Reisen ohne Reue

In der Geschäftsreisebranche herrscht Aufbruchstimmung: In den deutschen Unternehmen wird so viel gereist wie noch nie. Zum Meeting nach München, zum Lieferanten nach Osteuropa oder zur Messe nach Shanghai – glaubt man den aktuellen Marktanalysen, wird die Mobilität immer mehr zur entscheidenden Voraussetzung für den geschäftlichen Erfolg.

Zunehmende Globalisierung und der wachsende Wettbewerbsdruck der Unternehmen bringen die Mitarbeiter deutscher Firmen in Bewegung: Die Gesamtzahl der Geschäftsreisen lag 2004 bei 146,4 Millionen. Dabei lassen sich die Unternehmen ihre Reisetätigkeit einiges kosten: 44 Mrd. Euro wurden in diesem Zeitraum für die Geschäftsreisen ausgegeben. Trotz einer geringfügig veränderten Reisetätigkeit sanken hier die Kosten um rund 10 Mrd. Euro. Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR), der in Zusammenarbeit mit BearingPoint jedes Jahr im Herbst seine Geschäftsreiseanalyse für das vergangene Jahr veröffentlicht, erklärt den Sparkurs: „Die strikte Kostenkontrolle hat die Gesamtausgaben gedrückt“, so Michael Kirnberger, Präsident des VDR und Head of Corporate Travel Services bei der Merck KGaA in Darmstadt. „Die Sparmaßnahmen waren vielfältig, allen voran die Reduzierung der Reisekategorie, mehr Online-Buchungen, Nutzung von Billig-Airlines, Rabatten und Sondertarifen.“ Trotzdem lassen Geschäftsreisende die Kassen klingeln: Pro Geschäftsreisetag wurden im Schnitt 104 Euro ausgegeben – das Anderthalbfache der Ausgaben für einen Urlaubstag. Auch der Kostenblock Hotelerie ist in der Reisekostenabrechnung nicht von der Hand zu weisen: Insgesamt zählten die Hotels im vergangenen Jahr 51,3 Millionen Übernachtungen, 3,4 % mehr als im Jahr 2004.

Was sich für Reise- und Transportbranchen zum interessanten Wachstumsmarkt entwickelt, ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen häufig ein riesiger Kostenfaktor. Muss der Chef verreisen, wird meist die Sekretärin beauftragt, kurzfristig den Flug, einen Mietwagen und die Hotelübernachtung zu buchen. Dadurch entstehen den mittelständischen Betrieben oft höhere Kosten für vergleichsweise weniger Reisen als Großunternehmen. Dabei wird der Reisemarkt nach Ansicht des VDR immer komplexer. Das Planen, Steuern, Organisieren der Geschäftsreisen und der Einkauf der notwendigen Dienstleistungen gehören zu den wichtigen Prozessschritten, bei den Unternehmen Zeit und Geld sparen können. Während in vielen Betrieben ein Großteil der Reiseaktivitäten unkontrolliert und ohne strukturierte Vertragsverhandlungen zwischen Einkaufsabteilung oder Sekretariat und Leistungsanbietern verläuft, haben andere Unternehmen den wirtschaftlichen Nutzen eines professionellen Mobilitätsmanagements und die damit verbundenen schlummernden Einsparpotenziale erkannt.

„Professionelles Travel Management macht Erfolge messbar und fordert dazu auf, die eigenen Fortschritte regelmäßig nachzuweisen“, erläutert Michael Kirnberger. Seiner Ansicht nach besteht die Voraussetzung eines guten Reisemanagements darin, Volumen und Struktur der Nachfrage und konkrete Umsätze möglichst genau zu kennen. Unerlässlich sei dabei ein definierter betrieblicher Prozess, an den sich alle Beteiligten halten. „Verantwortlichkeiten und auch die Folgen von Regelverstößen müssen klar formuliert werden.“

Zu den wichtigsten Instrumenten des Reisemanagers im Unternehmen gehört die Reiserichtlinie. Mit ihrer Hilfe werden die Nachfrage gebündelt und günstige Rahmenabkommen mit den Partnerfirmen ausgehandelt.

Wer sich auf ausgewählte Geschäftspartner konzentriert, kann mit diesen gute Konditionen für sein Unternehmen aushandeln und damit den Kostenblock Geschäftsreisen deutlich senken. Doch sollten die Vorkehrungen zur Kostenreduzierung immer im Zusammenhang betrachtet werden. Sinnvoll ist nach Ansicht des VDR die Zusammenarbeit mit einer begrenzten Zahl von bevorzugten Leistungsträgern. Allerdings muss der Travel Manager in der Lage sein, sein Buchungsvolumen nachzuweisen oder zumindest plausibel zu machen. Daten so genannter Management-Informations-Systeme können dabei helfen. Ein weiteres Hilfsmittel für ein modernes Reisemanagement ist der Einsatz von Kreditkarten. Um Bargeldvorschüsse zu reduzieren oder als Voraussetzung für Online-Booking – die Kreditkarte eröffnet Unternehmen einige Möglichkeiten, die Geschäftsreisekosten zu senken. Inzwischen bietet jede Reisebürokette Reisemanagement-Systeme an, die das Einhalten der Reiserichtlinien und das Steuern der Einkaufskonditionen sicherstellen. Über diese Online-Buchungssysteme werden hauptsächlich einfache Flug-, Hotel-, Bahn- und Mietwagenreservierungen vorgenommen und Auskünfte eingeholt.

Eine erfolgreiche Geschäftsreise beginnt also nicht erst am Check-In-Schalter des Flughafens oder beim Einsteigen in die Bahn, sondern bereits bei der Planung. Schon in dieser Phase werden Ziel, Zeit, Grund und vor allem Kosten der geplanten Reise identifiziert. Diese Informationen bilden die Grundlage für den ersten Schritt im unternehmensspezifischen Geschäftsreiseprozess. Die versteckten indirekten Kosten in der Reiseverwaltung werden häufig vernachlässigt. Zu diesen indirekten Reisekosten gehören unter anderem die arbeitsintensiven Abwicklungsprozesse zur Organisation der Geschäftsreise wie Reiseanträge, -planung und -buchung, aber auch die nachträgliche Bearbeitung der Reisekostenabrechnung.

Umso erstaunlicher, dass viele Unternehmen noch kein zentrales Reisekostenmanagement einsetzen, so Kirnberger. Als Nachteil nehmen diese Unternehmen nicht nur einen höheren Zeitaufwand, sondern auch einen erheblichen Mehraufwand bei der Umsetzung ihrer Reiserichtlinien und -prozesse in Kauf. Gleichzeitig fehlt ein übergreifendes Controlling-Instrument, das die Geschäftsreisetätigkeit im gesamten Unternehmen transparent und zeitnah darstellt und analysiert.

Zu den klassischen Reisebereichen kommen weitere Aufgaben hinzu, die das Travel Management zum Mobility Management machen: Leasing und Flottengeschäft, mobile Kommunikation und Videokonferenzen, Veranstaltungen und Messen sowie Sicherheit und Gesundheit sind einige der Herausforderungen. „Unternehmen, die sich nicht um ihre Geschäftsreisen kümmern, verschenken bares Geld“, bringt es VDR-Präsident Kirnberger auf den Punkt.

Susanne Schwab susanne.schwab@konradin.de

Erfolgreiche Geschäftsreisen beginnen mit der Planung

Die Reiserichtlinie gehört zu den wichtigsten Instrumenten des Travel Managers. Mit ihrer Hilfe können die Nachfrage gebündelt und günstige Rahmenabkommen mit Leistungsträgern ausgehandelt werden. Wichtig sind dabei konkrete Verhandlungsziele. Studien zufolge haben zwar 90 % der europäischen Unternehmen Reiserichtlinien formuliert, in mehr als 50 % der Fälle sind sie aber den buchungsverantwortlichen Personen und den Vertragsreisebüros nicht bekannt. Zudem kontrollieren und aktualisieren nur ein Fünftel der befragten Betriebe jährlich ihre Richtlinien – und verschenken damit oft viel Geld.

Das regelt die Reiserichtlinie: