Smartphones und Tablets haben das mobile Arbeiten verändert. Die IT-Abteilungen haben sich lange gegen den Trend gestemmt, doch hat sie die Realität überholt. Die Fachbereiche integrieren mobile Lösungen längst in ihre Geschäftsprozesse.
Mobiles Arbeiten gehört für viele Menschen zum Alltag. Rund jeder dritte Beschäftigte, so zeigt eine aktuelle Umfrage im Auftrag des IT-Branchenverbands Bitkom (Halle 5, Stand D51), greift heute von unterwegs auf die IT seines Arbeitgebers zu. Am häufigsten werden demnach von unterwegs E-Mails gelesen oder geschrieben sowie auf den dienstlichen Kalender zugegriffen. Weniger verbreitet ist bislang die Arbeit mit Dokumenten, die auf dem Unternehmensserver liegen. Diese Möglichkeit nutzen 15 % der Befragten. Ebenso viele nutzen den mobilen Zugriff auf unternehmensspezifische Anwendungen. „Dank neuer Technologien ist die Arbeit immer weniger an den Schreibtisch im Büro gebunden. Das Arbeiten wird mobiler und flexibler“, sagt Bitkom-Präsident Professor Dieter Kempf.
Das mobile Arbeiten bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern Vorteile: Die Mitarbeiter können effizienter arbeiten, was Qualitäts- und/oder Produktivitätssteigerungen zur Folge hat. Beispielsweise für den Kundendienst, macht Franz Domig, Leiter E-Marketing beim Beleuchtungshersteller Zumtobel, in der Studie „Mobile Business Solutions“ klar, die T-Systems in Zusammenarbeit mit der Universität St. Gallen erstellt hat: „Auch ohne eine spezielle Zumtobel Lösung können wir mit dem Tablet alleine bereits mehrere Ziele verfolgen. Es ist im Kundengespräch das angenehmere Gerät, da fühlen sich unsere eigenen Mitarbeiter wohler. Man hat schnell und einfach Zugriff auf alle unsere Produktbroschüren oder Webseiten, ist generell in zehn Sekunden einsatzfertig. Das allein erhöht die Beratungsqualität schon enorm. Zudem präsentieren wir uns damit auch gegenüber unseren Kunden als offenes und modernes Unternehmen.“
Das Beispiel Zumtobel zeigt, dass es neben der Effizienz auch um die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter geht: Diese wissen moderne mobile Endgeräte und die damit einhergehende Erleichterung des Arbeitsalltags zu schätzen. Und damit sind heute nicht mehr unbedingt Notebooks gemeint, sondern Smartphones und Tablets, also die Geräte, die sie aus dem privaten Alltag kennen. Die Experten sprechen hier seit langem von der Consumerization der IT. Das heißt, Endgeräte und Software, die eigentlich für das private Umfeld gedacht sind, haben die Unternehmen erobert. Und zwar sehr oft durch die Hintertür – also an den IT-Abteilungen vorbei.
Die Folge war, dass viele Unternehmen heute – teils, weil sie Vorteile darin sehen; teils schlicht von der Realität überrollt – die Bring Your Own Device (BYOD) Strategie verfolgen: Sie erlauben ihren Mitarbeitern die Nutzung ihrer privaten Geräte und fördern diese Strategie zum Teil mit finanziellen Anreizen.
Mit durchschlagendem Erfolg, wie Zahlen von Techconsult aus der „Consumerization Study CIO Challenges“ zeigen, für die im Auftrag von Microsoft (Halle 3, Stand D57) 900 Mitarbeiter in deutschen Unternehmen ab 250 PCs befragt wurden: Waren es im Oktober 2012 erst 69 % der Arbeitnehmer, die für ihre Arbeit mobile Endgeräte einsetzen, waren es im Juni 2013 bereits 81 %. Der Einsatzgrad privater Anwendungen ist innerhalb dieser acht Monate von 26 auf 41 % gestiegen. In den vergangenen Monaten hat sich aus Sicht der Mitarbeiter auch die Meinung der Unternehmen zu BYOD deutlich verbessert. Der Anteil der Unternehmen, den Einsatz von privaten Endgeräten befürworten, ist um mehr als 50 % gestiegen – nämlich von 27 auf heute 41 %.
Die Entwicklung wird sich in Zukunft fortsetzen, wie die Techconsult-Studie belegt, für die auch 90 Studierende befragt wurden: 84 % von ihnen stellen sich vor, an ihrem späteren Arbeitsplatz mit privaten Endgeräten zu arbeiten. „Ein Arbeitsalltag ohne Smartphone ist für künftige Mitarbeiter kaum vorstellbar. Die Affinität der Generation Digital Natives zu modernsten Informationstechnologien wie beispielsweise dem Tablet-PC wird im Berufsalltag deutlich spürbar sein“, sagt Techconsult-Analystin Verena Bunk,
Umso wichtiger, dass die Unternehmen Strategien zu den Themen Mobile und BYOD entwickeln und dies in ihrer IT-Strategie abbilden. Bislang, so kritisieren die Analysten der Experton Group, haben die mobilen Endgeräte im Mittelpunkt gestanden – häufig sogar nicht gemanagt. Derzeit aber beschäftigten sich die Unternehmen verstärkt mit dem Nutzen der Geräte und den Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse. „Ohne eine Integration der neuen Endgeräte in die Geschäftsprozesse und deren Anpassung stellen Smartphones und Tablets nur einen Kostentreiber ohne Geschäftsnutzen dar“, stellt Wolfgang Schwab, Manager Advisor bei der Experton Group, klar.
Bislang allerdings mangelte es noch an unternehmensübergreifenden Mobile-Strategien in Deutschlands Unternehmen, wie die T-Systems-Studie aus dem Vorjahr offenbart: Eine konzern- beziehungsweise unternehmensübergreifende strategische Positionierung des Themas Mobile in Form einer Rolle oder Stelle sei die seltenste Form der organisatorischen Verankerung, wunderte sich Thomas Walter, Projektleiter und Autor der Studie. „Neben der Tatsache, dass das Thema Mobile mehr oder weniger immer beim CIO unterzubringen ist, wurde in keinem Beispiel von einer Mobile Abteilung, einem Fachbereich Mobile, nicht einmal in Form einer Sub-Abteilung in der IT-Abteilung berichtet.“ Meist würden ähnliche Aspekte – wie zum Beispiel die technische Basis, das Betriebssystem oder das in der Mobile Business Solution zu verwendende Corporate Design von Projekt zu Projekt neu entschieden. „Die einzelnen Mobile Business Solutions stehen für sich am Ende dann solide dar, aber übergreifend ergeben sie kein einheitliches Bild, zudem wird offensichtliches Synergiepotenzial nicht genutzt“, so Walter.
Das zeigt, dass dies eine Bewegung „von unten“ ist, getrieben von den Mitarbeitern beziehungsweise den Fachbereichen. Deshalb ist nach der T-Systems-Studie die häufigste Form der organisatorischen Aufhängung, das Thema Mobile im Rahmen eines abgeschlossenen Projekts entwickeln zu lassen. In anderen Unternehmen haben sich hingegen lose Verbindungen in Form von Arbeitskreisen, Fachgruppen oder Mobile Round Tables etabliert. Beispielsweise bei der Lufthansa: „Der Mobile Round Table trifft sich konzernübergreifend circa alle zwei Monate“, berichtet Stefanie Heucke, IT Management Mobile Services bei Lufthansa, in der Studie. „Es besteht kein Zwang. Wir tauschen uns über Technologie und Projekterfahrungen aus. Man kommt über Mund zu Mund Propaganda herein und er ist kein offizielles Aufsichtsgremium. Es gibt immer mehr Abteilungen, die auch ‚was mit Mobile’ machen, und die mit eingebunden werden sollten.“
Die IT-Abteilungen müssen sich diesen neuen Herausforderungen stellen. „Nach anfänglicher Blockade haben viele IT-Abteilungen inzwischen jedoch die ersten Schritte zur Integration dieser mobilen Endgeräte in die Unternehmens-IT unternommen“, stellt die Experton Group fest. Die Verweigerungshaltung ist vor allem auf den hohen Aufwand für Security und Management von mobilen Geräten und Anwendungen zurückzuführen.
Denn Hardware, Systemsoftware und Bedienungskonzept unterscheiden sich meist grundlegend von den klassischen mobilen Endgeräten Laptop und Notebook, erklärt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Problematisch sei vor allem die Vielfalt der Smartphone- und TabletPlattformen von und mit ihren systembedingten Eigenschaften, die jeweils einzeln berücksichtigt werden müssen. Hinzu kommen Unterschiede innerhalb der Betriebssysteme. Eine IT-Abteilung sei nicht in der Lage, jedes einzelne Gerät hinsichtlich seiner Qualifikation für den Einsatz im Unternehmensumfeld zu prüfen. Hinzu komme bei Smartphones auf Android-Basis noch die Update-Problematik. „Geräte, die nicht zeitnah oder gar nicht mehr mit Systemaktualisierungen versorgt werden (egal ob Privatgerät oder Dienstgerät), sollten nicht für dienstliche Belange eingesetzt werden“, rät das BSI. Mehr noch: „Aus diesen Gründen ist das Konzept Bring Your Own Device für den Unternehmenseinsatz grundsätzlich abzulehnen. Wird eine gleichzeitige Nutzung von dienstlichen und privaten Belangen auf diesen Geräten dennoch erlaubt, ist eine Dienstvereinbarung unter frühzeitiger Beteiligung der Personalvertretung notwendig.“
Um die Sicherheit mobiler Unternehmenslösungen sicherzustellen, haben sich verschiedene Konzepte etabliert, die in der Praxis meist miteinander kombiniert werden: Der Login mit PIN verhindert, dass Unbefugte ein Gerät bedienen können. Mehr aber auch nicht. Beim sicheren Container, Secure Container (SC), handelt es sich im Prinzip um eine native App, die auf Smartphone oder Tablet installiert wird, erklärt Thomas Sammer in der T-Systems-Studie. „Wird diese geöffnet, muss sich der Mitarbeiter mittels seiner Zugangsdaten authentifizieren, um Zugriff auf den SC zu erhalten. Der SC beinhaltet dabei einen verschlüsselten Datenspeicher und eine virtuelle Laufzeitumgebung, in welcher sowohl Unternehmensdaten als auch Unternehmens-Apps isoliert vom Host-System und geschützt von externen Zugriffen sind. Der Zugriff auf Unternehmensdaten und -Apps ist somit nur über eine ausführliche Authentifizierung möglich.
Eine Mobile Device Management (MDM) Software als dritte Stufe erlaubt das zentrale Verwalten von mobilen Geräten im Unternehmenseinsatz. MDM-Lösungen bauen laut BSI im Wesentlichen auf den vier Säulen Hardwareunterstützung, Softwareunterstützung, Kommunikation und deren Absicherung sowie Datensicherheit auf den mobilen Endgeräten auf: Die Hardwareunterstützung beinhaltet neben der generellen Unterstützung verschiedener Plattformen auch die Integration einer MDM-Lösung in die jeweilige Plattform, sodass der Betrieb des mobilen Endgeräts nicht nachteilig beeinflusst wird. Zur Softwareunterstützung gehören die Einbindung von neuen mobilen Endgeräten in die Verwaltung, die Verteilung von Konfigurationsprofilen wie auch die Unterstützung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Der Schutz der Daten auf den Kommunikationswegen durch die Verwendung von Verschlüsselung auf definierten Zugangspunkten spielt eine zentrale Rolle. Gleiches gilt auf den mobilen Endgeräten in Bezug auf sichere Konfiguration, Verschlüsselung, Benutzereinschränkungen etc., aber auch für die sichere Entfernung aus der Verwaltung.
Allerdings haben die MDM-Lösungen auch ihre Nachteile: Für den Dokumentenzugriff sind die zu erteilenden Zugriffsrechte nach Einschätzung der Experton Group nicht granular genug. Zudem seien sie nicht geeignet, um die Synchronisierung von Dokumenten oder deren Management – mit Ausnahme der Löschung – zu übernehmen.
Ein strukturierter Ansatz, damit Mitarbeiter in den Unternehmen Dokumente bearbeiten können, muss nämlich nach Meinung von Schwab der nächste Schritt innerhalb des Mobile Enterprise sein. Der Zugriff auf Unternehmensanwendungen wie CRM- oder ERP-Systeme sei in der Regel relativ einfach bereitzustellen. „Derartige Anwendungen verlangen im mobilen Umfeld eine Online-Verbindung, da ansonsten die Aktualität nicht zu gewährleisten wäre“, so Schwab. „Anders sieht es bei Dokumenten aus. Anwender sind es gewohnt, Dokumente auf ihren Notebooks auch offline verfügbar zu haben und diese mehr oder weniger automatisch zu synchronisieren. Überträgt man diesen Wunsch auf Tablets oder Smartphones, so ergeben sich eine Reihe von Herausforderungen, die IT-Abteilungen lösen müssen.“ Ansätze gebe es viele, konkrete und vor allem durchgängige Lösungen hingegen wenige.
Das Thema sei vor allem deswegen dringlich, weil die Mitarbeiter gegebenenfalls nach eigenen Lösungen suchen, die aus dem privaten Umfeld kennen. Genutzt werden dann kostenlose Dienste wie Dropbox. Schwab: „Problematisch daran ist, dass das Unternehmen in der Regel keine Kontrolle über die in der Cloud abgelegten Daten hat, Datenschutzanforderungen nicht berücksichtigt werden, die Sicherheitsniveaus der unterschiedlichen Anbieter unbekannt sind und den Anwender mangels Alternative auch wenig interessieren. Die fehlenden Sicherheitsfeatures auf Seiten der Endgeräte spielen dabei schon eine untergeordnete Rolle.“
Sabine Koll Journalistin in Böblingen
Mobile Lösungen im Fokus
Foren und Veranstaltungen
Mobility ist Thema im vielen Veranstaltungen und Foren – sowohl auf der IT & Business als auch auf der DMS Expo und der CRM-Expo. Hier ein paar Beispiele:
- Mobile Solutions – näher dran am Kunden? Darüber nehmen in der IT Executive Lounge am 24. September von 10:30 bis 12 Uhr im ICS, Raum C1, führende Persönlichkeiten aus der IT-Branche Stellung – zunächst mit einer kurzen These und anschließend in einer Paneldiskussion miteinander. Teilnehmer sind: Dr. Christian P. Illek, Vorsitzender der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland; Prof. Dr. Volker Gruhn, Vorsitzender des Aufsichtsrates von Adesso; Hartmut Thomsen, Geschäftsführer SAP Deutschland, sowie Bettina Laurick, Managing Director bei GFT.
- „Terminal oder Tablet – Chancen und Grenzen mobiler Anwendungen im Produktionsumfeld“ lautet der Titel einer Podiumsdiskussion am 24. September von 12 bis 13 Uhr im Fachforum 3.2 in Halle 3. Es diskutieren Experten der MES-Anbieter Psipentea, Gfos, Guardus und PCS sowie Prof. Claus Oetter, stellvertretender Geschäftsführer des VDMA Fachverband Software.
- Im Bitkom-Forum in Halle 5 geht es am 24. September ab 14.25 Uhr im Forum Mittelstand um „Mehr Flexibilität durch ein mobiles Dokumentenmanagement“.
Unsere Webinar-Empfehlung
XR-Lösungen als sinnvolles Werkzeug im Service. Komplexität reduzieren und Wissen einfacher sowie verständlich zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, im richtigen Format ausspielen.
Teilen:
