Mit Insellösungen kurzen Prozess gemacht

Angelika Jung ist Journalistin in Sindelfingen

Neue informationstechnologische Wege gehen wollte die J. Stehle + Söhne GmbH, ein Hersteller von Elektroantrieben. Um auch weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, entschloss sich der Mittelständler aus Aichwald bei Esslingen dazu, das Unternehmen mit einer neuen betriebswirtschaftlichen Software zu restrukturieren. Effiziente und transparente Geschäftsabläufe forderte Beatrix Gross, Geschäftsführerin bei Stehle, von der künftigen Lösung. „Wir wollten weg vom Bereichsdenken“, beschreibt die diplomierte Volkswirtin und Ingenieurin ihre Entscheidung für ein integratives Komplettsystem. „Einzelne, in sich geschlossenen Abteilungen sind veraltet, in übergreifenden Prozessen liegt die Zukunft.“

Der Jahrtausendwechsel und die Euro-Umstellung waren darüber hinaus ausschlaggebend für das Benchmarking von geeigneten Neusystemen. Der Referenzbesuch bei einem ähnlich strukturierten Unternehmen sollte über die dort eingeführte Standardlösung informieren. Ein sich anschließender Grob-Check der die Betriebsabläufe berücksichtigte, ergab, dass sich das System auch für Stehle eignete. Im Januar 1998 begann schließlich die Einführung der Standardlösung R/3 der SAP AG aus Walldorf.

Um einen genauen Überblick über die speziellen Anforderungen des Unternehmens zu bekommen, mussten vor der Einführung die betrieblichen Geschäfts- prozesse genau definiert werden. Auch sollte Klarheit darüber herrschen, welche Funktionalitäten von R/3 aktiviert werden mussten. Für das Business Engineering erstellten die Berater des R/3-Systemhauses Steeb aus Abstatt gemeinsam mit zehn Key-Usern von Stehle für jeden Bereich ein Pflichtenheft. Zur praxisnahen Fachkonzepterstellung wurden Fragebögen verteilt, Mitarbeiter sämtlicher Abteilungen interviewt und die Abläufe vor Ort analysiert. Schritt für Schritt durchleuchteten die Projekt-Teams das gesamte Unternehmen. Fünf Tage waren dafür pro Bereich veranschlagt, wobei die Abläufe in der Produktion einer längeren Untersuchung bedurften. „Um die Zeit beim Customizing einzuhalten, waren bereichsspezifische Pflichtenhefte eine wichtige Voraussetzung“, berichtet Projekt-Leiterin Beatrix Gross. „Der erforderliche Zeitaufwand erscheint zunächst sehr hoch. Für die spätere Abbildung im System machte sich allerdings jede Stunde bezahlt, die wir in die gründliche Dokumentation steckten.“

Vor dem Produktivstart wurde ein Testsystem eingerichtet, das Soll- und Ist-Abläufe darstellte. Anhand dieser Umgebung fanden Mitarbeiterschulungen statt. In Workshops konnten Key-User innerhalb von drei bis fünf Tagen erste Erfahrungen im Testsystem sammeln. „Die Gesamtlösung ist intuitiv, durch den hohen Wiedererkennungseffekt fanden sich die Mitarbeiter im Echtzeitsystem schnell zurecht und konnten wiederum die Endanwender in den einzelnen Abteilungen praxisnah einlernen“, so Beatrix Gross. Benutzerdefinierte Masken und Menüs sowie ergonomische Oberflächen erleichterten die Einlernphase und das künftige Handling. Durch eine Schnittstelle zur Windows-Welt sind durchgängige Downloads in Excel und andere Office-Programme möglich. Ohne großen Aufwand lassen sich so Zahlen, Daten und Fakten anschaulich aufbereiten. Ein Datenexport ist jedoch nicht unbedingt nötig, da in R/3 selbst Texte verarbeitet, Kalkulationstabellen erstellt und Präsentationen vorbereitet werden können. Heute ist dieses Reporting für die Geschäftsleitung als Controllinginstrument nicht mehr wegzudenken.

In zwei großen Schritten wurde die Gesamtlösung eingeführt. Zunächst richteten die Projekt-Manager als Grundlage die betriebswirtschaftlichen Module ein – darunter Finanzwesen, Controlling, Anlagenbuchhaltung, Treasury und Vertrieb. Innerhalb von sechs Monaten erfolgte die Datenübertragung aus dem Altsystem. Zu diesem Zweck stellte Stehle einen Feldkatalog mit sämtlichen unternehmensspezifischen Daten zur Verfügung. Mit Migrationsprogrammen bereiteten die Berater dann die Datenstrukturen so auf, dass sich alle Feldinhalte wie etwa Kundennummern in R/3 übertragen ließen. Weitere fünf Monate später konnte nach dem gleichen Prinzip die zweite Phase abgeschlossen werden, in welcher der Produktionsbereich umgestellt wurde. Durch die gezielten und gründlichen Vorbereitungen ließ sich der Terminplan genau einhalten.

Als ökonomische Alternative zu einer neu aufzubauenden EDV-Abteilung mit zwei Fachleuten entschied sich der Mittelständler für einen Outsourcing-Vertrag. Der Vorteil liegt hier nicht nur in der Kostenersparnis, auch die Konzentration auf das Kerngeschäft stand im Vordergrund. Deshalb wurde das Systemhaus Steeb als Generalunternehmer eingesetzt und überwacht seither die Kommunikation zwischen dem Service-Rechenzentrum von Hewlett-Packard in Ratingen und dem Netzwerk mit 25 gleichzeitig aktiven Usern bei Stehle in Aichwald. R/3 läuft über eine 64-KB-WAN-Standleitung. Der Server mit dem gesamten Datenbestand befindet sich bei HP. Von dort wird auch die Systemkonfiguration gestellt und die Systempflege betrieben. Bedenken, den Datenschutz betreffend, wurden über vertragliche Regelungen eingegrenzt. Eine Ausstiegsklausel sowie ein Leasingvertrag mit Rückkaufsrecht bestimmen die Zusammenarbeit.

Der im Jahr 1881 als Handwerksbetrieb gegründete Großserienfertiger aus Aichwald produziert seit 1967 Elekroantriebe für Rolläden und Sonnenschutzsysteme. Jährlich stellen 150 Mitarbeiter rund 250 000 Antriebseinheiten für große Systemkunden her.

Die EDV-Landschaft bei Stehle:

– HP NetServer LXr Pro mit 1 x 200 MHz CPU und 766 MB Ram

– 12 GB Festplatte (gespiegelt 6 x 4 GB), 18 GB Festplatte (Raid 5, brutto 27 GB)

– 1 DLT 30e-Laufwerk, 2 x 10/100 VG-Any-LAN, CD-Rom-Laufwerk

– Anbindung an LAN-Stehle über Cisco-Router mit R/3 45 Ethernet Port

Durchgängige Prozessketten bestehen aus zusammengehörigen Arbeitsschritten und sind über ein integratives Gesamtsystem miteinander verbunden. Auf diese Weise werden alle Unternehmensabläufe transparent gemacht. Mit dem so gewonnenen Überblick lassen sich neue Entwicklungsmöglichkeiten erkennen und nutzen.

Welche Bedeutung der bereichsübergreifenden Unternehmensorganisation zukommt, zeigen auch die Forderungen seitens der Verbände. Zertifiziert werden nur noch Firmen, die für alle relevanten Vorgänge ein Prozessmodell aufgebaut haben, das Methoden und Abläufe definiert.

Die Prozessorientierung ist Qualitätsmerkmal und betriebswirtschaftliche Notwendigkeit zugleich. Lassen sich doch dadurch die für den Mittelstand wichtigen Rationalisierungspotenziale aufdecken. Denn straffe und übersichtlich organisierte Abläufe

– verringern Fertigungszeiten und

– senken somit Produktionskosten.

Unterstützend wirkt eine homogene DV-Landschaft, weil sie das Unternehmen in seiner Gesamtheit abbildet und komplexe Subsysteme überflüssig macht. Aus diesem Grund lösen integrative Komplettpakete nach und nach selbstgeschneiderte Insellösungen ab.

Die Offenheit einer integrativen Lösung wirkt sich auch auf interne Arbeitsprozesse aus, etwa durch abteilungsübergreifendes Bearbeiten von Vorgängen. Einmal ins System eingegeben, können alle Sachbearbeiter auf denselben Datenstamm zurückgreifen. Doppeleingaben, Übertragungsfehler und Datendissonanzen reduzieren sich so auf ein Minimum. Zertifizierte Schnittstellen zu Softwarelösungen wie CAD/CAE und EDI ermöglichen einen zusätzlichen systemübergreifenden Informationsfluss.