Wissensmanagement: Köpfe haben keine USB-Schnittstelle

Es gibt zahlreiche gelungene Beispiele dafür, wie sich die Ressource Wissen gewinnbringend nutzen lässt, indem Kommunikationswege innerhalb des Unternehmens oder der Unternehmensgruppe systematisch optimiert werden. Schließlich ist Wissen die einzige Ressource, die sich durch Teilen vermehrt. Der Schweizer Ökonom Gilbert Jean Bernard Probst beschreibt Wissen als die Gesamtheit der Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die Personen zur Lösung von Problemen einsetzen. Damit umfasst es sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen.

Wissen stützt sich auf Informationen, ist im Gegensatz zu diesen aber immer an Personen gebunden. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass sich Wissen im Gegensatz zu reinen Informationen nicht mit einer Datenbank oder einem Softwaretool systematisch erfassen lässt. Wer flexibel auf Marktanforderungen reagieren und mit innovativen Produkten überzeugen will, muss entsprechende Konzepte, die auch die Mitarbeiter miteinander „verknüpfen“, entwickeln und umsetzen. Diese Konzepte müssen nicht nur zur eigenen Unternehmensstruktur passen, sondern auch von den Beteiligten akzeptiert werden.

Die Kernprozesse eines Wissensmanagements sind vielschichtig. Sie gliedern sich in viele unterschiedliche strategische und operative Bereiche, mit einem gemeinsamen Ziel: der Kundennutzen und – direkt damit verknüpft – der Unternehmenserfolg. Es gilt für jedes Unternehmen, einzelne Schritte zu definieren, spezifizieren, mit geeigneten Strategien in die Praxis umzusetzen, zu bewerten und gegebenenfalls zu optimieren.

Der Antriebsspezialist Faulhaber aus Schönaich hat sich dieser Herausforderung bereits frühzeitig gestellt. Wissensmanagement in seiner ganzen Vielschichtigkeit ist zentrales Thema im gesamten Unternehmen, in allen Bereichen und an allen Standorten. Es betrifft sowohl die Entwicklung und die Produktion als auch Vertrieb und Marketing. Dabei befindet sich dieses Wissen im Prinzip – wie in allen anderen Unternehmen auch – an unterschiedlichen Orten: In Archiven, Datenbanken, der Cloud und eben in den Köpfen der Mitarbeiter.

Papierablagen sollten heute eigentlich der Vergangenheit angehören. Sie bergen viel nicht nutzbares Wissen, weil die Dokumente erfahrungsgemäß oft nicht aktuell oder schwer zu finden sind. Der Antriebsspezialist vermeidet deshalb die Ablage von Papierdokumenten und investiert konsequent in die eigene IT. Zentrale Themen sind durchgängige Datenstrukturen mit definierten Schnittstellen, harmonisierte Systeme innerhalb der Gruppe, kontinuierliche Datenpflege und die Anpassung der eingesetzten Systeme.

So bietet es sich beispielsweise an, statt mit komplexen Tools in bestimmten Bereichen mit Excel-Tabellen oder anderen Werkzeugen zu arbeiten, die von den Mitarbeitern akzeptiert und deshalb auch konsequent genutzt werden. Große Systeme wie ERP und PLM sind zwar notwendig, um eine große Datenflut zu beherrschen, aber oft sind die kleinen Systeme ausreichend und flexibler. Es gilt, die Dinge angemessen zu tun. Und aus diesem Grund ist auch die zentrale Bereitstellung aller notwendigen Informationen in der Cloud ein wichtiges Thema für den Antriebsspezialisten mit seinen verschiedenen, auf unterschiedliche Länder verteilten Standorten. Eigene Server und VPN-Verbindungen sorgen für die nötige Sicherheit.

Eine ganz besondere Herausforderung ist es jedoch, das Wissen der Mitarbeiter nutzbringend miteinander zu verknüpfen. Es sind schließlich viele Wissensträger ohne standardisierte „USB-Schnittstelle“, die sich erst einmal kennen müssen. Sie leben und arbeiten an verschiedenen Standorten, sprechen unterschiedliche Sprachen und haben unterschiedliche Denkweisen. Außerdem muss jedem Einzelnen der Wissensbedarf des anderen klar sein. Dazu sind vielschichtige Maßnahmen notwendig. Die Bandbreite reicht hier vom personellen Austausch der Mitarbeiter zwischen den Standorten über geförderte Weiterbildungsangebote, die bei Faulhaber regen Zuspruch finden, bis hin zum Wissenstransfer direkt an der Produktionslinie. Dazu gehören Vortragsreihen externer Experten ebenso wie fundierte Zusatzqualifikationen in eigenen Schulungszentren.

Außerdem wurde der Kommunikationsfluss zwischen den an den unterschiedlichen Projekten beteiligten Mitarbeitern durch die Nutzung zeitgemäßer Medien deutlich verbessert. Per Videokonferenzen tauschen sich die Vertreter aus Vertrieb, Applikation, Produktionsplanung, Einkauf und Controlling in regelmäßigen, an die jeweiligen Projekte angepassten Abständen aus. Letztendlich laufen Entwicklungsprozesse schneller ab, zumal für spezielle Aufgabenstellungen auch externe Wissensträger in diese Prozesse eingebunden werden können. Standortübergreifende Koordination von Kernkompetenzen, enge Verzahnung mit den eigenen Lieferanten sowie Networking mit Forschungsinstituten und Verbänden schaffen die besten Voraussetzungen für innovative Produkte. Jüngstes Beispiel sind Motion-Controller einer neuen Generation, die trotz hoher Funktionsdichte und anspruchsvoller Hard- sowie Software termingerecht und in vergleichsweise kurzer Zeit auf den Markt kamen.

Auch für die Produktion hat das gelebte Wissensmanagement positive Auswirkungen. So finden sich die Mitarbeiter problemlos an unterschiedlichen Produktionslinien zurecht, bei Bedarf sogar an anderen Standorten. Letztendlich lassen sich dadurch Engpässe vermeiden und eine gleichmäßige Auslastung erreichen. Hinzu kommt das sogenannte Shopfloor-Management. Dessen Kern bilden täglich stattfindende kurze Treffen direkt in den einzelnen produzierenden Montagegruppen und Produktionslinien, in denen die Entwicklung der relevanten Kennzahlen, vor allem aber aktuell auftretende Störungen rund um die Produktion kommuniziert und gelöst werden. Das Resultat sind deutlich gesunkene Durchlaufzeiten und Fehlerquoten in der gesamten Produktion. Der Nutzen des an das Unternehmen angepassten Wissensmanagements ist damit beachtlich, denn durch den optimierten Wissenstransfer verkürzen sich Entwicklungs- und Lieferzeiten, was sich nicht nur für das Unternehmen selbst rechnet, sondern auch die Anwender schnell schätzen gelernt haben. Wer sich langfristig am Markt behaupten will, kann sich Faulhaber durchaus zum Vorbild nehmen.