Gunther Ebert, Manager ECM Products, forcont business technology gmbh, www.forcont.de
Die Verwaltung von Verträgen ist eine zentrale, unternehmenskritische Aufgabe, die nahezu alle Geschäftsbereiche betrifft. Die Mitarbeiter benötigen Kenntnis über die existierenden Vertragsverhältnisse ebenso wie über die Inhalte der Verträge. Das Spektrum von Problemen, denen sich Unternehmen ohne ein strukturiertes Vertragsmanagement gegenüber sehen, reicht von versäumten Fristen und Vertragsoptionen über fehlende Rechtssicherheit bis hin zu Verzögerungen bei Geschäftsentscheidungen und falschen Risikobewertungen.
Ein digitales Vertragsmanagement dient dazu, Informationen über die Verträge und deren Inhalte in einer zentralen Plattform strukturiert, übersichtlich und jederzeit verfügbar bereitzustellen. Ein praxiserprobtes Projektvorgehen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Einführung besteht aus diesen sechs Schritten:
- Workshop/Kick-off Zum Projektauftakt treffen sich Geschäftsführung, verantwortliche Mitarbeiter der verschiedenen Fachabteilungen und der Implementierungspartner zu einem zweitägigen Kick-off-Meeting. Im ersten Schritt evaluieren sie den Ist-Zustand des Vertragsmanagements im Unternehmen. Dann wird festgelegt, welche operativen Ziele mit der digitalen Vertragsmanagement-Lösung erreicht werden sollen. Daraus ergibt sich, welche Verträge das digitale Vertragsmanagement in welcher Struktur abbilden soll.
- Umsetzung Als nächstes wird die Software zur Nutzung bereitgestellt, entweder klassisch on-premise oder als Software-as-a-Service. Die On-premise-Anwendung wird vom Implementierungspartner innerhalb kürzester Zeit in die Unternehmens-IT integriert. In der Cloud ist der Kunde sogar noch schneller produktiv, hierzu müssen die Projektverantwortlichen der IT-Abteilung nur wenige administrative Voraussetzungen schaffen.
- Übernahme des Aktenbestandes Nun geht es an die Digitalisierung der Verträge. Ob die Dokumente im Unternehmen oder von einem externen Dienstleister gescannt werden sollten, hängt vom vorhandenen Know-how und den Ressourcen ab – die korrekte Indizierung der Dokumente und Register einer Vertragsakte ist nicht trivial. Zu bedenken ist dabei auch die langfristig sichere Archivierung der digitalen Vertragsakten.
- Schulung Ist das digitale Vertragsmanagement einsatzbereit, müssen die Key User mit der gegebenenfalls neuen Aktenstruktur und dem vollen Funktionsumfang vertraut gemacht werden. Mehr als ein, zwei Tage sollte die Schulung aber nicht in Anspruch nehmen.
- Produktivsetzung Sind alle Schritte zuvor korrekt umgesetzt, ist die Produktivsetzung des digitalen Vertragsmanagements nur noch ein Standardverfahren. Der Dienstleister überprüft die Korrektheit und Konsistenz der digitalisierten Vertragsdokumente und spielt die Daten ins System ein.
- Testphase Was nun noch folgen kann und sich als Best Practice bewährt hat, ist eine mehrwöchige Testphase. Hier geht es nicht um die Verfügbarkeit, sondern um eventuelle Anpassungen des Workflows oder der Zugriffsprofile und Berechtigungsgruppen. So lässt sich die Leistung eines digitalen Vertragsmanagements noch weiter steigern.
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