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Der Fokus des 1978 gegründeten Automatisierungsspezialisten AKE Technologies liegt auf dem Bau von Anlagen für die Montageprüftechnik. Während die Automatisierung seiner Kunden seit jeher die Kernkompetenz von AKE darstellt, offenbarte sich bei der Effektivität der firmeninternen Abläufe zunehmend Nachholbedarf. Zum einen, weil die Belegschaft ab 2014 innerhalb weniger Jahre von ca. 65 auf knapp 250 Personen angewachsen war, zum anderen aufgrund insgesamt gestiegener Markt- und Qualitätsanforderungen. Die Firmenverantwortlichen beabsichtigten, zunächst im Einkauf und in der Warenwirtschaft effizientere Vorgänge zu etablieren und über einen durchgängigen Datenfluss die budget- und termingerechte Abwicklung der Projekte sicherzustellen. Bewusst war ihnen, dass dies nur mit einer integrierten ERP-Software zu erreichen war, welche die bis dato eingesetzten Insellösungen – meist Word und Excel – ersetzen sollte.
Der Evaluierungsprozess für ein passendes System begann Ende 2017 unter Einbeziehung eines externen IT-Beraters, dessen Anbietervorschläge ausgiebig evaluiert wurden. Schrittweise kristallisierte sich dabei heraus, dass das Multiprojektmanagement-System „ams.erp“ den Bedarf aufgrund seiner Fokussierung auf die Losgröße 1+ am besten erfüllte. Besuche bei Referenzkunden aus der Einzelfertigung bestätigten diese Einordnung.
Michael Schurm, der als einer von zwei operativen Geschäftsleitern die IT verantwortet, beschreibt es als Kernanforderung an das System, sich als Sondermaschinenbauer mit hohem Einzelfertigungsanteil bei der Abwicklung seiner Hauptprojekte sowie der vielen Service- und Ersatzteilaufträge nicht „verbiegen“ zu müssen. Vielmehr sollte die Software im Standard flexibel genug sein, die grundlegenden Abläufe ohne größere Anpassungen abzubilden. Dass dieser Plan umgesetzt werden konnte, bestätigt neben Michael Schurm auch die ERP-Projektleiterin Andrea Haider. Außer einigen Feldverlängerungen gebe es keinerlei Zusatzprogrammierung, die die Release-Fähigkeit beeinträchtigten.
Am Software-Standard orientierter, durchgängiger Prozess
Zusammen mit den Spezialisten von AMS Solutions ist es gelungen, einen durchgängigen Prozess zu etablieren, der im Vertrieb startet und den gesamten Beschaffungsvorgang und die Materialwirtschaft transparenter gestaltet. „ams.erp“ wandelt Angebote von Hause aus automatisch in Aufträge, woraufhin die mechanische Konstruktion und die E-Planung ins Spiel kommen. „Über eine Schnittstelle werden die Stücklisteninformationen entsprechend der Struktur der jeweiligen Anlagentypen automatisiert vom CAD-Programm Catia an „ams.erp“ übergeben und danach von der Arbeitsvorbereitung bearbeitet“, beschreibt Andrea Haider den Ablauf.
Eine Arbeitsvorbereitung (AV) wurde erst mit der Implementierung des ERP-Systems etabliert. Da digitale Daten zuvor nicht vorhanden waren, diente einzig der Erfahrungsschatz des Fertigungsleiters als Entscheidungsgrundlage. Bestellungen wurden ausschließlich über Excel getätigt und die auftragsrelevanten Dokumente in Ordnern abgelegt. „Dazu musste man wissen, wo man suchen musste, um an bestimmte Informationen zu einem Auftrag zu gelangen“, erinnert sich die ERP-Projektleiterin und fügt hinzu, dass dieses Verfahren für neue Mitarbeitende heute kaum mehr vorstellbar sei.
Durch den Einsatz der integrierten Software konnten aber nicht nur ehemals aufwendige manuelle Prozesse digitalisiert und beschleunigt werden. Denn auf Basis der Bestellungen und Buchungen aus der Materialwirtschaft, deren Anzahl im Zuge der konsequenten Systemnutzung stetig zunimmt, ergeben sich eine ganze Reihe zusätzlicher Informationen. „Dank der ERP-Unterstützung können wir inzwischen auswerten, wie oft wir bestimmte Teilenummern verwenden und welche Teile wir tatsächlich häufiger fertigen oder bestellen als wir zuvor glaubten“, berichtet Andrea Haider. Infolgedessen konnte beispielsweise ein Lagerbestand für kleinere Normteile aufgebaut werden.
Datenbasis liefert weitreichende Rückschlüsse
Darüber hinaus lassen sich mit „ams.erp“ unkompliziert Fertigungsgleichteile ermitteln. Wenn also ein bestimmtes Teil in einem gewissen Zeitraum für verschiedene Aufträge mehrfach benötigt wird oder in verschiedenen Baugruppen zum Einsatz kommt, muss die jeweilige Bearbeitungsmaschine nur noch einmal eingestellt werden, um das Teil in der gewünschten Anzahl direkt nacheinander zu fertigen. Zuvor musste für jedes Teil immer wieder umgerüstet werden, was entsprechend zeitaufwendig war. „Heute kann der Fertigungsleiter anhand von Dashboards erkennen, welche Teile in welchem Zeitraum wie oft gefertigt werden müssen und kann somit vorausschauend planen“, so die ERP-Projektleiterin. Hinzu kommt, dass im Gegensatz zu früher, als für gleiche Bauteile diverse Bezeichnungen vergeben wurden, Gleichteile heute dieselbe Zeichnungsnummer besitzen. Auf dieser Basis gelingt es laut Andrea Haider selbst einem absoluten Sondermaschinenbauer wie AKE, einen gewissen Grad an Standardisierung zu erreichen. So konnte inzwischen auch eine Vormontage für kleinere Baugruppen mit regelmäßig verbauten Standardteilen etabliert werden.
Es sind derartige Arbeitserleichterungen, die die Prozesse insgesamt beschleunigen: „Ähnlich wie in der AV lassen sich auch in der Buchhaltung und in anderen Bereichen mehrere Prozessschritte sinnvoll zusammenfassen. Was sich dabei über den Tag hinweg an Zeiteinsparungen summiert, ist immens“, zeigt sich Andrea Haider zufrieden. Auf diese Weise habe man auch die Mitarbeitenden mitnehmen können, die entweder zuvor keinerlei Erfahrungen mit ERP-Systemen besaßen oder der Nutzung des Systems anfangs kritisch gegenüberstanden. Sie erkennen inzwischen, welche Vorteile Echtzeitinformationen bringen. Die Mitarbeiter in der Mechanik beispielsweise schauen sich Zeichnungen heute fast ausschließlich digital an, was nicht nur komfortabler ist, sondern auch Fehler minimiert.
