Funktionalität im Fokus

Mit einem „Big Bang“ hatten die Index-Werke Baan unternehmensweit als Standardsoftware eingeführt – mit einem Haken: „Da von der Konstruktion über die Beschaffung bis zum Vertrieb und Kundendienst alle Bereiche im Unternehmen angebunden wurden, musste eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten, Lieferscheinen, Rechnungen und Bestellungen für das neue System angepasst werden“, so Götz Kögel, stellvertretender IT-Leiter bei dem Esslinger Drehmaschinen-Hersteller. Die Ausgabemöglichkeiten der Standardsoftware waren jedoch sehr beschränkt: „Die relativ begrenzte Einteilung eines Blattes in 66 Zeilen und 80 Spalten setzte uns zu enge Grenzen, ebenso die Fixed Fonts der Software. Es ging uns aber nicht nur um die Gestaltung, sondern auch um die Funktionalität in den Dokumenten“, sagt Kögel. Eine zweite Lücke tat sich im Hinblick auf die elektronische Archivierung auf. In der Standardsoftware stehen dafür keine geeigneten Formate zur Verfügung.

Zwei Jahre nach der Einführung von Baan ging man bei den Index-Werken deshalb daran, eine geeignete Lösung für das Output Management zu finden. Nach dreimonatiger Auswahlphase fiel die Entscheidung für die EDP-Lösung (Enterprise Document Presentment) von StreamServe. Nach der Implementierung des Systems wurden die zentralen Applikationen wie die Baan-Druckerschnittstelle, die Baan-EDI-Schnittstelle und das elektronische Archiv angebunden. Nun war auch der Druck von Barcodes möglich. Im Alltag war dies eine große Erleichterung: 25 Dokumentklassen für die externe Kommunikation generiert das ERP-System. Täglich werden rund 2530 Dokumente erzeugt. Davon sind zehn Dokumentenklassen mit einem Output von 2150 Dokumenten auf Streamserve umgestellt.

Darüber hinaus boten sich völlig neue Dimensionen für die Kommunikation mit der Standardsoftware. Dies zeigte sich zuerst bei der elektronischen Archivierung. „Ein Vorteil von StreamServe ist die hohe Geschwindigkeit, mit der wir die Dokumente als pdf-Dateien speichern können“, sagt Kögel. „Wir nutzen die Lösung heute als echte Business Communication Platform, die ein richtiger Allrounder ist. Wir können aus dem ERP-System heraus drucken, mailen und archivieren.“

Da der Maschinenbauer naturgemäß viele Teile einkauft, darunter auch innovative Eigenentwicklungen, die technische Zeichnungsinformationen benötigen, müssen die Bestellformulare entsprechend detailliert sein. „An dieser Stelle hatten wir mit der Standardsoftware einen immens hohen Aufwand, um unsere Bestellungen jeweils anzupassen“, sagt Götz Kögel. Heute können diese Informationen einfach in den Bestellungen abgebildet werden.

Auch bei der Einbindung von Bestellungen im EDI-Datenformat hilft das System: Die EDP-Lösung ist sowohl über die Druckschnittstelle als auch die Baan-EDI-Schnittstelle Bemis an die Standardsoftware angebunden. Bei allen externen Dokumenten wie Lieferscheinen oder Bestellungsänderungen werden die Daten zunächst in das XML-Format konvertiert und daraus das eigentliche Dokument erzeugt. Je nach Anforderung entsteht der Output in Form von Papier, pdf-Mails oder EDI-Datensätzen – je nachdem mit welchen Eigenschaften ein Lieferant im ERP-System hinterlegt ist. Für die 650 Baan-Anwender bei den Index-Werken ist der Vorgang transparent. Sie haben eine einheitliche Sicht auf die Lieferanten, das Enterprise-Document-Presentment-System handhabt im Hintergrund die Unterschiede und wählt den geeigneten Kommunikationsweg. „Wir organisieren mit unseren Lieferanten ein funktionierendes E-Business, das diesen Namen auch verdient“, so Kögel.

Ein weiterer zentraler Prozess, den das Unternehmen optimieren konnte, ist die Bedarfsprognose. Mit Parametern wird diese auf Sicht von sechs Monaten im ERP-System ermittelt. Daraus wird ein Abrufplan generiert, der über StreamServe automatisch den jeweiligen Lieferanten regelmäßig zugestellt wird – per EDI, E-Mail oder Papier. Umgekehrt dekodiert StreamServe auch eingehende EDI-Daten der Lieferanten und wandelt sie in pdf-Dateien um, die automatisch in beiden Formaten archiviert werden. Gleichzeitig werden die Daten, etwa aus Lieferantenrechnungen, an das ERP-System weitergegeben. Die Buchhaltung erhält dann dank der Dekodierung ein lesbares Dokument.

Die Möglichkeiten des EDP-Systems lassen sich noch weiter ausreizen: Als neues Projekt ist die Hinzunahme technischer Zeichnungen zu den Bestelldatensätzen geplant, die aus dem elektronischen Archiv als Anhang zu Bestellungen beigefügt werden.

Künftig sollen mit der Lösung auch die Kataloge der Lieferanten eingebunden werden. „Das System übernimmt hier die gleiche Funktion wie ein EDI-Konverter, indem die Kataloge im ERP-System eingebunden und freigeschaltet werden. Anfrageprozesse unserer Anwender im ERP-System führen so zu den geeigneten Katalogdaten und lösen künftig den Bestellprozess via StreamServe aus“, so Kögel. Das System kommt damit für die Index-Werke schon einer Enterprise-Application-Integration-Anwendung (EAI) nahe. „Wir haben auf EAI verzichtet, weil das zu komplex gewesen wäre. StreamServe leistet für uns größtenteils dasselbe, da alle Applikationen miteinander kommunizieren können. Wir brauchen also gar keine technische Integration, haben aber eine funktionale Integration“, beschreibt Kögel den Nutzen der EDP-Lösung. „Die Fähigkeit, Business Process Communication zu realisieren, ist dabei das Entscheidende. So müssen wir nicht bei jedem neuen Projekt Schnittstellen erstellen, sondern binden es einfach an StreamServe an“, schildert Kögel.

So ist auch das Supplier Relationship Management ebenso wie das Vertriebssteuerungssystem über das EDP- an das ERP-System gekoppelt. Das macht künftige Migrationen einfacher: „Wir könnten einen ERP-Releasewechsel durchführen, ohne die peripheren Subsysteme verändern zu müssen, weil diese durch die Gestaltung der Schnittstelle nur funktional gekoppelt sind. Das würde unsere Prozesse nicht völlig verändern, wir müssten die Systeme nur wieder neu über StreamServe verbinden“, sagt Götz Kögel. Und es geht weiter: Bald schon steht die Anbindung von Tochtergesellschaften im EDP-System an. Auch sollen Aufträge aus den ERP-Systemen der Kunden künftig via StreamServe in die Standardsoftware der Index-Werke übertragen werden.

Detlev Karg Journalist in Köln

EDI-Daten der Lieferanten automatisch archiviert