Persönliche Zeitplanung mit dem Helfrecht

Voll geplant statt voll verplant

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Persönliche Zeitplanung ist viel mehr als das Verwalten von Terminen. Mit ihr wird der gesamte Tag, von Anrufen über Mails schreiben, Privates wie Berufliches, geplant – und das möglichst im Voraus. Das beste Hilfsmittel dazu ist der Helfrecht-Planer mit Papier und Bleistift.

Claudia Wörner
Journalistin in Stuttgart

Lebenszeit ist die einzige Ressource, welche immer weniger wird. Geld lässt sich vermehren, verlieren und wiederbeschaffen, ebenso Freunde, Liebe oder Erfolg. Egal, wie das Leben verläuft, die Lebenszeit ist weg, läuft ab. Doch trotz oder vielleicht sogar wegen elektronischer Medien gehen wir mit Zeit um, als wäre sie unendlich.

Durch persönliche Zeitplanung mit dem Helfrecht lässt sich Lebenszeit besser nutzen. Der Helfrecht-Planer ist ein ausgeklügeltes System, in dem 100 Jahre Erfahrung stecken. Dennoch reicht meines Erachtens „nur“ die Verwendung von Monats- und Tagesübersichten, Ferienkalender sowie Notizzetteln. Die einfache Ausstattung vereinfacht den Einstieg, reduziert Komplexität. Und das macht es leichter, automatisierte, gleichbleibende Abläufe zu trainieren.

Der Helfrecht ist dazu da, Termine zu planen. Mit Datum und Uhrzeit. Alle Termine. Und das am besten, wenn sie noch weit weg liegen. Wer auf den Eintrag von Zeiten verzichtet, degradiert das System zu To-do-Listen, wobei dringliche Aufgaben hohe Priorität erhalten und Wichtiges nach hinten verschoben wird, bis es dringlich wird.

Das ist beim „Helfrecht“-Mechanismus anders: Sobald man etwas tun will, sucht man SOFORT einen Tag und eine Uhrzeit und trägt diese ein. Privates UND Berufliches wird so geplant, denn wir haben nur eine Lebenszeit.

Die nächste Herausforderung ist die Einhaltung dieser Eintragungen. Egal wozu man in dem Moment gerade Lust hat oder was man für dringlicher hält. Das bedeutet auch, was nicht im Helfrecht steht, wird nicht gemacht. Klappt das nicht, adaptiert man nach und nach die Art und Weise der zukünftigen Zeitvergabe. Mehr Puffer für Dringliches, E-Mails, Mitarbeitergespräche, Telefonate oder Vor- und Nachbereitungszeiten.

Mit jedem Eintrag übt man sich im Entscheiden, da man ein Datum und eine Uhrzeit „raten“ muss, ohne zu wissen, ob das so auch wirklich funktionieren wird. Nach 3000 bis 4000 solcher Einträge im Helfrecht wird man ganz gut darin, die Zukunft vorherzusehen. Irgendwann wird dann aus einem Arbeiten mit „80 % dringend, 10 % wichtig, Rest unwichtig“ ein Leben mit „70 % wichtig, 20 % dringend und 10 % unwichtig“. Dann hat man seine Zeit im Griff und damit die wichtigste Ressource, die wir haben.

Das Unbewusste plant mit

Es hat viele Vorteile, „mit Papier zu planen“ statt mit Apps. Handschriftliche Einträge sind schneller. Zudem prägt sich Selbstgeschriebenes viel intensiver ein. Beim Eintragen liest und merkt sich das Unbewusste Zusatzinformationen, zum Beispiel: Was waren die Einträge drum herum, wie war die Situation? Wenn man später den Eintrag liest, kommen diese Zusatzgedanken mit hoch. So ist das Gehirn geschaffen.

Menschen sind bildverarbeitende Wesen. Wenn wir schreiben, arbeitet das Unbewusste mit. Beim Computer gibt es diese Redundanz nicht, die Art wie geschrieben wurde, sieht immer gleich aus. Außerdem macht man sich unabhängig von Strom, Akku und Internet. Man löst sich von der Hypnose der Bildschirme und ist frei von Werbungen, die zum Konsum verführen sollen.

Der Wunsch, seine persönliche Zeit – wie oben beschrieben – über Outlook zu planen, geht nicht auf. Outlook ist ein Terminkalender für Teams, erlaubt eine schnelle Suche, fixes Versenden von Terminen, einen einfachen Zugriff von mehreren Personen und erinnert an das nächste Meeting. Um daraus ein Planungsinstrument zu machen, ist der Aufwand zu hoch. Man kommt mit seinen Kleinterminen nicht nach.

Outlook für die Termine, Helfrecht für die persönliche Planung

So haben beide Systeme ihre Berechtigung. Die schnelle und einfache Terminabstimmung hat jedoch einen Preis: Zeit und Aufwand für die Synchronisation der Outlooktermine mit dem Helfrecht.

Persönliche Zeitplanung ist zudem ein Mittel gegen Schlaflosigkeit. Denn der Mensch kann gleichzeitig nur wenige Dinge im Kopf haben, sind es mehr als drei, muss er jonglieren. Die Angst etwas zu vergessen hält ihn wach oder lässt ihn morgens zwischen 3 und 5 Uhr schweißgebadet aufwachen. Damit das Gehirn frei wird, müssen die Dinge rausgeschrieben werden. Zumindest sollte im Helfrecht-Planer stehen, wann eine Sache weiter behandelt wird. Wenn alles, was einen beschäftigt, eine Referenz im Helfrecht hat, dann schläft man wie ein Bubu Bärchen …


Thesen zur Zeitplanung

Eine gewagte Schätzung

Wenn jeder Mitarbeiter die Hälfte seiner Zeit mit der Helfrecht-Planung einspart, könnte ein Unternehmen mit den freigewordenen Ressourcen das Doppelte erreichen.

Wenn plötzlich das mittlere Management abgebaut wird, müssen viele Mitarbeiter selber planen, entscheiden, entwickeln und führen, die vorher ihre Tagesplanung von anderen erhalten haben. Die (oft ungewollte) Freiheit kostet Arbeit. Und wenn man nicht weiß wie, wird es von heute auf morgen unorganisiert und chaotisch. Gute Mitarbeiter sind dann durch Dringliches fremdbestimmt und werden mittelmäßig.

Der Chef ist die Speerspitze

Die persönliche Zeitplanung mit Helfrecht muss von der Chefetage ausgehen. Es könnte sogar Einstellungsbedingung sein. Als Unterstützung könnten Unternehmen einen Helfrecht-Beauftragten ernennen.

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