Was nützt ein noch so toll geplanter Event, wenn die Anreise für die Gäste zu lang, zu beschwerlich oder ganz einfach zu teuer wird? Schon so manche, auf den ersten Blick geniale Idee für eine Veranstaltung musste deshalb korrigiert werden. Will man aus dem Ruder laufende Kosten oder gar peinliche Pannen vermeiden, empfiehlt sich das Gespräch mit einem Reise- und Travel-Logistiker. Indukom sprach mit Frank Holup, Geschäftsführer von Airlink-Holup aus Königswinter.
Indukom: Herr Holup, warum braucht man einen Reise-Logistiker, wenn man von einer Eventagentur neben der Event- auch die Reiseplanung aus einer Hand bekommen kann?
Holup: Wenn man mal salopp ausdrücken will – Schuster bleib bei deinen Leisten! Es liegt eigentlich in der Natur der Sache – wir sind Spezialisten in diesem Thema und beschäftigen uns jeden Tag mit der Frage: Wie kommen Menschen von A nach B? Wir sprechen jeden Tag mit Fluggesellschaften und Hotels, kennen die Produkte und sind über alle Neuerungen informiert. Ohne den Agenturen etwas zu wollen – die Kernkompetenz liegt da schon eher im Event und weniger im Bereich der Lösung komplexer Logistik-Fragen. Unternehmen, die mit Experten zu tun haben wollen, geben bei der An- und Abreise-Logistik an den Spezialisten ab, der wiederum mit der Eventagentur zur Abstimmung der Abläufe spricht. Der nette Nebeneffekt ist, dass die Kosten der Flüge nicht in den Agenturumsatz fallen und daher keine Provision seitens der Agentur erhoben werden kann. Zudem können wir immer wieder hohe Einsparpotenziale aufzeigen.
Indukom: Haben Sie dafür ein anschauliches Beispiel?
Holup: Ja. nehmen wir einen 3-Tagesevent, 100 Personen mit Flug, gebucht über eine Eventagentur. Die Flugkosten betragen circa 50.000 Euro. Wenn dieser Posten mit auf der Agenturrechnung steht, zahlen Sie auch darauf die Agenturprovision von beispielsweise 20 Prozent. Das sind immerhin 10.000 Euro, die Sie neben unserer optimalen Reiseplanung und -logistik als Vorteil verbuchen können, wenn Sie mit einem professionellen Travel-Logistiker zusammen arbeiten.
Indukom: Was gehört alles zur Travel- und Reise-Logistik, was bieten Sie Ihren Kunden an?
Holup: Unseren Kunden bieten wir einen Rund-um-Service. Buchung von Hotels, Linienflügen, Charter-Flugzeugen, Yacht- Charter bis hin zur Visabeschaffung. Ganz nach unserem Motto: Gemeinsam Ziele erreichen – und zwar zu den bestmöglichen Bedingungen! Durch unser Know-how können wir Linienflüge auch mit Charterflügen kombinieren. Wir haben Verträge mit den führenden Reiseveranstaltern in Europa, können somit auf deren Kontingente zurückgreifen.
Indukom: Welche Zielgruppen sprechen Sie mit Ihren Leistungen an?
Holup: Zu unserer Zielgruppe gehört eigentlich jedes Unternehmen – auch die Eventagenturen selbst – das reist, denn wir betreuen Kunden ganzheitlich. Der Grund mag variieren, fängt aber meist bei Dienstreisen der Mitarbeiter an, wozu auch Reisen zum Messeauftritt, zu Incentives, zur Produktvorstellung und ähnliches gehört, um einige Beispiele zu nennen.
Indukom Wenn Eventagenturen alles aus einer Hand bieten, warum sollten diese dann selbst bei Ihnen Kunde werden?
Holup: Es geht ums Know-how. Zu unseren Kunden gehören auch Eventagenturen. Diese sehen einen Bedarf, das Thema einem Spezialisten zu übergeben und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – den Event! Die Kernkompetenz liegt hier auf der Hand. Es beginnt meist bei den Dienstreisen der Agenturmitarbeiter. Hier sind enorme Einsparungen möglich, wenn man die Buchungsabläufe strukturiert und nicht jeder Mitarbeiter im Internet bucht. Das Herausfinden der besten und gleichzeitig effizientesten Verbindung gehört eben nicht zum Tagesgeschäft einer Agentur.
Indukom: Können Sie uns ein reales Beispiel nennen, wie ein Unternehmen durch Ihre Beratung profitieren kann?
Holup: Wir haben erst kürzlich wieder ein sehr deutliches Beispiel erlebt. Der Agenturchef einer größeren Eventagentur, die für einen Automobilkonzern arbeitet, rief mich an. Er suchte für den Plan, 4.500 Personen aus 100 verschiedenen Ländern zu einem Event in die USA bringen zu lassen, meinen Rat. Was seine Mitarbeiter nicht bedacht hatten, waren neben den enormen Reisekosten mit Chartermaschinen auch relativ einfache Überlegungen zu den Einreisebestimmungen der USA. Denn leider nahmen nur 30 der 100 Herkunftsländer der angedachten Kunden am Visa Waiver Programm der Vereinigten Staaten teil. Man kann sich vorstellen, wie schwierig eine solche Idee zu realisieren ist. Da kann ich nur raten, mit unserer Hilfe noch einmal offen und flexibel über das Reiseziel nachzudenken.
Indukom: Zu welchem Zeitpunkt sollte man bei Ihnen anfragen?
Holup: Die Agenturen und Kunden, die ihre Reisen bei uns buchen – ganz gleich ob Messeauftritt, Dienstreise oder Event – konsultieren uns schon in der Planungsphase. Frei nach dem Motto: „Wir wollen was mit unseren besten 50 Verkäufern machen. Budget ist Summe X – Was geht denn da?“ Wir prüfen dann tagesaktuell alle Möglichkeiten: Flugzeiten, Frequenzen, Airlines etc. Es gab schon Agenturen, die den Zuschlag für einen Event bekommen haben, ohne die Anreise geprüft zu haben. Vorteil für den Kunden oder die Agenturen: Wir arbeiten mit aktuellen Preisen. Die Kalkulation ist somit sehr
Real. (ro)
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