Es ist eine Herausforderung, mit der fast jedes Unternehmen früher oder später konfrontiert wird: Die in die Jahre gekommene Content Management-Plattform muss abgelöst werden. Dr. Michael Bark, Geschäftsführer der Evodion Information Technologies GmbH, gibt einige Empfehlungen für die Auswahl eines geeigneten CMS.
Bei der Auswahl von neuen CMS-Systemen haben die wenigsten Verantwortlichen Routine mit dieser Aufgabe. Entsprechend groß ist die Verunsicherung. Wie soll man bei der Auswahl eines geeigneten Systems vorgehen? Wie lässt sich die Anzahl der Anbieter und Systeme sinnvoll eingrenzen? Und wie findet man schließlich heraus, welches Content Management System die individuellen Anforderungen am besten abdeckt? Eine Empfehlung ist hier, höchstens zehn Systeme auf die Startliste zu setzen. Auch sollte insbesondere bei der Recherche nicht stur darauf geschaut werden, welche System-Anbieter in den großen Online-Rankings am besten bewertet werden. Besser ist es, die Beurteilung immer auch mit einer lokalen Betrachtung gegen zu prüfen, wenn beispielsweise ein Dienstleister benötigt wird, der die deutsche Sprache spricht und der die deutsche Kultur im Umgang mit Prozessen und der Abwicklung von Projekten kennt.
Bei den Gesamtkosten sind die reinen Lizenzkosten nur ein kleiner Teil. Es werden weitere Aufwände für Implementierung und Anpassung anfallen, die im Bereich des zwei- bis achtfachen der Lizenzkosten liegen. Hinzu kommen Wartungsgebühren, Kosten für die Integration weiterer Applikationen, für Schulungen sowie für die Belieferung von Content und Design.
Das CMS muss den Anforderungen entsprechen, nicht mehr. Umfangreiche Systeme sind wesentlich teurer, also muss genau geprüft werden, ob die Funktionalitäten nötig sind. Umgekehrt kann es kostspielig werden, wenn Funktionalitäten nachträglich implementiert werden müssen.
Wichtig ist auch, die zukünftige Entwicklung für die nächsten drei bis sechs Jahre zu berücksichtigen. Ist zukünftig etwa eine enge Verknüpfung von Daten und Content aus anderen Quellen wie Sharepoint oder SAP geplant, sollte das evaluierte System entsprechende Schnittstellen bereitstellen. Auf Nice-to-have-Anteile sollte verzichtet werden. Man stellt dazu mit den involvierten Abteilungen des Unternehmens priorisierte Anforderungslisten zusammen und streicht alle Nice-to-have-Kriterien heraus. Es sollten nicht unnötig Ressourcen in nebensächliche Lösungsanteile investiert werden. Auch die Anzahl der Entscheider sollte begrenzt werden, die wirklich Einfluss auf den Auswahlprozess nehmen. Ideal sind 5 bis 10 Personen. Denn nichts hemmt den Prozess der Produktauswahl so sehr wie überbesetzte Komitees.
Migrationstools und generische Ansätze gibt es nicht umsonst, sie lohnen sich daher nur bei großen, einheitlich strukturierten Datenbeständen. Kleinere Datenbestände lassen sich auch manuell migrieren. Manchmal ist es sogar billiger, die alte Site komplett mit dem CMS zu entsorgen, da die Migration von Content aufwändig ist.
Die Entscheidungsfindung wird vereinfacht, wenn man eine Short List mit drei bis vier Kandidaten zusammenstellt. Die Kandidaten werden dann mit einem Proof of Concept getestet, der essenzielle und individuelle Anforderungen abdeckt. Man sollte auch gegebenenfalls gemeinsam mit dem Implementierungspartner ein bestimmtes Szenario formulieren, das die Anbieter dann zeigen müssen. Die Entscheidungsfindung wird damit vereinfacht.
Ein Pilotprojekt sollte schließlich letzte Gewissheit schaffen, in dem gezielt bei lokaler Installation ein Szenario durchgespielt wird, denn nichts ersetzt authentische Berichte von Anwendern. Dafür eignet sich besonders ein Prozess, der beim Altsystem gar nicht oder nur unbefriedigend lief, für das Unternehmen aber eine hohe Relevanz hat. wm
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