E-Sourcing vs. E-Commerce Der B2B-Shop als Beschaffungsplattform

E-Sourcing vs. E-Commerce

Der B2B-Shop als Beschaffungsplattform

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Obwohl Beschaffung und Vertrieb ihre spezifischen Anforderungen haben, müssen gemeinsame, digitale Strukturen entwickelt und gepflegt werden. Deshalb wünschen sich auch Einkäufer einen guten B2B-Shop.
Einkäufer und Verkäufer treffen sich am Verhandlungstisch mit entgegengesetzten Interessen. Bei aller Verschiedenheit sind sich beide Seiten jedoch in einem einig: sie wünschen sich effiziente Businessprozesse. Effizienz entsteht durch eine stabile und meist langjährige Geschäftsbeziehung. Und Effizienz entsteht auch durch optimierte digitale Unterstützung der Geschäftsprozesse.
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung stehen nicht nur Lieferanten, sondern auch der Einkauf massiv unter Druck, die oft versäumte Modernisierung der Systemlandschaft nachzuholen. In der Beschaffung läuft heute noch vieles analog. Und verschlingt dabei dringend benötigte Ressourcen. Schnell sollte der Wechsel auf eine digitale Lösung vonstattengehen. Günstig sollte das Projekt sein. Die Lösung muss auf aktuelle Bedürfnisse zugeschnitten sein, aber auch Flexibilität in der weiteren Entwicklung erlauben.
Verständlich, dass IT-Verantwortliche zunächst die Möglichkeiten ihres täglichen Handwerkszeugs sondieren, etwa über Erweiterungen des ERP-Systems nachdenken. Ein Beschaffungssystem (E-Procurement) professionalisiert die Bedarfserhebung und setzt Ressourcen für Preis- und Konditionsverhandlungen frei. Ist bereits ein Beschaffungssystem im Einsatz, wird die Erweiterung eines Lieferantensystems (Supplier Portal, E-Sourcing) erwogen. Dieses deckt zusätzlich die Geschäftsanbahnung ab und kann in die Systemlandschaft integriert werden.
Selten geht beim Thema E-Sourcing der Blick der IT-Verantwortlichen auf die gegenüberliegende Seite des Verhandlungstisches, mit der der Einkäufer ständig in Kontakt steht. Auch der B2B-Shop des Lieferanten kann viel für den Einkäufer tun. Er liefert vielleicht genau die Puzzleteile, die dem beschaffenden Unternehmen an den entscheidenden Pain Points Erleichterung verschaffen.
Nach jüngsten Erhebungen („BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung“ 2015/2016) nutzen nach wie vor nur 30 % der befragten Unternehmen ein Lieferantenmanagementsystem (E-SRM) oder ein Beschaffungssystem (E-SCM). Eine relativ geringe Zahl, angesichts der Tatsache, dass dieselben Befragten die Vorteile von Sourcing-Systemen erkennen und klar beziffern können. Denn es lohnt sich. Durch einheitliche, transparente Prozesse ist eine Senkung der Einstandskosten um 9 bis 15 % möglich. Durch schnellere Abläufe und medienbruchfreie Datentransfers können Prozesskosten laut dem BME-Stimmungsbarometer um 5 bis 13 % reduziert werden. Diese Kostensenkung summiert sich, denn sie fällt regelmäßig für alle Beschaffungsaktivitäten an.
Dass angesichts dieser Vorteile die Marktdurchdringung noch immer recht gering ausfällt, hängt mit den massiven Anforderungen im Changemanagement und der Investition für Einführung und Pflege eines Sourcing-Systems zusammen. Um die Daten vollständig und aktuell zu halten sowie die Transparenz über Einkaufsgeschehen und Zukunftsfähigkeit der Lösung zu garantieren, sind ständig Anpassungen und Weiterentwicklungen nötig. E-Sourcing ist keine fertige Lösung. Es ist ein dynamisches System, das Geschäftsbeziehungen, Prozesse und technische Komponenten abbilden muss. Das beschaffende Unternehmen muss regelmäßig in die Entwicklung der Lieferantenanbindung und Katalogpflege investieren. Auch für jene Lieferanten, die es gerade nicht beauftragt.
Diesen konkreten Aufwänden stehen für das einkaufende Unternehmen nur die oben bezifferten Einsparungen durch Preisvergleich, Konditionsverhandlung und Volumenbündelung gegenüber. Für viele rechnet es sich insgesamt nicht.
B2B-Funktionalität beim Lieferanten optimiert Beschaffungsprozess
Für den Einkauf wäre es attraktiver, beschaffungsrelevante Informationen vom jeweiligen Experten digital aufbereiten, verwalten und zur Verfügung stellen zu lassen; nämlich vom Lieferanten selbst. Selbstverständlich müssen für einen Zuschlag in erster Linie Produkt, Preis und Service stimmen. Effiziente Prozesse sind jedoch ein wichtiger Kostenfaktor für jedes Unternehmen. So werden Einkäufer einen sauber aufgesetzten B2B-Shop des Lieferanten einem schwerfälligen und wartungsintensiven E-Sourcing in vielen Fällen vorziehen. Mit durchdachten Funktionen und Online-Self-Services wird ein B2B-Shop zur attraktiven Beschaffungsplattform für Einkäufer. So kann das einkaufende Unternehmen die eigenen Aufwände reduzieren, ohne selbst die intensive Maintenance stemmen zu müssen.
B2B-Shop als Beschaffungsportal: Win-Win für Einkauf und Vertrieb
Kein Einkäufer möchte sich von vornherein auf einen Lieferanten festlegen. Deswegen dürfte von Lieferanten parallel immer die Pflege von Marktplatzprofilen und Selbstdarstellung in E-Sourcing- Portalen verlangt werden. Das können auch Lieferanten mit großem Marktanteil und langjähriger Kundenbeziehung kaum vermeiden. Schließlich ist es auch für die Sichtbarkeit und den Ausbau der eigenen Reichweite sinnvoll. Das Aufsetzen eines als Beschaffungsportal optimierten B2B-Shops bedeutet daher nicht die Abkehr von anderen Absatzkanälen. Sourcing-Plattformen und B2B-Märktplätze können und sollen ergänzend zum B2B-Portal für die Geschäftsanbahnung genutzt werden. Hier ist ein minimales Profil mit Verweis auf das eigene Beschaffungsportal völlig ausreichend und spart erneut Aufwände. Diese Offenheit für Multi-Channel im Absatzmarketing kann neue Marktsegmente erschließen und wird vom Einkauf positiv bewertet. Denn auch Einkäufer sind durch ihr persönliches Einkaufsverhalten in B2C-Onlineshop geprägt und übertragen diese hohe Erwartungshaltung zwangsläufig auch auf die geschäftlich genutzten digitalen Prozesse.
Beschaffende Unternehmen tun gut daran, die technologischen und Marktentwicklungen auf der Gegenseite in Betracht zu ziehen und sie als das zu nehmen, was sie sind: ein Sprungbrett für ihre eigene Business-IT. Die große Welle des E-Commerce hat das B2B-Segment erfasst. Händler und Hersteller müssen sich den gestiegenen Standards anpassen, um Marktanteile zu sichern und zugleich die eigenen System- und Prozesskosten überschaubar zu halten. Wenn Lieferanten derzeit massiv mit B2B-fähigen Lösungen in den E-Commerce einsteigen, müssen die beschaffenden Unternehmen das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf den Errungenschaften des Gegenübers aufsetzen.
Um seine Kundenbeziehungen zu festigen, investiert der Lieferant in die Darstellung und Zugänglichkeit seiner Produkte; der Einkäufer konzentriert sich auf seine Bedarfskalkulation und Anforderungen an den Beschaffungsprozess – so nehmen sie sich in der Geschäftsbeziehung gegenseitig Mehrarbeit ab und ermöglichen den Fokus auf die eigenen Kernkompetenzen.
Roland Fesenmayr, Vorstand Oxid eSales AG, Freiburg i. Br.

Beschaffungsfunktionalität,die Einkäufer honorieren
  1. Transparenz über die gesamte Abwicklung ohne Medienbrüche (Recherche, Order, Versand)
  2. Optimierte Produktdarstellung (Produktdetails, Ansichten, Datenblätter)
  3. Aktualität und Vollständigkeit der Gesamtportfolios (Verfügbarkeit, ergänzende Waren, Services)
  4. Zugeschnittene Beschaffungsfunktionalität für den Einkauf (im Self-Service):
    • Teamarbeit im Einkauf über Unternehmensaccount mit personenbezogenen Einzelkonten und Rollen abgebildet;
    • Master-Cockpit für den Chefeinkäufer
    • Budgetvorgaben pro Einkaufsmitarbeiter durch Chefeinkäufer
    • Genehmigungspflichtige Budgets oder Bestellungen landen durch automatisierte Freigabe-Workflows beim zuständigen Vorgesetzten
    • Sammelbestellungen bündeln Einkaufsaktivitäten und ermöglichen attraktive Rabattstaffeln und die Ersparnis von Versandkosten
    • Turnusmäßige Wiederbestellungen können automatisiert oder halb-automatisiert angelegt werden
    • Warenkorbexport und externes Speichern regelmäßig beschaffter Güter
  5. Zeitgemäße Usability und Komfort in der Handhabung, etwa:
    • Produkte sind schnell und unkompliziert zu finden
    • kurze Prozesswege zwischen Produktion und Einkauf durch weiterleitbaren Warenkorb mit Produktdokumentationen, erhöht Effizienz und minimiert Fehler
  6. Projektübergreifende Freigabelisten schaffen Transparenz und erhöhen Koordinationseffizienz
  7. Live-Informationen zu Verfügbarkeit und Preis, etwa für zuschlagspflichtige oder volatile Rohstoffe
  8. Sofortige Angebotserstellung und Kalkulation anhand der verhandelten Preise und Rabatte; Gewichts- und Versandkostenstaffeln
  9. Schnelle Abwicklung auf Lieferantenseite, bessere Planbarkeit und Lieferung in kurzer Zeit möglich
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