Simple Routineaufgaben wie Formulare auszufüllen oder Daten zu kopieren sind mühevoll und halten Mitarbeitende von wirklich wichtigen Tätigkeiten ab. Um dieses Problem anzugehen, können Unternehmen auf Robotic Process Automation (RPA) zurückgreifen. Softwareroboter springen dabei für ihre menschlichen Kollegen in die Bresche und entlasten sie bei der täglichen Arbeit. Während besonders große Unternehmen viele Abläufe auf diesem Weg automatisiert haben, herrscht beim deutschen Mittelstand weiterhin Skepsis gegenüber den Bots im laufenden Betrieb. Das liegt einerseits an fehlender Expertise und Unsicherheit, wie RPA eingesetzt werden soll. KMU unterschätzen den Mehrwert, den eine Prozessautomatisierung mit sich bringt. Andererseits bestehen oftmals auch Vorurteile und Ängste gegenüber einem vermeintlich zu starkem Eingriff in die eigene IT-Landschaft. Auch die anfänglich hohen Kosten von Lizenzen und Infrastruktur schrecken dabei ab – Aspekte, die besonders bei KMU mit geringer Investitionsfähigkeit schwer ins Gewicht fallen. Zur Wahrheit gehört aber auch: Wer nicht in die Digitalisierung seiner Prozesse investiert, verliert in der Zukunft an Wettbewerbsfähigkeit. Eine Lösung für dieses Dilemma ist RaaS, Robotics as a Service.
Das RaaS-Konzept fristet in Deutschland ein Schattendasein. Zu Unrecht. Das relativ junge Geschäftsmodell ähnelt der „as a Service“-Idee, wobei Dienstleister ihre Roboter an Kunden vermieten. Diese nutzen die Leihobjekte kurz- oder langfristig. Anders als bei SaaS, Software as a Service, erwerben sie dabei allerdings keine Lizenzen für die Roboterlösung oder die Technologie zur Nutzung, sondern kaufen Abonnements für eine bestimmte Anzahl von Robotern – nach Bedarf beliebig skalierbar. Die Datenpflege und -wartung der Roboter übernimmt ein externer Anbieter. Das bringt viele Vorteile: Während die Anfangsinvestitionen vor allem für KMU oft eine unüberbrückbare Hürde darstellen, bieten Dienstleister günstige Angebote an, die sich an den Anforderungen und der Größe des Unternehmens orientieren. Statt großflächiger Digitalisierung, kostspieliger Infrastruktur, teuren Lizenzen und langjährigen Verträgen mit den jeweiligen Anbietern, dient RaaS als flexible Alternative für Firmen, die noch keine Erfahrungen im Bereich Automatisierung besitzen oder auf der Suche nach einer besseren Skalierung sind. Wer glaubt, die bloße Einführung von Bots würde den Umsatz steigern, der irrt allerdings. Erst wenn die Softwarelösung in der dafür notwendigen Kultur eingebettet ist, Kapazitäten und Wissen zur richtigen Konfiguration und Verwaltung vorhanden sind, können Unternehmen RPA-Projekte, also robotergesteuerte Prozessautomatisierungen, auch erfolgreich umsetzen. Ein Managed-Service-Modell, wie es CGI anbietet, schafft dafür die Voraussetzungen.
Mit dem Wissen schwinden die Zweifel
Die Automatisierung von Prozessen ist ein langfristiges Projekt, dessen Return of Investment nicht am ersten Tag messbar ist. Neben dem Aufbau einer Infrastruktur benötigt auch das Konfigurieren der Bots seine Zeit, bevor die Roboter erstmals ihre Arbeit aufnehmen können. Besonders bei kleineren Budgets kann das die Anfangshürde zusätzlich erhöhen. Mit der Wahl eines erfahrenen RPA-Partners können auch KMU diese Last auf mehrere Schultern verteilen und müssen sich nicht alleine um die zahlreichen Baustellen bei den ersten Automatisierungen sorgen. CGI stellt mit seinem RaaS-Angebot nicht nur die Infrastruktur, die auf einer Private Cloud gesichert ist – der IT-Dienstleister analysiert auch die Unternehmensprozesse und richtet die Bots nach den individuellen Anforderungen aus. Unbedingt sollten im Service auch die entsprechenden Lizenzen enthalten sein und über eine flexible Skalierung verfügen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass das beste Preismodell zur Wahl steht.
Traditionelle, kapitalintensive Automatisierungslösungen zu implementieren dauert oft Jahre. Das RaaS-Programm dagegen ist sehr viel kosteneffizienter und schneller eingerichtet. Dabei entstehen für Unternehmen weder versteckte Kosten noch teure Wartungsverträge – während der Anbieter dafür Sorge trägt, dass immer die neuesten Geräte und Software-Updates zur Verfügung stehen. CGIs RaaS-Modell ist daher eine rentable Option für alle, die auf der Suche nach einer effektiven Automatisierungslösung sind, die schnell implementiert werden kann und weniger Kapitaleinsatz erfordert.
Ein weiterer Vorteil von RaaS liegt im Wissenstransfer. Besonders bei Unternehmen ohne Vorkenntnisse im Automatisierungsbereich fehlt es an Know-how, Fachleuten und oftmals auch an der Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenüber den neuen Technologien. Der Service-Teil des RaaS-Konzeptes ist daher zentral für eine erfolgreiche Umsetzung. Es umfasst eine erste Analyse der bestehenden Prozesse, baut die Bots auf und übernimmt das Change Management. Workshops mit den Experten von CGI vor Ort vermitteln der Belegschaft das grundlegende Wissen, zerstreuen Zweifel und entkräften Vorurteile gegenüber Bots. Erst wenn die Mitarbeiter die geplanten Umstrukturierungen annehmen, ist eine praktische Umsetzung realisierbar.
Roboter, die auf Prozesse starren
Robotics as a Service bietet ein kostengünstiges Sprungbrett über die ersten Hürden. Es kann außerdem die Grundlagen für weitere Automatisierungsprojekte schaffen. Um KMU zu entlasten, betreiben Dienstleister die Bots in ihrer eigenen Infrastruktur, kümmern sich um die Strukturierung der Softwareroboter, ihre Wartung und Anpassungen, wenn sich die Prozesse ändern. Bei manchen Unternehmen schlägt bei dieser Vorstellung vielleicht die Alarmglocke – schließlich erhalten externe Personen Zugriff auf interne Daten und Abläufe, die sie auch noch auslagern. Verlieren sie damit die Hoheit über ihre Prozesse? Nein, diese liegen weiter in ihren Händen und auch die einmal als Dienstleistung erstellten Bots können auf Wunsch in die Infrastruktur der Unternehmen migriert werden. So lange Firmen die Ressourcen der RaaS-Anbieter nutzen, offenbart sich allerdings ein weiterer Vorteil: Die Nachhaltigkeit. Wer gemeinsame Kapazitäten nutzt, spart nicht nur Energie ein, er benötigt auch keine eigene Hardware – mit Hinblick auf die seit kurzem verpflichtenden ESG-Reports (Environmental, Social and Governancen) ein wichtiger Aspekt.
Trotz dieser vielen Vorteile gilt RaaS jedoch weiterhin als Hidden Champion, den viele Unternehmen übersehen – auch, weil sich viele für den direkten Weg zum Anbieter der Automation-Tools entscheiden. Hier fallen anfängliche Investitionen weg, da Unternehmen monatlich für Lizenzen zahlen und nicht jährlich. Mit einer steigenden Anzahl an Lizenzen zeigen sich schnell die finanziellen Vorteile von CGI RaaS, die bis zu 34 % Ersparnis gegenüber dem Lizenzkauf beim Hersteller ausmachen können. Auch wenn das Konzept in Sachen Digitalisierung erst ein kleiner Schritt ist, stellt es für KMU eine lukrative Option dar, sich die notwendige Expertise ins Haus zu holen. Große Firmen profitieren hingegen von der einfachen Skalierung, wenn beispielsweise Anforderungen kurzfristig steigen und mehr Kapazitäten zum Einsatz kommen müssen.
