Das Einkaufs- und Beschaffungswesen ist Objekt zahlreicher Forschungen. Jetzt hat die TU Chemnitz gemeinsam mit der IT-Services and Solutions GmbH eine Studie vorgelegt, die Trends und Aufgaben der Beschaffung untersucht.
Neben den klassischen Beschaffungskonzepten besitzen insbesondere Entwicklungspartnerschaften mit den Lieferanten eine relativ große Bedeutung für den Einkauf. Das ist eine der zentralen Erkenntnisse einer Expertenbefragung der Professur für Produktionswirtschaft und Industriebetriebslehre sowie der Professur für Wirtschaftsinformatik der TU Chemnitz in Zusammenarbeit mit der IT-Services and Solutions GmbH, ebenfalls Chemnitz.Insgesamt wurden Einkaufsverantwortliche von 135 Unternehmen unterschiedlicher Größe befragt.
Die wichtigsten Ergebnisse der Studie:
- Beschaffungskonzepte Entwicklungspartnerschaften zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten werden als sehr bedeutend eingeschätzt. So geben 83 % der Befragten an, dass Rahmenlieferverträge eine hohe Bedeutung haben. Überhaupt sind Einkaufsverantwortliche mit der Umsetzung der klassischen Beschaffungskonzepte überwiegend zufrieden. Das gilt nicht für neuere Konzepte wie Vendor Managed Inventory oder Supplier Relationship Management. Auch mit der Teilnahme an Einkaufsverbünden zeigen sich Einkäufer weniger zufrieden. Potenziale sieht die Studie bei der Beschaffung von fremd und selbst entwickelten Baugruppen, beim Einsatz externer Logistikdienstleister sowie bei Entwicklungspartnerschaften.
- Operative Beschaffung In diesem Bereich fällt eine große Diskrepanz zwischen Bedeutung und Zufriedenheit beim Standardprozess auf. Defizite finden sich vor allem bei der Kalkulation der Beschaffungskosten und deren Kontrolle sowie bei der Bestellüberwachung. Das strategische Mittel der Auktionen wird in den befragten Unternehmen eher selten angewandt.
- Zielgrößen der Beschaffung Termintreue, Qualität und ein geringer Anteil von Fehllieferungen stehen im Vordergrund. Allerdings lässt die Studie eine große Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit hinsichtlich zuverlässiger Lieferanten sowie im Bestandsmanagement erkennen.
- Lieferantenmanagement Ein wichtiges Thema für alle Unternehmen, vor allem wegen der starken Integration in die Wertschöpfungskette. Interessanterweise schätzen die Befragten das Erschließen neuer Bezugsquellen bedeutender ein als die Pflege bestehender Lieferantenbeziehungen. Das lässt auf eine relativ hohe Wechselbereitschaft schließen. jk
Knackpunkt Beschaffung
Von verbesserten Beschaffungsprozessen mit entsprechenden IT-Systemen erhoffen sich deutsche Unternehmen ein hohes Kostensenkungs- und Entwicklungspotenzial. Dies ist das Ergebnis der Studie „Aktuelle Herausforderungen der Beschaffung 2005“ der Technischen Universität (TU) Chemnitz und der IT-Services and Solutions GmbH.
Als weitere zentrale Erkenntnis zeigte sich, dass mehr als 50 % der befragten Unternehmen besonders die Flexibilität der bestehenden E-Procurement-Systeme sowie deren Informationsaufbereitung bemängeln. Potenzial zur Kostensenkung sehen sie darin, Lieferanten bei der Bestandsoptimierung stärker in die eigenen Prozesse zu integrieren.
In die Auswertung flossen Antworten von etwa 120 Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen und Branchen ein.
Die Studie kann bei der TU Chemnitz – Tel. (0371) 531-4227 – und bei der IT- Services and Solutions GmbH – Tel. (0371) 6978-2386 – bezogen werden.
„Sparschwein statt Kostenfalle“
Ulrich Hüllhorst über den Nutzen von Beschaffungssystemen
In der Studie „Aktuelle Herausforderungen der Beschaffung 2005“ hat die IT-Services and Solutions GmbH aus Chemnitz das Procurement genauer unter die Lupe genommen. Warum Procurement für Unter- nehmen ein immer wichtigeres Thema wird, erläutert Geschäfts- führer Ulrich Hüllhorst.
Das Gespräch führte Olaf Grewe, Journalist in Stuttgart
Herr Hüllhorst, warum haben Sie und die TU Chemnitz dem Thema Procurement eine eigene Studie gewidmet?
Weil wir gerade in den letzten Jahren gespürt haben, dass dieses Thema den Unternehmen immer stärker unter den Nägeln brennt. Denn Unternehmen jeder Größe versprechen sich vom Procurement einfachere Bestellprozesse und Kosteneinsparungen. Mit unserer Studie haben wir untersucht, wie Procurement diese Ziele am effizientesten erreichen kann.
Und wie lautet die zentrale Erkenntnis aus Ihrer Studie?
Eine zentrale Erkenntnis ist, dass die heutigen Standardlösungen für das E-Procurement fast immer auf die individuellen Anforderungen der Unternehmen zugeschnitten werden müssen. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen sollte eine Lösung sehr sorgfältig geplant werden, weil dort die IT-Landschaften in der Regel sehr individuell gewachsen sind und deshalb die Integration nicht immer einfach ist.
Welche Vorteile versprechen sich mittelständische Unternehmen vom E-Procurement?
Dieselben Vorteile, die sich Großunternehmen versprechen: einfachere Bestellprozesse und signifikante Kostensenkung. In fast allen Branchen wurde das E-Procurement als wichtiges strategisches Geschäftsfeld ausgemacht, weil die Fertigungstiefe der Unternehmen immer stärker abnimmt und sich so ein effizientes Procurement direkt auf den Geschäftserfolg auswirkt. Das Beispiel Automobilhersteller zeigt das Potenzial: etwa 80 Prozent der benötigten Komponenten erhalten Hersteller von Zulieferern. Eine enge Verzahnung von Lieferanten und Hersteller verspricht daher deutliche Einsparungen.
Aber warum ist eine individuelle Planung für die Procurement-Lösung wichtig, es gibt doch bereits viele gute Standardlösungen?
Diese Standardlösungen treffen oft nur in Ansätzen die Anforderungen unserer Kunden. Vor allem im Mittelstand gibt es spezielle Bedürfnisse, die selten mit der Implementierung einer bestimmten Software erfüllt werden. Aus diesem Grund empfiehlt sich für jedes Projekt eine individuelle Planung.
Und wie sieht eine solche Planung aus?
Als erstes wird die bestehende Lösung analysiert, um dann die neuen Zielsetzungen zu definieren. Wichtig ist, dass alle Abteilungen im Unternehmen hierbei beteiligt werden, also nicht nur der Einkauf, sondern auch Produktion, Forschung und Entwicklung, Marketing und auch die Geschäftsleitung. Bei einem solchen Vorgehen lassen sich oft über 800 Aspekte bestimmen, die dann als technische Details im Procurement-System festgelegt werden.
Aber welches mittelständische Unternehmen kann sich einen solchen Beratungsmarathon leisten, wird dies nicht zur Kostenfalle?
Im Gegenteil, die Kosten laufen meist nur dann aus dem Ruder, wenn vor der eigentlichen Umsetzung nicht sorgfältig geplant wird. Und gerade mit unserem einfachen Benchmark-Test machen wir aus dem vermeintlichen Beratungsmarathon einen Kurzstreckenlauf. Denn der Test macht frühzeitig die potenziellen Einsparungen transparent. So können die Einkäufer detailliert prüfen, wie ein Beschaffungssystem den größtmöglichen Nutzen bringt. Ein Prozess, mit dem das Procurement viel mehr zum Sparschwein statt zur Kostenfalle wird.
„Alle Abteilungen sind in die Planung einzubeziehen“
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