Zeitintensiv, fehleranfällig, unflexibel – mit Papierlisten entsprechende Abweichungen in der Logistik-Qualität zu erfassen, bringt verschiedene Nachteile mit sich. Auch die fehlende Verbindung zwischen manuell erfasster Nichtkonformitäten in der Warenannahmezone und dem SAP S/4HANA-System zählen dazu. Erst nach der Anlieferung, dem Prüfen und dem Entladen beziehungsweise Abtanken erfolgt die Buchung eines Wareneingangs in SAP und alle weiteren Prozessschritte werden im SAP-System ausgelöst.
In Ermangelung besserer Alternativen blieben demnach die manuelle Erfassung der Prüfungsergebnisse auf Papier und die nachträgliche Erfassung im SAP-System lange Zeit die einzigen Auswege. Genau dieses Problem lösen nun die zwei SAP Build-Apps von q.beyond und Partner Circlon: Die eine sorgt für die Erstellung mobiler Checklisten, die andere hilft den Mitarbeitenden direkt bei der Überprüfung eingehender Waren anhand der vorab definierten Checklisteninhalte und löst damit die aufwendige Papierliste ab.
Erleichterung für die gezielte Prüfung
Die erste App „OneEasyPlan“ setzt dafür bei der Erstellung von Checklisten an. Ohne Hinzuziehen der IT-Abteilung definieren Key-User aus den Fachabteilungen als sogenannte „Citizen Developer“ von Low-Code-/No-Code-Anwendungen selbst die Inhalte der Checklisten. Mit maximaler Flexibilität legen sie die Aspekte für die Warenannahme-Prüfung fest. Rein bei den gesetzlichen Pflichten aus dem Paragrafen 377 des Handelsgesetzbuchs (HGB) zum Beispiel rund um die Kriterien äußere Menge, äußere Identität und äußere Integrität muss es dabei nicht bleiben. Verlangt die Käufer-Organisation in den Einkaufsbedingungen beispielsweise ein Reinigungszertifikat zum anliefernden Tankfahrzeug, kann der Key-User diesen Punkt im Vorfeld mit wenigen Klicks in der jeweiligen Checkliste ergänzen – ohne bei der IT ein SAP-Entwicklungsprojekt beantragen zu müssen und dabei möglicherweise auf einen Engpass bei den internen Entwicklungsressourcen zu stoßen.
Nonkonformitäten in Echtzeit erfassen
Auf diese mobilen Checklisten greifen Mitarbeitende bei der physischen Annahme der Ware direkt zu – mit der App „OneEasyCheck“. Nonkonformitäten der Lieferung lassen sich so in Echtzeit erfassen und mit Fotos dokumentieren. Durch die direkte Anbindung an das SAP S/4HANA-System werden diese Daten sofort an den SAP Best Practice-Prozess „Nonconformance Management“ übergeben und werden im SAP S/4HANA-System gespeichert. Die Weiterverarbeitung in der Fachabteilung Einkauf als Mängelrüge zum Lieferanten ist unmittelbar möglich. Minimierte Quellen für Folgefehler, ein beschleunigter Prozess, erhöhte Transparenz und eine schnelle Nachverfolgbarkeit ergeben sich als positive Konsequenz aus der übersichtlichen, zentralen und umfassenden Dokumentation.
Keep the core clean
Den Clean-Core-Ansatz verfolgt die SAP aktuell mit der Business Technology Platform (BTP). Im Mittelpunkt stehen zukunftsfähige Erweiterungen, die den SAP S/4HANA-Kern durch Side-by-Side-Erweiterungen nicht verändern. Das System selbst bleibt für künftige SAP-Releasewechsel stabil und flexibel. Abgebildet werden die unterschiedlichen Funktionen in der SAP BTP als eine Platform-as-a-Service-Lösung in einer geschäftsorientierten öffentlichen Cloud-Plattform.
Die SAP Build-Apps sind auf der SAP BTP aufgebaut und fördern den Grundgedanken einer nachhaltigen Unternehmensanwendung. Dank der Low-Code/No-Code-Lösung können alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Rolle oder ihrem IT-Kenntnisstand schnell und ohne professionelle Entwicklungsanwendungen Checklisten erstellen. Durch die Anbindung an SAP S/4HANA via Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) lassen sich bei der mobilen Prüfung Daten der Bestellungen oder Materialklassifizierungen aus dem SAP S/4HANA-System in Sekundenschnelle abrufen. Nach dem Abschluss der Warenannahme finden die eventuell erfassten Nichtkonformitäten über eine weitere API den Weg ins SAP S/4HANA-System. Eine doppelte Datenhaltung ist ausgeschlossen.
Effizientere Geschäftsprozesse durch die Integration mit SAP S/4HANA
In einer Zeit, in der die Anforderungen an Geschwindigkeit, Genauigkeit und Compliance stetig steigen, stellen die mobilen Checklisten einen bedeutenden Schritt in Richtung Effizienz und Transparenz dar. Durch Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse schaffen sie Erleichterung im Tagesgeschäft. Da physische Dokumentationen entfallen, gewinnen Verantwortliche Zeit und sparen Kosten.
Darüber hinaus verringert die direkte Integration in das SAP S/4HANA-System das Risiko von Informationsverlusten und ermöglicht es dem Käufer, bei Handelsgeschäften schneller auf Abweichungen zu reagieren und entsprechend zu handeln. Auch die Möglichkeit, standardisierte Prüfroutinen zu erstellen, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, entlasten. Branchenspezifische Anforderungen fügen Verantwortliche einfach ein und unterstützen damit die individuellen Qualitätsstandards des Unternehmens.
Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zur Prozessoptimierung
Die Einführung der beiden SAP Build-Apps „OneEasyPlan“ und „OneEasyCheck“ bietet eine innovative Lösung für eine Herausforderung im Prozess der Warenannahme. Durch die Integration mobiler Checklisten in das SAP S/4HANA-System wird der Prozess nicht nur effizienter und transparenter, sondern auch deutlich flexibler. Unternehmen können nun auf manuelle, fehleranfällige Methoden verzichten und stattdessen auf eine mobile und komplett digitale Lösung setzen, die alle Schritte von der Prüfung bis zur finalen Buchung des Wareneingangs in SAP abdeckt.
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