Wenn die Behörden vor der Türe stehen

Michael Müller Leiter Consulting, Control Risks Matthew Kinch Senior Consultant, Compliance, Intelligence Investigations and Technology, Control Risks

Korruptionsermittlungen durch Regulierungsbehörden sind häufig hochkomplex , insbesondere wenn sie sich über mehrere Länder und Gerichtsbarkeiten erstrecken. Um die negativen Folgen für das Geschäft zu begrenzen, müssen Unternehmen vorbereitet sein, um effektiv und effizient zu reagieren, wenn die Behörden vor der Tür stehen. Regulierungsbehörden werden normalerweise vor allem aus zwei Gründen tätig: Die Organisation hat einen Fall – vielleicht auf rechtlichen Rat hin – selbst gemeldet. In diesem Fall kann das Unternehmen die Schritte recht gut steuern. Im zweiten Szenario erhalten die Regulierungsbehörden von externer Seite – zum Beispiel von Konkurrenten, die in einem Ausschreibungsverfahren unterlegen sind, oder von einem Hinweisgeber innerhalb des Unternehmens – einen Tipp. Manchmal tauchen auch Informationen über Korruption in einem ganzen Sektor auf und lösen eine flächendeckende Untersuchung aus.

Wie das Unternehmen ab dem ersten Tag auf eine Ermittlung reagiert, kann sich darauf auswirken, ob und unter welchem Strafbestand es letztlich angeklagt wird. Das Unternehmen muss nachweisen können, dass es von Anfang an korrekt und angemessen gehandelt hat. Es ist entscheidend, dass die Organisation sofort von Standardmanagementprozessen auf Krisenmanagement umschaltet, damit schnelle Entscheidungen gewährleistet sind und die richtigen Personen eingebunden werden.

Stehen die Strafverfolgungsbehörden unangemeldet vor der Tür, führt häufig ein großes Team aus Anwälten, Polizisten und Wirtschaftsprüfern eine Durchsuchungsaktion durch. Oft weiß niemand, was zu tun und wer zu verständigen ist. Diese ersten Informationsflüsse sind essentiell. Jeder muss in einer solchen Situation wissen, wofür er verantwortlich ist, was er zu tun hat, wer zu verständigen ist und welche rechtlichen Handlungsmöglichkeiten gegeben sind. Ein wirksamer Krisenmanagementplan und ein effizientes Krisenmanagementteam in einem Unternehmen muss mit unterschiedlichsten Szenarien umzugehen wissen: Von der Evakuierung von Mitarbeitern aus einem Krisengebiet bis hin zum Umgang mit Regulierungsbehörden. Die erforderliche Expertise ist sehr unterschiedlich, dennoch sollten solche Szenarien in einem gemeinsamen Rahmen für das Krisenmanagement des Unternehmens behandelt werden.

Organisationen sollten über Krisenmanagementpläne verfügen. Diese einfache Weisheit wird jedoch aus vielerlei Gründen teils nicht umgesetzt – manchmal liegt dies schlichtweg an der Fülle von Aufgaben im Tagesgeschäft. Krisenpläne müssen nicht nur aktuell gehalten werden, sondern es ist auch sinnvoll, realistische, für das Unternehmen relevante Szenarien, regelmäßig mit dem Team zu üben. In einem Zimmer zu sitzen und einen Workshop zu absolvieren ist eine Sache, eine andere ist die Simulation einer Razzia, in der Mitarbeiter und Manager mit echter Panik konfrontiert werden. Es hilft nichts, eine Krise erfolgreich zu bewältigen, wenn am Ende kein Geschäft mehr zu leiten ist. Das Krisenmanagement muss vom laufenden Geschäft getrennt werden. Eine Krise kann jede Ebene treffen, und jeder Standort kann zum Ziel der Ermittlungsbehörden werden. Es ist gut möglich, dass das Gebäude im Visier steht, in dem das Krisenmanagementteam sitzt. Das Unternehmen muss daher nach Alternativen suchen und Flexibilität in die Pläne einbauen.

Das Krisenmanagementteam eines Unternehmens ist am besten in der Lage auszuarbeiten, welche Ressourcen die Organisation braucht. Bei Ermittlungen können sich die meisten Unternehmen auf fundierten rechtlichen Beistand stützen. Sie werden aber wahrscheinlich auch taktische Unterstützung in Bereichen wie Krisenkommunikation, forensische Buchprüfung und Computerforensik benötigen.

Ferner müssen bei Ermittlungen normalerweise Unmengen von Dokumenten, E-Mails und Aufzeichnungen geprüft werden. Unternehmen müssen über eine Struktur zur Speicherung, Suche und Handhabung dieser Daten und Dokumente verfügen. Die schiere Größe der Datenmenge sowie die unterschiedlichen Formate stellen das betroffene Unternehmen vor immense Herausforderungen. Das notwendige länderspezifische Fachwissen zum Beispiel in Bezug auf lokales Recht und Kultur sowie gegebenenfalls Sprachkenntnisse darf nicht unterschätzt werden. Auch hier können externe Experten unterstützen, vor allem dann, wenn gegen Mitarbeiter aus dem Land selbst ermittelt wird. Sofern das Unternehmen für solche Unterstützung keine Rahmenvereinbarungen geschlossen hat, kann dies zu einer ungewollten Verzögerung der Ermittlung führen und dem Unternehmen zusätzlichen Schaden zufügen.

Das Consulting-Team der Control Risks Deutschland GmbH aus Berlin unterstützt deutsche Unternehmen im In- und Ausland bei einem effektiven Umgang mit potenziellen Risiken und um Chancen bestmöglich wahrzunehmen.