Bestandsmanagement | Kürzere Beschaffungszyklen und kleinere Bestellmengen sind heute Alltagsgeschäft. Angesichts steigenden Wettbewerbs und zunehmenden Kostendrucks sind Mittelständler auf einen optimalen Umgang mit ihren Beständen angewiesen. Ein ganzheitliches Bestandsmanagement trägt zur Sicherung der Liquidität bei.
Rabea Schalow Pressereferentin Logistik, Stahl, Industriegüter und IT, Additiv PR, Montabaur
Der bewusste, verantwortungsvolle Umgang mit Beständen ist für mittelständische Unternehmen die Grundvoraussetzung, um effizient und erfolgreich zu wirtschaften. Das Erfolgsgeheimnis ist ein ganzheitliches Bestandsmanagement. Jedoch stellt seine Realisierung viele Betriebe vor Herausforderungen. Eine Lösung bietet nun Logo-Team: Die Berater für Logistik und Organisation haben einen praxisorientierten Leitfaden entwickelt. Hier finden Bestands- und Führungsverantwortliche eine Anleitung, um Schwachstellen zu identifizieren und Prozesse nachhaltig zu optimieren.
Bislang weist ein Großteil der deutschen mittelständischen Betriebe erhebliches Verbesserungspotenzial bei der Pflege seiner Bestände auf. Dies ergab eine Studie, die Logo-Team 2013 durchführte. Doch wie baut man ein ganzheitliches Bestandsmanagement auf? Welche Aspekte sind dabei zu beachten und was wird häufig falsch gemacht? Um diese Fragen zu beantworten, hat Logo-Team ein Drei-Phasen-Modell entwickelt. Dieses umfasst und beschreibt alle Stufen der Implementierung – von der Erfassung und Bewertung der Ist-Situation über den Aufbau eines operativen Bestandsmanagements bis zur Integration eines effektiven Bestandscontrollings.
„Der Beginn eines jeden Änderungsprozesses erfordert eine klare Bestimmung der aktuellen Position“, erklärt Martin Stoll, Partner bei Logo-Team, „im Zuge der Optimierung des Bestandsmanagements ist deshalb eine mehrdimensionale Erfassung der Bestände gefordert.“ Diese werden in einem ersten Schritt nach verschiedenen Parametern und Merkmalen kategorisiert und klassifiziert. So wird eine verlässliche Datengrundlage geschaffen, welche die Ist-Situation detailliert widerspiegelt.
Wichtig ist eine objektive Einschätzung des Status quo
In einem zweiten Schritt erörtern die Berater im Rahmen einer Swot-Analyse die organisatorische Einbindung des Bestandsmanagements ins Unternehmensgefüge. Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken werden dabei verglichen und gegeneinander abgewogen. Unternehmen erhalten durch diese ausführliche Darstellung eine objektive Einschätzung des Status quo. Vor- und Nachteile sowie erste Ansatzpunkte für Verbesserungen werden transparent gemacht. „Die Ist-Analyse ist die zwingende Voraussetzung für die Bestandsoptimierung“, erläutert Berater Sebastian Zupanc.
Das gilt in besonderem Maße für die zweite Phase des Modells, den Aufbau eines operativen Bestandsmanagements. Sie widmet sich dem Umgang mit den Beständen verschiedener Kategorien. Bezugnehmend auf die Ergebnisse der vorangegangenen Analyse wird zunächst eine differenzierte Einteilung der Materialien vorgenommen. Darüber hinaus werden wichtige Materialstammdaten überprüft oder, falls nötig, neu erhoben. Die hierbei definierten Parameter, wie etwa die Wiederbeschaffungskosten und -zeiten, die Lagerhaltungskosten und der Bedarfsforecast, bilden anschließend die Grundlage für die Zuweisung materialspezifischer Dispositionsarten. Dabei handelt es sich um eine wesentliche Grundlage für die Realisierung und den Erfolg eines Bestandsmanagements: „Nur eine auf die Bedarfseigenschaften der Materialien und Beschaffungswege inklusive Lieferanten zugeschnittene Dispositionspolitik ermöglicht langfristig ein optimales Wirtschaften“, so Stoll.
Angesichts der ökonomischen Relevanz empfiehlt der Logistikberater, im Zuge der Bestandsoptimierung ein Dispositionssystem zu integrieren, das im Sinne einer kostenoptimalen Güterbereitstellung mit einer verbrauchs-, plan- oder auftragsgesteuerten Disposition auf die jeweiligen Materialeigenschaften zugeschnitten ist. Aufgrund der teils gravierenden Veränderungen müssen von Anfang an die zuständigen Mitarbeiter mit einbezogen werden.
Ein zentraler Aspekt auf dem Weg zu einem gut funktionierenden Bestandsmanagement ist auch das Bestandscontrolling, Phase drei des Modells. Denn ein suboptimaler Umgang mit den Beständen – selbst in kleineren Unterabteilungen – wirkt sich negativ auf die Performance des gesamten Unternehmens aus. Das Bestandscontrolling darf darum nicht als isolierte Controllingdisziplin betrachtet werden, sondern erfordert eine Einbindung in das Unternehmenscontrolling. Neben Schnittstellen zwischen den Abteilungen Einkauf, Produktion, Verkauf sowie Produktmanagement/Marketing und Entwicklung/Konstruktion müssen diese unter anderem zum Finanzcontrolling bestehen. Da oftmals Zielkonflikte zwischen den verschiedenen Fachabteilungen existieren, kann deren interdisziplinäres Zusammenwirken jedoch gerade zu Anfang Herausforderungen mit sich bringen. Unternehmen sollten deshalb für eine Transparenz der Kostenstrukturen sorgen.
Ein bewährtes Konzept, das die Bestandskostenverantwortlichkeiten ausdrückt, ist das Total-Cost-of-Ownership-Verfahren (TCO). Es erfasst alle Kostentreiber der Bestandshaltung und ordnet sie den einzelnen Kostenträgern zu. Durch die übersichtliche Auflistung lässt sich ein vollständiges Bild der Gesamtsituation entwerfen. „Die Integration des Controllings ins Unternehmensgefüge schließt den Vorgang der Bestandsoptimierung weitestgehend ab“, so Stoll, „die Einführung eines individuell abgestimmten Regelkreises stellt anschließend sicher, dass das implementierte System langfristig zum Unternehmenserfolg beiträgt.“
Fazit: Es zeigt sich, dass der strategische Aufbau des Bestandsmanagements, die Einbindung der Mitarbeiter sowie die bewusste Umsetzung einzelner Maßnahmen entscheidend für den langfristigen Unternehmenserfolg sind. Der neue Leitfaden „Bestandsmanagement“ veranschaulicht die einzelnen Phasen zur Optimierung der Bestandssituation. Interessenten erhalten die Möglichkeit, sich in kürzester Zeit einen Überblick über die anspruchsvolle Thematik zu verschaffen sowie ihr eigenes Bestandsmanagement zu evaluieren und zu verbessern. Die Praxishilfe ist bei leitfaden@logo-team. com erhältlich. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Studie „Bestandsmanagement“ aus dem Jahr 2013 unter studie@logo-team.com ebenfalls kostenfrei anzufordern. •
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