Überblick im Technik-Dschungel

Etwa ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Mitarbeiter heute durchschnittlich mit Kommunikation und Zusammenarbeit. Und die findet immer häufiger in virtueller Form statt – also mobil sowie über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg.

Das ist ein Ergebnis einer Studie des Beratungshauses PAC, für die 152 Führungskräfte aus kleinen, mittleren und großen Firmen in Deutschland befragt wurden. Neben klassischen Kommunikationsmitteln wie E-Mail spielen dabei zunehmend File-Sharing-Anwendungen, Webkonferenzen oder Chats eine wichtige Rolle.

Der Markt bietet hierfür eine Fülle an verschiedenen Werkzeugen von unterschiedlichen Herstellern für die geschäftliche Kommunikation. Und viele lassen sich schnell und ohne großen Aufwand einführen.

Aber damit ist auch ein Problem verbunden. „Viele Unternehmen haben während der letzten Jahre bereits intensiv in neue Tools und Services zur Unterstützung der Zusammenarbeit investiert sowie die Bereitschaft gezeigt“, sagt PAC-Analyst Andreas Stiehler. „Allerdings wurde so auch ein Anwendungsdschungel geschaffen, der die Mitarbeiter überfordert und die Kosten in die Höhe treibt“, so sein Credo.

Aus Sicht der Befragten werde es daher immer wichtiger, aus der Vielzahl an eingesetzten Tools und Services eine integrierte Gesamtlösung zu schaffen, die einfach bedienbar, sicher und mobil nutzbar ist, heißt es in der Studie.

Die Anbieter reagieren auf dieses Bedürfnis. So arbeitet zum Beispiel Software-Anbieter Microsoft (Halle 1, Stand F41) daran, seine verschiedenen Systeme für die Zusammenarbeit stärker miteinander zu verknüpfen oder gleich mehrere Funktionen auf einer Plattform zu vereinen.

Sharepoint etwa lässt sich für das Dokumentenmanagement, als Portal-Software oder als Collaboration-Werkzeug nutzen. In der neuen Version 2016 ist Sharepoint Server laut Microsoft noch enger mit Office 365 integriert und unterstützt nun die Teamzusammenarbeit durch Erweiterungen wie Office 365 Groups.

Zudem lässt sich Sharepoint dank der dazugehörigen App auch von unterwegs nutzen. Dokumente sollen damit einfach zwischen Desktop und mobilen Geräten synchronisiert und offline bereit gestellt werden können. Darüber hinaus ist nun auch das Co-Authoring in Echtzeit, der Vergleich von Dokumentenversionen sowie das Teilen von Dokumenten in Teams auf allen Geräten möglich.

Bei vielen Firmen stoßen solche Möglichkeiten offenbar auf Interesse. 83 % der Anwender sehen in Sharepoint mittlerweile die strategische Basis für eine verbesserte Zusammenarbeit. Das ist ein Ergebnis der Sharepoint-Anwenderstudie von Professor Thorsten Riemke-Gurzki und Professor Arno Hitzges von der Hochschule der Medien in Stuttgart, für die rund 200 Geschäftsführer und Fachbereichsentscheider befragt wurden.

Mit Yammer hat Microsoft auch eine Software im Angebot, um ein soziales Netzwerk im Unternehmen aufzubauen. Solche Social-Business-Funktionen haben sich zu einem festen Bestandteil des Collaboration-Marktes entwickelt. Die Marktbeobachter der Experton Group gehen davon aus, dass die Ausgaben deutscher Unternehmen für entsprechende Produkte und Services bis 2019 auf 7,8 Mrd. Euro anwachsen werden. Das entspreche einem durchschnittlichen Wachstum pro Jahr von 31 %.

Unternehmen bieten solche Technologien zwar Vorteile, weil sich Informationen einfacher verbreiten lassen. Für die Endanwender bedeutet es aber auch, dass sie noch mehr Nachrichten aus noch mehr Kanälen managen müssen.

Die Lösung soll Künstliche Intelligenz bringen. Im Hintergrund von Office 365 etwa arbeitet eine Technologie mit dem Namen Graph, die aus den Aktivitäten der Nutzer lernt. Das Werkzeug Delve hilft den Anwender, diese Intelligenz zu nutzen.

Es soll in der Lage sein, mitzudenken, vorauszuplanen und so dem Anwender Arbeit abzunehmen. Als Beispiel: Erstellt ein Nutzer einen Outlook-Termin, erkennt Delve, wohin dieser reisen möchte. Das Tool schlägt dann zum Beispiel die passende Zugverbindung und eine geeignete Übernachtungsmöglichkeit vor. Auch Graph lässt sich laut Microsoft mit Sharepoint verbinden.

Wichtiges Kriterium für den Erfolg von Collaboration-Software ist aber – wie so oft in der IT – deren einfache Bedienbarkeit. Und in diesem Punkt gibt es laut Sharepoint-Anwenderstudie noch Luft nach oben. Rund 40 % der Nutzer sind in Sachen Usability nicht zufrieden mit ihrer Sharepoint-Anwendung. Um eine bessere Benutzerfreundlichkeit zu erreichen, geben 60 % an, grundlegende Anpassungen an der Software vornehmen zu müssen. Den Entwicklern bei Microsoft wird die Arbeit rund um Sharepoint also nicht ausgehen.

Parallel zur IT & Business findet das Sharepoint-Forum statt. Am 6. Oktober beschäftigen sich Praxisvorträge mit Themen rund um die Software.

Zu den Themen zählen:

Sharepoint aus der Cloud und OnPremise,

Sharepoint mit Office 365,

Sharepoint und Projektmanagement,

Sharepoint und Wissensmanagement,

Sharepoint und Dokumentenmanagement,

Sharepoint Social Intranet und Yammer,

mobile Lösungen. 

In zehn Deep-Dive-Sessions geben Experten der Partnerunternehmen Antwort auf strategische Fragestellungen, einen Einblick in die Software mit Highlights wie einer Live-Präsentation der Microsoft Holo Lens und einen Ausblick auf Sharepoint/Office 365.

Am 7. Oktober stellen Anwender wie Swiss-Re, Festo oder Zeiss individuelle Erfahrungsberichte und Praxisbeispiele vor. Zeit und Ort:

Internationales Congresscenter Stuttgart (ICS), Raum C7.1 – C7.3