Papierfreie Zonen bringen den Unternehmen enorme Zeitvorteile

Andreas Beuthner ist Journalist in Stockdorf

Schnelligkeit in der Vorgangsbearbeitung und flexible Geschäftsprozesse zählen zum Einmaleins in jedem Unternehmen. Doch wer Formulare oder Verträge zusammenstellen und verschicken will oder gar die komplette Dokumentation von Geschäftsvorgängen am Bildschirm aufruft, gerät schnell an die Grenzen herkömmlicher Bürosoftware. Eine Vielzahl von Dateiformaten für Grafik, E-Mail, Fax, Texte und Tabellen, erstellt auf unterschiedlichen Rechnersystemen, erschweren den Umgang mit digitalisierten Dokumenten.

Karl-Heinz Klönne, Geschäftsführer des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e. V. (VOI) in Darmstadt, schätzt, dass etwa 80 % der in Unternehmen verfügbaren Informationen als unstrukturierte Daten in Form von Texten, Grafiken oder Präsentationen vorliegen. Lediglich Bestell- oder Kundenstammdaten werden heute überwiegend in strukturierten Tabellen verwaltet und stehen einfachen Zugriffsverfahren zur Verfügung. Damit entzieht sich aber der Löwenanteil firmenrelevanter Informationen dem Zugriff der Fachabteilungen. „Das bedeutet für viele Organisationen einen erheblichen Wettbewerbsnachteil“, betont Klönne.

Als Ausweg bieten derzeit mehr als 200 Anbieter Softwarepakete und Hardware rund um das Dokumentenmanagement an. IBM, EDS, Dr. Materna, Filenet, Documentum, Easy, CSE Systems, Xerox oder SER werden nicht müde, ihre Scanner, Kommunikationsplattformen und Archivlösungen sowie sogenannte Cold-Verfahren (Computer Output to Laser Disc) zur Bändigung der ständig anwachsenden Informationsflut anzupreisen. Zu den wichtigsten Zielgruppen zählen inzwischen auch kleine und mittlere Betriebe.

Beispielsweise kombinierte die BMW-Tochter Kontron GmbH die Einführung von SAP R/3 mit einer Archivlösung des Münchener Anbieters Ixos. Kontron wollte auf Basis von Auftrags- und Kundenstammdaten aus dem SAP-System seine Auftragsabwicklung beschleunigen. Statt betriebswirtschaftliche Dokumente auszudrucken und in Aktenordnern oder Hängemappen abzulegen, übernahm das digitale Archiv die Verwaltung der Datenbestände mit direktem Zugriff vom PC-Arbeitsplatz autorisierter Mitarbeiter. Das Ergebnis waren um bis zu 40 % verkürzte Such- und Zugriffszeiten auf Kundendaten.

Mit denselben Erwartungen starten immer mehr Firmen Archivierungs- und DMS-Projekte. Bei Bosch ging es darum, 1,4 Millionen Papierbelege aus den kaufmännischen Abteilungen der Werke in digitale Dokumente zu konvertieren. Vor diesem Problem stand auch die Personalverwaltung von Daimler-Chrysler. 30000 Personalakten mit insgesamt etwa 1,6 Millionen Blatt Papier wurden innerhalb von acht Monaten eingescannt und revisionssicher auf Mikrofilm festgehalten. Bei solchen umfangreichen Projekten ziehen die Unternehmen meist externe Partner hinzu. Bosch verpflichtete einen Dienstleister, der die Papierbelege zum Einscannen abholt und fertige Imagedateien zurückliefert. Daimler-Chrysler heuerte die MIS AG aus Darmstadt an, die mit Hilfe der DMS-Software Docs Open sowie zwei Scanner-Stationen jede Personalakte in eine virtuelle Hängemappe verwandelte.

Ziel einer digitalen Archivierungslösung ist das komplette Einscannen sämtlicher Archivunterlagen und der standardisierte Zugriff auf die abgelegten Dokumente entweder über Indizes oder per Volltextsuche. Für Ulrich Wiesner, Berater bei dem Hamburger Consulter Mummert und Partner, kein einfaches Unterfangen: „Das Hauptproblem ist die korrekte Indizierung und die Qualität der elektronischen Übernahme der Dokumente, um deren Echtheit zu gewährleisten“, sagt Wiesner.

Revisionssicherheit und Langzeitspeicherung stehen deshalb beim Archivieren im Zentrum der Überlegungen. Dabei geht es um die geeigneten Speichermedien sowie Replikationsmecha-nismen für lokales oder weltweites Verteilen von Dokumenten. Automatisch indexierte Ablage- und Recherche-Funktionen sowie rechtliche Aspekte sind die Eckpfeiler, mit denen sich Projektplaner am häufigsten auseinandersetzen.

Die Spannbreite der angebotenen Softwarepakete reicht von anspruchsvollen High-End-Systemen bis zu einfachen PC-Stationen mit CD-Brennern. Speichertechnologien wie preiswerte Festplatten im Gigabit-Bereich oder sogenannte CD-Jukeboxen kommen den schmalen Budgets kleinerer Unternehmen entgegen. Archivierungssysteme, die nicht gleich einen Millionenetat verschlingen, bieten eine ganze Reihe spezialisierter Anbieter. Beispielsweise konzentriert sich Autodigit auf das Management großformatiger Dokumente und Zeichnungen. Der Frankfurter DMS-Anbieter zielt auf Microsoft Office, Autocad und andere Windows-Anwendungen und stellt die entsprechenden API (Application Programming Interface) zur Verfügung.

Wer eine einheitliche Ablage, Verteilung und Verarbeitung digitaler Informationen im Unternehmen anstrebt, ist mit reinen Archivierungsfunktionen nicht ausreichend bedient. Er benötigt ein integriertes Dokumentenmanagementsystem. Eingescannte Schriftstücke und Unterlagen lassen sich nämlich zu einer nützlichen Informationsbasis ausbauen. DMS-Software erfasst Schriftstücke mit allen Zusatzinformationen, verwandelt sie in elektronische Objekte, verpasst dem digitalen Ordner einen Index und verteilt ihn je nach Dringlichkeit an die authorisierten Arbeitsstationen im Unternehmen, egal welches Betriebssystem dort läuft oder welches Anwenderprogramm die Dokumentenbearbeitung ausführt. „Wichtige Informationen sind damit schnell recherchierbar“, betont Ulrich Kampffmeyer, Chef der Hamburger Project Consult GmbH, „unabhängig davon, ob der zuständige Bearbeiter gerade zur Verfügung steht.“

Allein ein digitaler Posteingang, der jedem eingehenden Schriftstück seine papiergebundene Form nimmt, spart enorm Platz und Zeit. Für viele Experten steht fest, dass das elektronische Herstellen und Verwalten von Geschäftsdokumenten Arbeitsabläufe beschleunigt und die Kommunikationsfähigkeit innerhalb wie außerhalb der Firmen erhöht. Doch während international agierende Konzerne längst die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung sehen, stehen mittelständische Unternehmen der Einführung von DMS-Plattformen skeptisch gegenüber. Zu aufwendig und komplex mit schlechtem Preis-Leistungs-Verhältnis lauten die gängigen Vorurteile.

Dennoch wächst unaufhörlich der Druck auf die Unternehmen, über eine effiziente IT-Infrastruktur ihre Marktposition zu verbessern. Beobachter erwarten deshalb, dass nach der Jahr-2000-Umstellung die Aktivitäten in den Unternehmen sich wieder stärker auf Infrastrukturinvestitionen wie Intra- und Extranet-Projekte mit angekoppelten DMS- und Workflow-Komponenten konzentrieren. Die Nachfrage nach DMS-Systemintegration, Wartung und Support, Systemanalyse und -planung sowie die Implementierung von individuellen Anwenderlösungen wächst nach Ansicht der Analysten in Zukunft stark. Der Gesamtumsatz in diesem Markt – dazu gehören Software, Hardware, Instandhaltungs- und Support-Dienstleistungen – klettert laut Gartner Group von 606 Mio. US-$ im Jahr 1998 auf 1,867 Mrd. US-$ im Jahr 2003.

Ein erfreulicher Trend zeichnet sich mit Blick auf die zunehmende Anwendungsreife der Produkte ab. Selbst einfache DM-Komponenten decken eine Vielzahl von Funktionen im angrenzenden Workflow-Bereich ab und kosten mitunter weniger als 5000 DM. Gleichzeitig integrieren Standardsoftwareanbieter wie SAP, Peoplesoft oder Baan DMS-Funktionalität in ihre Software-Umgebungen. „Klassische DMS-Bereiche wie Workflow oder Groupware verlieren ihre Eigenständigkeit“, konstatiert DMS-Experte Kampffmeyer.

Das stimuliert den Wettbewerb unter den Anbietern und führt bereits zu deutlichen Preissenkungen. A.I.S aus Bochum etwa integriert alle Funktionen des DMS-Programms Windream in die Betriebssystemebene. Vorteil für den Anwender: Über eine Benutzeroberfläche wie den Outlook-Desktop kann er einen DMS-Ordner, der ihm den Zugang zur Dokumentenebene eröffnet, mit allen Verwaltungsfunktionen wie Import und Export, recherchieren und indizieren.

Einen starken Einfluss übt bereits das Internet aus. Fast jeder DMS-Anbieter erlaubt heute die Nutzung von Standard-Browsern beim Zugriff auf Dokumente. Mit der neuesten Generation an DMS-Lösungen können komplette Geschäftsprozesse über das Web abgewickelt werden. Das Dokumentenmanagement nutzt das Internet dabei als zugrundeliegende Infrastruktur. Es werden dynamische Web-Seiten erzeugt, auf die beide Geschäftspartner gleichzeitig zugreifen können.

Die Zugkraft des Internet beflügelt nicht nur den Markt für dynamische Dokumentenverwaltung, sondern erweitert das bisherige Einsatzspektrum der DMS-Software in Richtung Knowledge-Management. Auch wenn sich jeder unter dem Begriff Wissensmanagement etwas anderes vorstellt, zeichnen sich neue Verfahrenstechniken ab, die eine automatische Zuordnung von Dokumenteninhalten erlauben. Das Dokumentenmanagementsystem bildet in diesem Zusammenhang lediglich eine Sub-Komponente, die unstrukturierte Daten in Form von Text- oder Bilddateien zur Verfügung stellt. Selbstlernende Programme bilden anhand bestimmter Dokumentinformationen vordefinierte Ordnungsschemata, die Dateninhalte aus verschiedenen Blickwinkeln verknüpfen. Der Clou liegt darin, dass vor allem in verzweigten PC-Netzen immer aktuelle Informationen aus den verschiedensten Quellen zur Verfügung stehen.

Nach Beobachtung von Beratern der CSC Ploenzke AG wird das Knowledge-Management schon in den nächsten Jahren den herkömmlichen DMS-Lösungen den Rang ablaufen. Der Markt dreht sich in Richtung einer integrierten Plattform, auf der Dokumentenmanagement, Retrieval-Maschinen und Workflow als eine einheitliche Wissensbasis interagieren. Im Vordergrund steht nicht mehr nur das schnelle Recherchieren und Ablegen von Schriftstücken, sondern „der Zugriff auf das Wissen, das in den virtuellen Hängemappen schlummert“, sagt Ulf Friedberg, Verantwortlicher bei CSC Ploenzke für das Segment DMS.

– Die Zeiten für die Vorgangsbearbeitung reduzieren sich um mehr als 40 %.

– Schneller Zugriff auf Informationen und unternehmensweite Verteilung.

– Kostenersparnis durch Papierreduktion und Halbierung von Kopierkosten.

– Standardisierung von Abläufen und Vorlagen.

– Höhere Serviceleistungen der Fachabteilungen.

Das Dokumentenmanagement entwickelt sich zur Basistechnologie für die Informationsversorgung von Unternehmen. Dr. Ulrich Kampffmeyer, Chefberater der Hamburger Project Consult sagt, welches Potenzial dahinter steckt.

?Welche Rolle spielen Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, für industrielle Anwender?

!Dokumentenmanagement ist heute bereits Infrastruktur. Es dient zum Verwalten von Plänen, Produktunterlagen, Arbeitsabläufen, kaufmännischen Daten und dem gesamten Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten. Zudem ist DMS heute für eine effiziente Arbeitsorganisation einfach notwendig. Allerdings ist der Verbreitungsgrad solcher Lösungen, besonders im mittelständischen Bereich, noch nicht so weit fortgeschritten wie etwa in der Finanzbranche.

?Mit welchen Vorteilen kann ein Fertigungsbetrieb rechnen?

!Dokumente fallen in jedem Unternehmen an, sowohl in der Planung als auch in der Fertigung und Verwaltung. Im Zeitalter von Konzepten der zeitnahen Zulieferung „on demand“, effizienter Planung der Lagerhaltung und immer enger werdender „Time-to-market“-Fenster wird Information zu einem wichtigen Produktionsfaktor. Die Bereitstellung von Dokumenten und Wissen für alle an den Prozessen im Unternehmen Beteiligten bildet hier die Grundlage – das typische Anwendungsgebiet für Dokumentenmanagement-Lösungen im weiter gefassten Sinn.

?Muß ein DMS besondere Anforderungen in einer Fertigungsumgebung erfüllen?

!Es kommt auf den Einsatzbereich an. Geht es um das reine Optimieren von Verwaltungsabläufen und das Vermeiden von Papier im Büroumfeld, können Standardprodukte eingesetzt werden. In vielen Unternehmen spielt jedoch die Integration in kaufmännische Systeme, CAD-Konstruktions-Software, Qualitätsmanagement-Systeme, Lagerhaltung, Produkdatenmanagement, Katalogerstellung, Produktdokumentation, direkter Kommunikation mit Geschäftspartnern, E-Business und andere Anwendungen eine zunehmend wichtigere Rolle. Im direkten Fertigungsbereich – wie in einer Produktionsstraße – kommt es darauf an, mit einfach zu bedienenden Benutzeroberflächen genau die benötigte Information schnell darzustellen.

?Wie steht es mit der technischen Reife und dem Bedienkomfort heutiger DMS?

!Workflow-, DMS- und Archivsysteme kann man guten Gewissens bei den meisten Anbietern als technologisch ausgereift und sicher einstufen. Die Funktionalität lässt eigentlich nichts zu wünschen übrig – letztlich kommt es darauf an, ob sie in vorhandene Systeme transparent integriert wird oder sich mit eigenständigen Clients präsentiert.