen, buchen und archivieren lassen. Im ECM Solutions Park des Bitkom (Stand B31) führen die Datev-Fachleute dazu einen Musterprozess vor.
ECM-Experte ELO (A13) stellt Anwendern eine spezielle Rechnungseingangslösung zur Verfügung. Diese erkennt alle relevanten Daten wie etwa Empfänger, Absender, Datum oder Betrag und unterzieht sie entsprechenden Plausibilitätsprüfungen. Rechnungen ohne Bestellbezug werden über einen standardisierbaren Workflow zu den jeweiligen Sachbearbeitern weitergeleitet und entsprechend freigegeben. Rechnungen mit einem vorhandenen Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig bis zur Buchung verarbeiten und automatisch im Archiv ablegen.
Lösung für Mittelständler
Nach wie vor treffen aber auch viele Rechnungen noch in Papierform ein. Um Unternehmen dabei zu unterstützen, diese Dokumenten ebenfalls in einen elektronischen Workflow einfließen zu lassen, hat SCE (G13.6, B57) eine Software-Lösung für die automatisierte Rechnungs- und Posteingangsverarbeitung entwickelt. SCE Capture Solution ist auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Firmen zugeschnitten.
Das System deckt den kompletten Workflow ab – von der Dokumentenklassifizierung per OCR-Engine über die Validierung und notwendige manuelle Nachkorrektur bis hin zur Übergabe an Dokumentenmanagementsysteme. Die Lösung bietet laut Hersteller wichtige Funktionen, ist einfach zu bedienen und flexibel. So lässt sich das User-Interface an Kundenwünsche ebenso anpassen wie das Regelwerk für die OCR-Engine. Je nach Belegvolumen existieren zwei Lösungsansätze: für einen mittleren bis hohen Belegdurchsatz mit der OCR-Engine von Open Text und für einen sehr hohen Durchsatz mit einer maximalen OCR-Geschwindigkeit auf der Basis von Paradatec.
Auch Allgeier (B57) bietet mit dem Modul Invoicefactory seiner ECM-Lösung Scanview die Möglichkeit, papierbasierte Rechnungen zu erfassen. Nach dem Einscannen werden alle buchungsrelevanten Daten mittels der Technologie Smart.capture automatisch erkannt. Das Dokument kann anschließend revisionssicher archiviert und in den Workflow eingebunden werden. Die Eingangsrechnungen werden für die Genehmigungs- und Freigabeprozesse auf digitale Postkörbe aufgeteilt und können auch über eine Web-Anwendung bearbeitet werden.
Zur Erfassung von Rechnungen und weiterer Eingangspost stellt CTO Balzuweit (D46) mit seiner Inputmanagement-Suite Clarc ein modulares System bereit. Dank dieser Architektur soll es sich einfach an Systemveränderungen und Unternehmensanforderungen anpassen lassen. •
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