Transparenz in die Druckkosten

Als Dienstleister für schnelle und zuverlässige Briefzustellungen weiß die PIN Mail AG, wie wichtig eine intelligente Prozesssteuerung ist. Eine entsprechende Effizienz erwartet das Berliner Unternehmen daher auch von seinen Druck- und Kopiersystemen. Aufgrund einer heterogenen Struktur war dies bislang jedoch nicht möglich: Unterschiedliche Hersteller mit verschiedenen Servicekonzepten erzeugten zusätzlichen administrativen Aufwand und hohe Druck- beziehungsweise Kopierkosten. IT-Leiter Nici Hannemann wünschte sich als Vorbereitung für eine Dokumentenmanagement-Systemintegration eine standardisierte Druck- und Kopierlandschaft. Überdies suchte er eine umfassende Lösung, um die Output-Kosten zu optimieren und die Administration der an den zwei Hauptstandorten sowie diversen Depots und Shops verteilten Systeme zu vereinfachen.

Die Lösung war die Konsolidierung der Druckerlandschaft auf Drucker und Multifunktionssysteme auf einen Hersteller, nämlich Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH, Meerbusch (Halle 5, Stand A32). Der Anbieter kümmert sich heute um die automatische Zubehörbeschaffung sowie die Überwachung des Druckvolumens. Dadurch erzielt der Briefdienstleister eine verbesserte Kostentransparenz sowie eine Reduktion der Kosten um 17 % bei gleicher Systemausstattung sowie von etwa 10 % bei Systemen mit erweiterten Funktionen.

Dazu hat Kyocera zunächst das Output-Management des Kunden analysiert und optimiert. Dann wurden die Servicewege vereinheitlicht. „Mit den Systemen und Lösungen von Kyocera konnten wir ein kosteneffizientes und automatisiertes Outputmanagement einrichten. Durch die Neueinführung steht uns eine zentrale Verwaltungsstelle zur Verfügung. Diese ermöglicht uns eine optimale Überwachung des Druckvolumens, die flexible Steuerung der Systeme für eine optimale Auslastung und eine automatisierte Tonerbestellung“, sagt Hannemann.

PIN Mail ist laut den Marktforschern von IDC kein Einzelfall: Die aktuelle Studie „Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012“, für die über 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern befragt wurden, bestätigt, dass der deutsche Mittelstand zunehmend Print Services für sich entdeckt. Kein Wunder: Die Senkung der IT-Kosten (52 %) und die Verbesserung der Sicherheit (49 %) sind für die befragten Fach- und Führungskräfte die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren. Mit Print Management und Document Solutions können Anwenderunternehmen diesen Anforderungen begegnen. Zunächst werden mit Print Management die Druckkosten reduziert. Im zweiten Schritt werden dann mit Hilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestaltet.

Somit können laut IDC diese beiden Bereiche kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden. Insbesondere mittelständische Unternehmen mit 200 bis 1000 Beschäftigten planen in den kommenden ein bis zwei Jahren, Print Management und Document Solutions verstärkt zu implementieren.

Allerdings steckt in Print Services noch viel Potenzial: Viele der von IDC befragten Unternehmen beziehen derzeit von externen Print-Services-Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56 %), Gerätebeschaffung (51 %) und das Verbrauchsmaterial (47 %). Mit diesen Basisverträgen lassen sich die direkten Kosten senken und eine einzige Abrechnung und ein Reporting sorgen für Transparenz.

„Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft“, gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter der IDC-Studie, zu bedenken. „Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?“

Insbesondere mittelständische Unternehmen haben das offenbar erkannt, denn vor allem sie planen innerhalb der kommenden zwei Jahre mit der Unterstützung von MPS-Anbietern wie Kyocera oder Ricoh Deutschland GmbH, Hannover (Halle 5, Stand E 54), die Analyse und Bedarfsplanung (49 %), die Gerätekonsolidierung (52 %), das Asset Management (48 %) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54 %) zu verbessern. „Damit schaffen sich diese Unternehmen eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren“, so Kraus.

Das Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer Frage: Zwei Drittel der Befragten – und hier vor allem wieder der Mittestand – beurteilen Document Solutions als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44 %), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 %) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 %) – also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen – am weitesten verbreitet.

Sabine Koll Journalistin in Böblingen

Bereits am Vortag der Messe, also am 22. Oktober 2012, bietet Seal Systems zusammen mit Cartago Software, Genius Bytes und Ricoh das Fachforum Corporate Output Management an. Im Fokus stehen die Optimierung von Prozessen von der Formulargenerierung bis zur Dokumentenverteilung, die Erzielung von Geräteneutralität der Druckausgabe, substanzielle Effizienzsteigerungen in der Administration sowie Ausfall- und Systemsicherheit der Druckprozesse im Unternehmen.

An allen Messetagen findet innerhalb des Rahmenprogramms ein eng mit dem Bitkom abgestimmtes eigenständiges Output Management-Forum statt – und zwar das Dialogforum 5.4 in Halle 5. Federführend organisiert wurde es von Werner Broermann, Berater bei Zöller & Partner. Hier werden im Rahmen von rund 30 Vorträgen und Podiumsdiskussionen die unterschiedlichen Verarbeitungsschritte innerhalb des gesamten Verarbeitungsprozesses dargestellt. Am ersten Tag der DMS EXPO um 13:30 Uhr steht beispielsweise eine einstündige Podiumsdiskussion zum Thema: „Wie sag ich’s meinem Kunden – wie sieht optimale Kundenkommunikation aus?“ auf der Agenda. Die am 24. Oktober ab 16:30 Uhr stattfindende Diskussionsrunde steht unter dem Motto „Zentrale versus dezentrale Kundenkommunikation – Voraussetzungen und Vorgehensweisen“. Am letzten Messetag wird schließlich ab 12:00 Uhr die Fragestellung „Was fängt der Input mit dem Output an? – Szenen einer schwierigen Ehe“ diskutiert. Aber auch der elektronische Briefversand steht im Fokus. Am 23. Oktober 2012 wird ab 16:00 Uhr der sichere elektronische Briefversand und am 25.10. ab 15:00 Uhr rund um „Hybrid oder Hybris – Welche Wege geht der Brief der Zukunft?“ diskutiert.