Wie Unternehmer ihren Betrieb für den Notfall rüsten

Nach 51 Minuten gibt das Notfallteam auf. Maschinenbauer Axel M. ist tot. An einem Dienstagmorgen im Februar verstirbt der 48-Jährige aus der Nähe von Hamburg auf der spiegelglatten A7. Zurück bleiben eine Frau, zwei schulpflichtige Kinder und 15 Mitarbeiter. Zum menschlichen Drama kommt ein zweites: Trotz genügend Geld auf dem Konto ist der Betrieb von heute auf morgen zahlungsunfähig. Was fehlt, sind passende (Bank-)Vollmachten. Firmeninhaber, Macher zu Lebzeiten, hinterlassen oft ein berufliches Chaos, wenn sie verunglücken oder schwer erkranken.

Um Familie und Belegschaft zu schützen, sollten Unternehmer deshalb einen Notfallordner anlegen. „Zu aller erst liegen darin Vorsorgevollmacht, Patienten- und Betreuungsverfügung“, rät Markus Sobau, Erbschaftsplaner und Generationenberater mit IHK-Zertifikat. Diese regeln, kurz gesagt, wer Zugriff auf welche Bankkonten hat, wann eine Beatmungsmaschine abgestellt wird oder wer im Fall einer kognitiven Einschränkung Entscheidungen über Pflege und Betreuung treffen darf. „Für Väter und Mütter kommt außerdem eine Sorgerechtsverfügung in Frage“, so der Finanzberater. Für den Fall das beide Elternteile verunglücken, schlagen sie dem Gericht so eine Vertrauensperson vor, bei der die Kinder aufwachsen sollen. Ehevertrag und Testament gehören ebenfalls in die Notfallakte. Sie helfen, Erben schnell zu ermitteln und somit handlungsfähig zu halten.

Neben diesen „Standard-Papieren“ ist für Selbstständige eine Unternehmervollmacht Pflicht. Sie ermächtigt Ehepartner, Familiengehörige oder Führungskräfte vorübergehend einen freiberuflichen Vertreter zu beauftragen, Mitarbeiter einzustellen und Verträge im Namen der Firma abzuschließen. Fällt der Inhaber beispielsweise nach einem Unfall ins Koma, laufen die Geschäfte so trotzdem weiter und die Existenz ist gesichert.

„Sinnvoll für den Notfallordner sind auch Listen mit wichtigen Telefonnummern und Ansprechpartnern“, weiß Sobau. Genauso Kopien von Krediten, Leasingverträgen, Versicherungen, Jahresabschlüssen und Privatdarlehen. Schlussendlich helfen Passwörter, PIN-Nummern, Bankschließfächer sowie Grundstücke mit Grundbuchauszügen, um die Notsituation ohne wirtschaftlichen Schaden zu überstehen.

Doch die Realität sieht anders aus: „Viele Unternehmer sammeln Notfalldokumente erst, wenn die Nachfolge ansteht“, sagt Sobau. Der Mannheimer berät seit Jahren Selbstständige und beobachtet, dass 90 Prozent bis dahin keinerlei Vorsorge treffen. Meist fehlt das Bewusstsein für die eigene Endlichkeit: „Die Chefs setzen sich nicht damit auseinander und ahnen nicht, was sie damit anrichten“, verdeutlicht der Finanzwirt.

Ob die Notfallakte analog als Papiersammlung im Aktenschrank oder digital auf einem Speichermedium vorliegt, ist egal. „Hauptsache Vertrauenspersonen wissen um deren Existenz und Aufbewahrungsort“, so der Finanzplaner. Wer sicher gehen will, hinterlegt Vorsorgedokumente beim Zentralregister der Bundesnotarkammer. Das kann über einen Notar oder einen Dienstleister wie etwa das IGB (Institut für Generationenberatung) geschehen. Spezialisten sorgen dann dafür, dass Vollmachten und Verfügungen gültig und unmissverständlich sind.

Rechtsanwälte raten davon ab, sich Vorlagen aus dem Internet runterzuladen. Der Grund: Sie sind nicht individuell genug und enthalten Lücken. Im Zweifelsfall sind solche Dokumente anfechtbar. Besser Unternehmer setzen die Schriftstücke mithilfe eines Fachmanns auf. „Die Investition liegen zwischen 1500 und 2000 Euro, sind aber im Ernstfall jeden Euro wert“, so Anlageberater Sobau.