Damit Geschäftsdaten problemlos durchmarschieren

Eigene Standorte im Ausland mit zusätzlichen Geschäftspartnern machen die Businessprozesse für expandierende Unternehmen immer komplexer und unübersichtlicher. Vor allem in wirtschaftlich angespannten Zeiten sehen sich Firmen gezwungen, ihre Supply Chain und ihr Business Collaboration Network – das Ökosystem aus Kunden, Partnern und Zulieferern, mit denen sie Geschäfte machen – umzubauen und an die neuen Gegebenheiten anzupassen.

Der Grund: Bisherige Geschäftsbeziehungen haben sich geändert – alte Partner und Zulieferer sind verschwunden, neue sind hinzugekommen. Eine flexible und anpassungsfähige IT-Architektur ist deshalb wichtig, um diese Herausforderungen meistern zu können. Sie muss zum Beispiel automatisierte E-Commerce-Prozesse und den entsprechenden Austausch von elektronischen Daten (EDI) über System- und Organisationsgrenzen hinweg ermöglichen.

Die Bedeutung der B2B-Prozesse (Business to Business) bei international agierenden Unternehmen wird mit der zunehmenden Optimierung der Wertschöpfungskette immer größer – bei wachsenden Anforderungen: So nimmt die Anzahl der benötigten Kommunikationswege und Formate ständig zu. Zudem müssen Unternehmen in der Lage sein, mit Partnern an jedem Ort, zu jeder Zeit und in unterschiedlichen Sprachen Geschäftsinformationen austauschen zu können. In Zeiten schwindender IT-Budgets sind aber zumeist weder finanzielle, personelle, noch Know-how-Ressourcen im Unternehmen vorhanden, um sich den aktuellen und zukünftigen Herausforderungen anpassen und Konsolidierungs- und Standardisierungsprozesse vorantreiben zu können. Um so mehr wird das Outtasking von B2B-Prozessen attraktiver. Dienstleister bieten Komplettlösungen, mit deren Hilfe verschiedene Prozesse und Technologien integriert und eine reibungslose, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht werden können – die notwendige Funktionalität zur Verwaltung von Prozessen und zur Integration von Partnern und Kunden inklusive.

Auf eine derartige Lösung hat auch die Hirschvogel Inc. mit Sitz in Columbus/Ohio, Tochter der weltweit agierenden Hirschvogel Automotive Group in Denklingen, zurückgegriffen. Das Unternehmen wurde im Jahr 1988 gegründet, um die Aktivitäten der Firmengruppe auf dem nordamerikanischen Automobilmarkt zu unterstützen. Es fertigt und liefert im weiten Verbund mit Partnern umgeformte und einbaufertige Komponenten aus Stahl und Aluminium in diesen Markt. Im Vorjahr hat Hirschvogel Inc. rund 36 Mio. US-$ umgesetzt.

Bis 2007 wurden bei der US-Tochter des Massivumformungsspezialisten die notwendigen Daten aus dem Enterprise Resource Planning-System (ERP) noch manuell herausgezogen. Auch die Dateneingabe erfolgte noch händisch. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der sich negativ bei Kosten und Kundenzufriedenheit ausgewirkt hat. Aus diesem Grund war man sehr froh, als die Muttergesellschaft im Rahmen einer globalen Strategie dazu aufforderte, auf ein SAP-System zu migrieren. Im Zuge dieses Vorhabens musste die Hirschvogel Inc. allerdings die Übersetzung zwischen EDI X.12-Dokumenten und SAP IDocs gewährleiten, um die E-Commerce-Prozesse mit den zahlreichen US-Kunden abwickeln zu können.

Die prinzipielle Frage, vor der Hirschvogel Inc. stand: Sollte man für das Management und die Unterstützung der B2B-Integration von verschiedenen Standards und Protokollen aus der Automobilindustrie in weitere interne Ressourcen investieren oder diese Konvertierungsleistungen als Services beziehen? Der Automobilspezialist hat sich für Letzteres entschieden, inklusive der Integration, dem Management der End-to-End-EDI-Prozesse sowie einer verursacherbezogenen Serviceabrechnung durch Sterling Commerce. „Die Entscheidung, unsere B2B-Prozesse im Outtasking betreiben zu lassen, war einfach. Denn wir wussten, dass der Return on Investment kurzfristig erreicht wird“, erläutert Nico Schuetz, Lead IT Technician bei Hirschvogel Inc. die Auswahl des Outtasking-Partners.

Die Lösung wurde innerhalb von nur zwei Monaten umgesetzt. Derzeit unterstützt sie 500 Transaktionen pro Monat – Tendenz steigend. Durch die neue Managed-Service-Lösung ist Hirschvogel nun in der Lage, die E-Commerce-Prozesse zu automatisieren – darin eingeschlossen der Austausch von Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Versandplänen. Zusätzlich bedeuten automatisierte E-Commerce-Prozesse, dass Hirschvogel Inc. die B2B-Zusammenarbeit nach dem Ausnahmeprinzip managen kann. Das heißt, dass das Unternehmen Transaktionen nur dann nachprüft, wenn Sterling Commerce Hirschvogel auf ein Problem aufmerksam gemacht hat – das normalerweise auf Kundenseite auftritt.

Die Integration mit dem ERP-System von Hirschvogel und die automatisierten B2B-Prozesse bringen dem Unternehmen zudem eine verbesserte Transparenz entlang der Supply Chain und eine minimierte Fehlerquote bei der Datenübermittlung. Basierend auf den daraus ablesbaren Kundenanforderungen lässt sich für Hirschvogel die Produktion besser planen. Auch können Bestellungen schneller aufgenommen und umgesetzt werden, was sich zusätzlich positiv auf die Produktionsplanung auswirkt. Zudem wird das eigene IT-Personal entlastet. Die gewählte Lösung unterstützt alle gängigen Datenformate und Protokolle wie Edifact (EDI-Standard in Europa), OFTP (Protokoll der Automobilindustrie), VDA (Datenstandard der Automobilindustrie in Europa) sowie alle gängigen US-Standards und Protokolle. Über diese Alternative hat die Hirschvogel Automotive Group gegenüber der Projektierung und dem Betrieb in Eigenregie eine Kostenreduzierung von 90 Prozent erreicht – die Leistungsvorteile durch externe Managed Services nicht eingerechnet.

Jochen Werner Sterling Commerce, Düsseldorf