Damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen

Tino Böhler ist Fachjournalist in Dresden

Ende 2003 war es für die Zipfel Formenbau GmbH Zeit für einen IT-technischen Neuanfang. Seitdem arbeitet der Freiburger Hersteller von Spritzgießwerkzeugen mit der Prozessmanagement-Lösung der 3plep GmbH, die ebenfalls in Freiburg ansässig ist. Der Grund für die Installation eines modernen Zeiterfassungs-, Controlling- und Kalkulationssystems war, dass die einzelne IT-Teilsysteme zwar vorhanden, aber nicht miteinander verbunden waren. Mit anderen Worten: Die IT-Struktur war definitv veraltet, und es fehlte jede Integration. „Es gab kein fundiertes Controlling“, umschreibt Geschäftsführer Manfred Cremer die unbefriedigende Situation.

Die Freiburger Formenbauer suchten ein integriertes Paket, mit dem sich Adress- und Projektdaten sowie Zeiten und Material erfassen und verwalten lassen. Schließlich sollte das neue System eine einfach zu handhabende, formenspezifische Kalkulation bieten. Bei der anschließenden Recherche nach einer Branchenlösung für Formenbauer, die im Projektgeschäft tätig sind, musste man feststellen, dass es ein passendes Standard-Paket auf dem Markt nicht gab. „Trotzdem mussten wir als Projektfertiger irgendwie unsere Mitarbeiter- und Maschinenstunden verbuchen“, so Cremer weiter. „Schließlich stießen wir auf die Prozessmanagement-Lösung der 3plep GmbH, mit der sich unsere Forderungen umsetzen ließen.“

Durch die offene Struktur der 3plep-Suite kann Zipfel jetzt die für Formenbauer spezifische Auftragsstruktur problemlos im System anlegen und ein entsprechendes Prozessmodell definieren. Als Beispiele nennt Cremer eine neue Spritzgießform oder eine Werkzeuginstandhaltung. Auch individuelle Auswertungen und das Verwalten von Fremdleistungen ließen sich mit dem System gut abdecken. Mitinhaber Dirk Ley zeigt sich zufrieden: „Wir nutzen die Lösung zudem als CRM- und Timemanagement-System. Historie- und Wiedervorlagefunktion sind dabei inbegriffen.“

Mit Einführung der Projekt-Software hat das Freiburger Unternehmen auch seine Organisation geändert. Es gibt jetzt Projektverantwortliche, die neben der Produktqualität auch die Einhaltung der Termine und die Kosten zu veranworten haben. Nach Ansicht von Cremer lässt sich das mit dem System gut steuern und kontrollieren. Auch die Planungssicherheit bei der Formenkalkulation konnte erhöht werden. Eine bessere Transparenz in der Kapazitätsauslastung und in der Abrechnung nach Aufwand sowie die eindeutige Zuordnung von Mitarbeitern zu Projekten sind für Cremer weitere Pluspunkte. „Wir sehen jetzt, wieviel Zeit wir in Aufträge, Maschineneinführung oder Werkstattumbau stecken“, freut sich der Manager.

Das Freiburger Unternehmen will die Software auch als Vorschauinstrument für die komplexe Werkstattplanung nutzen, um nicht nur einzelne Arbeitstage, sondern ganze Monate im Blick zu haben. Einen Vorteil sehen die Formenbauer auch darin, dass sich alle Adressen, Termine und Wiedervorlagen projekt- und kundenbezogen sammeln, anfordern und nutzen lassen – nahezu wie mit einem klassischen CRM-Instrument. Auch als Frühwarnsystem kommt die neue Projektcontrolling-Lösung zum Einsatz: „Da wir an einer Form bis zu drei Monate bauen, müssen wir rechtzeitig wissen, wann und warum uns Zeit und Kosten aus dem Ruder laufen“, so Cremer. Mit Hilfe der wöchentlichen Nachkalkulation hat der Geschäftsführer jetzt einen guten Überblick.

Die 1956 gegründete Zipfel Formenbau GmbH mit Sitz in Freiburg-Hugstetten konstruiert und produziert Spritzgießwerkzeuge für die Verarbeitung von Thermoplasten, Duroplasten und Elastomeren. Das auf Einzelstückfertigung ausgelegte Unternehmen ist seit Juli 2003 zertifiziert. Die Kunststoffteile kommen unter anderem in der Automobil-, Elektro-, Verpackungs- und Pharmaindustrie zum Einsatz. Das Unternehmen ist beratend tätig, erarbeitet Modelle, konstruiert und produziert. Zu den Kunden gehören beispielsweise Volvo, Opel, Porsche und das Elektro-Unternehmen Braun. 2003 steigerte Zipfel mit 25 Mitarbeitern den Umsatz um über 15 %. Für das laufende Jahr ist eine Zuwachsrate von 30 % angepeilt.