Schluss mit den Papierbergen

Viele Unternehmen könnten durch den Einsatz hochflexibler und einfach bedienbarer Softwarelösungen nicht nur den Abrechnungsprozess bei Reisen optimieren und beschleunigen, sondern auch die Transaktions- und Bearbeitungskosten massiv senken. Laut der aktuellen Geschäftsreiseanalyse des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) macht der jährliche Reisekostenanteil in mittelständischen Firmen mit bis zu 500 Mitarbeitern einen Betrag von durchschnittlich 103.000 Euro aus.

An den Ausgaben für die Reisen lässt sich unter anderem mit gut verhandelten Verträgen bereits Einiges einsparen, aber der persönliche Kundenkontakt lässt sich nur teilweise, zum Beispiel durch Videokonferenzen, ersetzen. Also muss die Kostenschraube an anderer Stelle justiert werden. In diesem Zusammenhang hat eine aktuelle Studie des Bad Homburger Beratungshauses Strateco ergeben, dass für Unternehmen das größte Sparpotenzial in der Prozessoptimierung liegt. Immerhin beträgt der Arbeitsaufwand zur Abrechnung der Dienstreisen fast 50 % des gesamten zeitlichen Aufwands im Travel-Management.

Durch optimierte Verfahrensweisen mittels automatisierter Reisekostenabrechnung lassen sich die operativen Abrechnungskosten laut Studie von A.T. Kearney und American Express um 52 % reduzieren. Unter anderem auch durch den Einsatz webbasierter Reisekostenabrechnungs-Software, die als „Software-as-a-Service“ (SaaS) angeboten werden. Eine Studie an der Hochschule Niederrhein über die Vorteile des Einsatzes SaaS-basierter Reisekostenabrechnungs-Lösungen zeigt sogar, dass sich der Zeitaufwand gegenüber konventionellen Systemen um 70 % verringert. Allerdings nutzen laut Strateco im produzierenden Gewerbe bislang lediglich 20 % eine webbasierte Lösung, während immer noch die Hälfte ihre Reisekostenabrechnung mit Papier und Excel-Tabellen erledigt.

Weil man von den Papierbergen bei der Reisekostenabrechnung wegkommen und diese nicht mehr manuell durchführen wollte, entschied sich die Menck GmbH, ein Spezialist für hydraulische Rammhammersysteme aus Kaltenkirchen, bereits 2003 für den Einsatz der SaaS-basierten Reisekostenabrechnung des deutschen Softwarehersteller HRworks. Andrea Benden, Buchhalterin bei Menck, erinnert sich: „Es ging nicht nur um die Papierberge, sondern beim manuellen Übertrag von Belegdaten konnten auch hin und wieder Fehler auftauchen, die dann oft lange gesucht werden mussten.“ Für die Außendienstler des Mittelständlers, die teilweise lange unterwegs sind oder auch sehr weit reisen müssen, sei das System sehr praktisch, so Benden weiter. Mittels Passwort und Zugangskennung können sie sich von praktisch jedem Ort der Welt ins System einloggen und bereits vor der Rückkehr ihre Reisekostenabrechnung selbst bearbeiten. Alle Belegdaten können so schneller weiter verarbeitet werden. „Uns gefällt auch“, ergänzt Marketingleiter Jeremy Tygielsky, „dass eine Schnittstelle für den Kreditkartenimport integriert ist und das alle gesetzlichen Vorgaben und Änderungen, Wechselkurse und alle länderspezifisch geltenden Spesensätze stets tagesaktuell im System abgebildet werden.“

Auch beim Luftfilter-Hersteller Camfil Farr aus Reinfeld ist man Anfang 2011 auf HRworks umgestiegen. Der Grund hier: Die regelmäßigen Updates für die 50 Laptops des Außendienstes waren immer mit großem Aufwand verbunden. Die Mitarbeiter mussten dafür jedes Mal in die Firmenzentrale oder eines der Außendienstbüros fahren, um ihre Computer mit dem Firmenserver zu verbinden. Für alle Geräte musste dann aufwendig die entsprechende Aktualisierung aufgespielt werden. „Außerdem mussten die Mitarbeiter früher für jede Reisekostenabrechnung eine Datei generieren, deren Inhalt ich dann manuell in unser Rechnungswesen eintippen musste“, erklärt Ute Möbius, Buchhalterin bei Camfil Farr.

Ein weiterer Vorteil der SaaS-Lösung: Bei Bedarf können die für die Reisekosten zuständige Abteilung und der Dienstreisende sich – an räumlich voneinander getrennten Arbeitsplätzen – parallel ins System einloggen und dann gemeinsam direkt an der jeweiligen Abrechnung offene Fragen klären. „Wenn es neue Funktionen gibt oder gleich mehrere neue Mitarbeiter in die Bedienung der Software eingeführt werden sollen“, erklärt Möbius, „kann ich bei Bedarf sogar ein Webinar durchführen. Dazu loggen sich alle betroffenen Mitarbeiter und ich ins System ein und ich kann ihnen dann per Konferenzschaltung alles direkt in der Software erklären.“ Bei SaaS-Anwendungen braucht sich der Anwender übrigens nicht mehr um die IT zu kümmern – das macht der Softwareanbieter.

Bei beiden Unternehmen verläuft auch das Genehmigungsverfahren automatisiert. Der Vorgesetzte erhält eine Mail, in der er benachrichtigt wird, dass die Reisekosten des Mitarbeiters vorliegen, die er dann per Mausklick genehmigen oder ablehnen und zur erneuten Prüfung zurückleiten kann. „Für uns ist es wichtig, dass die Mitarbeiter nicht immer für die endgültigen Genehmigungsverfahren ins Haus kommen müssen um alles abzeichnen zu lassen“, ergänzt Ute Möbius abschließend. Die Außendienstler und Geschäftsreisenden von Menck und Camfil Farr müssen seit Einführung der Online-Reisekostenabrechnung nur noch die Belege in der Buchhaltung abgeben, die diese mit getätigten Eingaben abgleicht. Die Übergabe der Buchungsdaten aus dem Reisekostenabrechnungssystem an die in beiden Unternehmen vorhandene Buchhaltungslösung erfolgt heute automatisch. Bei Menck nutzt man zusätzlich die im System integrierte Abwesenheitsverwaltung. Sie dient als Informationssystem zur Prüfung der aktuellen An- und Abwesenheiten, etwa bei Urlaub, Krankheit oder Seminarbesuchen.

Ulli Pesch Journalist in Kirchheim-Heimstetten