Kein Pardon bei Löhnen und Gehältern

Die Lohnbuchhaltung ist sowohl in Unternehmen aus der Privatwirtschaft als auch in Behörden ein eminent wichtiger Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Kaum eine andere Abrechnungsart ist derart streng terminbezogen. Erschwerend wirkt sich dabei noch aus, dass in der Regel ein großer Teil der Arbeiten innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums abgewickelt werden muss.

Hinzu kommt, dass die ständigen Änderungen und Neuerungen bei Gesetzen, Verordnungen und Tarifverträgen sowie die ergänzende höchstrichterliche Rechtsprechung die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einer äußerst komplexen Materie gemacht haben. Deshalb ist ein hohes Maß an Flexibilität, aktuellem und einschlägigem Fachwissen notwendig, um den laufenden Neuregelungen sowie den Änderungs- und Anpassungserfordernissen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht gerecht zu werden.

Aufgrund dieser Komplexität ist kaum mehr ein Unternehmen in der Lage, die Lohn- und Gehaltsabrechnung seiner Mitarbeiter manuell, ohne die Hilfe von Rechenzentren oder Steuerberatungsbüros durchzuführen. Wer diese Arbeiten im eigenen Haus abwickeln will – und dies ist der beste Garant für flexible Lohnabrechnungen und/oder schnelle Korrekturen bei Abrechnungsfehlern – benötigt deshalb die Unterstützung durch eine leistungsfähige Software. Wichtig dabei ist, dass diese Lohnprogramme alle tariflichen Besonderheiten, etwa des Baugewerbes oder des Öffentlichen Dienstes, berücksichtigen und immer dem neuesten Stand der Gesetzgebung entsprechen.

Wenn Unternehmen deshalb in diesem Bereich für optimale Voraussetzungen sorgen wollen, entscheiden sie sich für den Einsatz von leistungsfähiger, kostengünstiger PC-Software: Damit lassen sich die Löhne und Gehälter flexibel und termingerecht im eigenen Haus berechnen.

Finanziellen und Haftungsrisiken bei Überzahlungen oder fehlerhaften gesetzlichen Abzügen werden auf diese Weise ausgeschlossen. Auch der Betriebsfrieden, der durch verspätete oder zu geringe Auszahlungen schnell in Gefahr geraten kann, bleibt so gewahrt.

Anneliese Risse, Buchhalterin bei der Tisoma GmbH in Immelborn bei Bad Salzungen, einem Unternehmen, das sich auf Maschinenbau und Industrieservice spezialisiert hat, erklärt: „Vor längerer Zeit schon haben wir uns für ein Lohnprogramm entschieden. Zum einen, weil die Geschäftsführung die Lohnabrechnung im eigenen Haus machen will, und zum anderen weil es wesentlich praktikabler ist als die Inanspruchnahme eines Rechenzentrums.“ Früher wurden bei Tisoma sämtliche relevanten Stammdaten im Haus erfasst und anschließend an das Rechenzentrum weitergereicht. Abrechnungsfehler, die erst nach dem Rechnerlauf sichtbar waren, ließen sich bei diesem Verfahren nur äußerst umständlich korrigieren, erinnert sich Anneliese Risse.

Gute Lohnprogramme unterstützen dabei die Sachbearbeiter optimal bei der Bewältigung ihrer Aufgaben und sind in der Lage, die Rolle von Sachgebiets-Spezialisten fast vollwertig zu übernehmen. Dazu muss die Software eigens auf die Abläufe in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Berechnungsverfahren zugeschnitten sein und für Transparenz bei den einzelnen Arbeitsschritten sorgen.

Alle Eingaben erfolgen im Dialog mit direkten Prüfroutinen, und das Einblenden von Hilfetexten zu jedem Datenfeld unterstützt die anwenderfreundliche Bedienerführung. Hierzu tragen meist auch umfangreiche Auswahlmöglichkeiten innerhalb der Eingabemasken bei. Außerdem können noch viele wichtige, themenbezogene Dokumentationen sowohl am Bildschirm angezeigt als auch ausgedruckt werden.

Wichtig ist es, die sensiblen Lohndaten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen. Bei dem Lohnprogramm Lohn XL/XXL von Soft-Research ist dies beispielsweise durch die Möglichkeit der Sperrung von Dateien oder Dateibereichen gewährleistet. Selbst die Erfassung, die Abrechnung und der Druck von Auswertungen erfolgt hier nach Zugriffsberechtigungen. Ein gutes Lohnprogramm ist daher keine reine Erweiterung der Finanzbuchhaltung, sondern stellt einen zentralen Faktor in einem Unternehmen dar. Zusätzlich wurde Lohn XL/XXL von der AOK mit dem Gütesiegel „Systemgeprüft“ ausgezeichnet. Damit wird unter anderem der reibungslose Einsatz der Software im Unternehmen gewährleistet.

„Aufgrund der Komplexität der Materie muss die Betreuung durch den Hersteller stimmen und müssen jederzeit auch Abrechnungs-Probeläufe möglich sein“, erklärt Carmen Hornig, Lohnbuchhalterin bei der Saalfelder Hebezeugbau GmbH, einem Hersteller von Maschinen für die Erzeugung mechanischer Energie. „So lassen sich Abrechnungsfehler am Besten vermeiden.“ Aber selbst wenn der Fehlerteufel mal wieder zugeschlagen hat, können in der Saalfelder Lohnbuchhaltung Korrekturen und Rückrechnungen einfach vorgenommen werden. „Mit unserem Lohnprogramm sind wir vollkommen unabhängig“, so Carmen Hornig. Selbst Arbeitsbescheinigungen werden mit Hilfe des Softwareprogramms schnell erstellt und die DEÜV-Monats- und Jahresmeldungen automatisch durchgeführt.

Besonderer Service für den Endanwender: Er wird beim Release-Wechsel mit einer reibungslosen Hotline sowie durch kompetente Beratungszentren vor Ort unterstützt. Viele Hersteller senden außerdem im Rahmen von Wartungsverträgen lizenzierten Nutzern automatisch Updates zu, sobald es neue gesetzliche Auflagen im Steuer- und Sozialversicherungsbereich gibt.

Anwender sollten darauf achten, dass Anbieter von Lohnprogrammen zuverlässig sind und auf eine möglichst lange Erfahrung in diesem Bereich zurückblicken. Denn so ist am besten gewährleistet, dass Hersteller ihr Programm konsequent weiter entwickeln und immer auf dem neuesten Stand halten. Damit sich Anwender nicht bei der nächsten Gesetzesänderung bereits nach einer neuen Software umsehen müssen, ist es wichtig, dass die installierte Basis möglichst groß ist: Eine weite Verbreitung des von ihnen eingesetzten Lohnprogramms vermindert das Risiko, dass Hersteller sozusagen über Nacht die Weiterentwicklung und Wartung einstellen oder gar ganz vom Markt verschwinden.

Ideal ist es, wenn der Anwender aus dem Angebot eines Herstellers eine individuelle beziehungsweise branchenspezifische Lösung aussuchen kann. Wer jedoch mit einem Standardprogramm beginnt, sollte darauf achten, dass beim Wechsel auf eine leistungsfähigere Version auch alle Abrechnungs- und Personaldaten übernommen werden. Nur wenige Hersteller bieten diesen Wechsel an, ohne dass der Anwender alle Daten von Hand neu erfassen muss. Unternehmen handeln fast immer richtig, wenn sie sich von vornherein für ein offenes, modular aufgebautes Programm entscheiden, das sich problemlos erweitern lässt. So kann das Programm reibungslos mit dem Unternehmen wachsen.

Durch den Einsatz PC-basierender Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software tragen die Lohnbuchhaltungen von Unternehmen der Entwicklung auf dem PC-Markt Rechnung.

Mit solchen Programmen

– lässt sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung problemlos im eigenen Haus erledigen,

– sinkt die Abhängigkeit von Dienstleistern wie Steuerberatungsbüros oder Rechenzentren,

– lassen sich Finanzbuchhaltungs- und Personalinformationssysteme zu einer kaufmännischen Gesamtlösung ergänzen,

– können Sachgebiets-Spezialisten fast vollwertig ersetzt werden,

– ist die Lohnbuchhaltung in puncto Neuregelungen im Steuer- und Sozialversicherungsbereich zu jeder Zeit auf dem neuesten Stand,

– wird die Lohnabrechnung der Mitarbeiter ohne fremde Zeitbindung möglich; auch Korrekturen sind dann bei Bedarf jederzeit durchführbar.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme ergänzen sich mit der computergestützten Finanzbuchhaltung zu einer kaufmännischen Gesamtlösung und sind optimal geeignet, um das Arbeits-entgelt von Mitarbeitern schnell, effizient und kostengünstig zu berechnen. Folgende Punkte sollten Anwender jedoch unbedingt beachten:

– Aktualität des Programms (ständige Anpassung an neue gesetzliche und tarifliche Regelungen)

– Anwenderfreundlichkeit und grafische Benutzeroberfläche

– modularer Aufbau

– Datensicherheit

– gute Performance

– Offenheit und Integrationsfähigkeit (Anbindung an weitere betriebswirtschaftliche Standard- oder Individualsoftware für die Finanzbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung)

– Skalierbarkeit: problemlos erweiterungs- und ausbaufähig

– Netzwerkfähigkeit

– Support, Hotline und Beratung rund um die Software müssen stimmen

– branchenspezifische Anpassung

– AOK-Gütesiegel „Systemgeprüft“