Im Zuge der Zertifizierungen nach ISO 9001, QS 9000 und VDA 6 entschieden sich Mitte der 90er-Jahre mehrere Gesellschaften der heutigen Conti-Tech AG für den Groupwarestandard Lotus Notes. Auf dieser Basis setzt die Systemlösung Pemsy von AKD auf, die zur dynamisch wachsenden Dokumentationsbasis ausgebaut wurde.
Dr. Ralph Vocke ist Marketing Manager bei der AKD Unternehmensberatung GmbH, Dülmen
Wenn, wie einst bei der heutigen Conti-Tech AG, in mehreren Gesellschaften weltweit 16 unterschiedliche E-Mail-Systeme den korrekten Informationsfluss und die globale Kommunikation behindern, wächst der Leidensdruck. Abhilfe konnte nur ein einheitlicher Groupware-Standard bringen.
„Zum Zeitpunkt unserer Vorüberlegungen waren die Aufgabenstellungen, Herausforderungen und Lösungsansätze sehr komplex“, erläutert Tim Fiß, der als Leiter Prüftechnik und Labor die Umstrukturierung federführend organisierte. Wunschvorstellungen und Erfordernisse führten dazu, dass sich das Leistungs- und Anforderungsprofil möglicher Lösungen stetig verbreiterte.
Hinzu kamen individuelle Gepflogenheiten jeder einzelnen Gesellschaft. „Die Papiermengen wuchsen unaufhörlich, altbewährte Verteilungs- sowie Archivierungsschemata stießen an Grenzen“, blickt der Abteilungsleiter zurück. Nach entsprechenden Recherchen wählte das Management schließlich ein elektronisches Informationssystem aus, das sich laut Fiß „in die Groupwareumgebung eingliedern und den sich stetig verändernden Erfordernissen eines international wachsenden Konzerns anpassen ließ“.
Den Startpunkt der Neustrukturierung in Richtung weniger Papierumlauf setzte – quasi als Arbeitsgrundlage – der Quality-Manager (QM) der AKD GmbH aus Dülmen. Mit dieser Lösung zum elektronischen Bearbeiten und Verwalten der Qualitätsdokumentation konnten standardmäßig rund 70 % der damaligen Basisanforderungen abgedeckt werden. Wesentliche Kriterien wie Prüf- und Freigabefunktionen, gemeinsame Dokumentennutzung und das automatische Anlegen von Dokumenten-Lebensläufen waren darin bereits realisiert. Die restlichen 30 % verteilten sich auf besondere Projektmanagementfunktionen, die über die Zusammenarbeit zwischen Conti-Tech und AKD in Folge-Releases etabliert wurden.
Die zur Projektbegleitung auserwählte Dülmener Firma war bereits damals als spezialisierter UnternehmensberatungsDienstleister in verschiedenen Branchen erfolgreich. Schwerpunkte früher wie heute sind Produktentstehungsprozess (PEP), Projektmanagement (PM), Total Quality Management (TQM), Customer Relationship Management (CRM) und Back Office (BO). Alle Kundenapplikationen erfolgen auf Basis von Lotus Notes/Domino und den Standards der Web-Technologie.
„Elementar für unsere Veränderungen waren Investitions- und Prozesssicherheit über den Einsatz von Standardtechnologien“, erklärt Tim Fiß. Seine Vorgabe: „Qualitätssicherung durch nachvollziehbare und rückverfolgbare Dokumentation in allen Projektphasen und Prozessen sowie Zeitersparnis durch transparente Genehmigungsverfahren.“ Lotus gestattete unter anderem die dringend benötigte abteilungsübergreifende Terminplanung von 26 000 Personen sowie die konzernkonforme internationale Kommunikation über Standards.
Darüber hinaus sollten in der Groupware-Umgebung Dokumente des Qualitätsmanagements verwaltet sowie verschiedene Kundenprojekte dokumentiert werden. Ein erstes Ziel bildete die Projektdokumentation des F+E-Bereichs. Sie musste nicht nur vom Informationsaustausch effizienter werden, sondern auch den Anforderungen VDA 6 und QS 9000 entsprechen. „Daneben wollten wir die verschiedenen Arbeitsprozesse im Bereich der Projektplanung mit einem separaten Programm umstrukturieren. In der Zusammenarbeit mit AKD erarbeiteten wir dann aber eine auf die Bedürfnisse unserer Gesellschaften abgestimmte Gesamtlösung“, betont Tim Fiß.
Ein Name war schnell gefunden: Pemsy entstand aus den Anfangsbuchstaben des Produkt-Entwicklungs- und Marketinginformations-Systems. Dabei handelt es sich um keine starre Software, sondern baut auf dynamischen oder modularen Elementen auf. Die Variierbarkeit, die Anpassungsfähigkeit an Erfordernisse und individuelle Ziele eröffnen viele Freiheitsgrade. Seit der Einführung 1998 in der Conti-Tech-Unternehmensgruppe wurde das Hilfsmittel, das den Produktentstehungsprozess abbildet und auch über integrierte Qualitätsmanagementkomponenten verfügt, kontinuierlich optimiert und strukturell gemäß sich ändernden Erfordernissen aktualisiert. Heute ist Pemsy, dank seiner Modularität, zum Referenzobjekt für die Automobilindustrie und Zulieferbetriebe geworden.
Zu den jüngsten Ergänzungen gehört ein Gantt-Chart, mit dessen Hilfe die Projekte und Prozesse nicht nur visualisiert, sondern auch neu modelliert werden können (siehe Kasten).
Ein monatlich stattfindendes Pemsy-Jour- Fixe gewährleistet den korrekten Informationsfluss zwischen Conti-Tech, IT-Beauftragten, Keyusern, dem Systembetreiber IBM und Wolfgang Holm. Dieser sorgt als AKD-Mann vor Ort unter anderem dafür, dass Pemsy neuen Gegebenheiten optimal entsprechen kann, somit seine Aktualität behält. Zudem versorgt er alle Anwender mit dem entsprechenden Know-how.
„Mit Pemsy ist es heute für alle Conti-Tech-Mitarbeiter ein Leichtes, bei derzeit rund 270 verschiedenen, kundenspezifischen Entwicklungsprojekten den Überblick zu behalten, während diese parallel zueinander bearbeitet werden“, resümiert Wolfgang Holm.
Das systemübergreifende Konzept dokumentiert den gesamten Produktentwicklungsprozess und stellt sicher, dass anfallende Aufgaben logisch abgearbeitet werden. Jedweder Produktentwicklungsprozess wird durch Pemsy für die Beteiligten transparent und jederzeit nachvollziehbar. Sogar den im Außendienst beschäftigten Kundenbetreuern nützt das Informationssystem. Sie können heute vor Ort, per Notebook, Daten abrufen und so jederzeit einen aktuellen Statusbericht einsehen oder abgeben.
SAP-Anbindung, besondere Wiedervorlage- und Suchroutinen, neue Webbrowserfunktionalitäten, weiterer Ausbau der Mehrsprachigkeit, Organisationsabbildung mit unterschiedlicher Rechte- und Rollensteuerung – so lauten einige Begriffe, die in der Liste aktueller sowie zukünftiger Projektarbeiten zwischen AKD und der Conti-Tech AG enthalten sind. Pemsy als modulare, dynamisch wachsende Dokumentations- und Erfolgsbasis macht’s möglich.
Per Gantt-Chart Projekte und Prozesse visualisieren und neu modellieren
Die jüngsten System-Ergänzungen bei Anwender Conti-Tech
Das bei Conti-Tech eingesetzte Informationsmanagement-System Pemsy ist dank seiner Modularität zum Referenzobjekt für die Automobilindustrie und Zulieferbetriebe geworden.
In diesem Rahmen nutzt Anwender Conti-Tech seit kurzem
- ein Gantt-Chart, mit dessen Hilfe die Projekte und Prozesse nicht nur visualisiert, sondern auch neu modelliert werden können,
- den Import von vordefinierten Aufgabenketten innerhalb der Grafik,
- die Zugriffsberechtigung durch definierte Gruppen,
- selektive, lokale Kopien von Projekten zur mobilen Nutzung und
- mehr konzernkonforme Benutzerfreundlichkeit in der Anhangverwaltung
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