Archive wandern in die Wolke

„Die Cloud-Nutzung für ECM-Anwender ist vom rechtlichen Standpunkt aus IT-Outsourcing, nur günstiger wegen der Synergieeffekte, geografisch weiträumiger und mit einer größeren faktischen Unsicherheit verbunden“, stellt der IT-Branchenverband Bitkom e. V., Berlin (Halle 5, Stand C55), in seinem Leitfaden „ECM in the Cloud“ klar.

Die Unsicherheit und Skepsis der vergangenen Jahre gegenüber der IT-Nutzung aus der Wolke ist vor allem bei kleineren und mittleren Unternehmen wie weggeblasen. Die Marktanalysten der Trovarit AG, Aachen (Halle 3, Stand E41), prognostizierten Ende des vergangenen Jahres, dass vor allem Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern kurzfristig insbesondere in Cloud-Lösungen für das E-Mail-Management, das Dokumentenmanagement und die Archivierung investieren. Hier stehe kurzfristig eine Verdoppelung des Cloud-Einsatzes an.

Unter ECM in der Wolke werden laut Bitkom-Definition standardisierte ECM-Lösungen in einheitlicher und damit hoch skalierbarer Form durch einen Dienstleister für Anwender betrieben und über ein Netzwerk – in der Regel das Internet – bereit gestellt.

Aus Sicht der Unternehmen sprechen nach der Trovarit-Studie „ECM & Cloud Computing“ eine ganze Reihe von Gründen für den Einsatz des Cloud-Konzepts bei ECM-Lösungen. Dazu gehören vor allem die Unterstützung dezentraler Unternehmensstrukturen – also zum Beispiel viele Standorte, Home Offices oder mobiler Außendienst. Darüber hinaus gibt es in der Regel geringere Probleme mit Updates beziehungsweise Release-Wechseln. Die Flexibilität im Hinblick auf Nutzungsumfang und auch -dauer ist größer. Das Betriebsrisiko wird vom Dienstleister getragen, außerdem besteht eine hohe Sicherheit gegen Datenverlust sowie eine hohe Kostentransparenz.

Denn für die Nutzung Cloud-basierter ECM-Services bezahlt das Anwenderunternehmen in Abhängigkeit von Nutzungsumfang, -intensität und -dauer. Üblich ist hierbei laut Bitkom etwa die monatliche Abrechnung eines festen Betrags je ECM-Nutzer oder -Arbeitsplatz oder je Nutzung – zum Beispiel Abrechnung nach Anzahl der verwalteten Kundenakten. Andere Preismodelle orientieren sich nach Darstellung des Verbands an Leistungsgrößen wie etwa dem genutzten Speicherplatz. Dabei schließt der Preis neben dem Nutzungsrecht für die Hardware oder Software – also die Lizenz – in der Regel die Bereitstellung und Wartung der Software sowie den Betrieb der erforderlichen Infrastruktur ein.

Schon deutlich zurückhaltender wird das Potenzial von ECM aus der Cloud zur Kostensenkung eingestuft: Etwas weniger als 40 % der Teilnehmer der Trovarit-Stude erwarten geringe Ausgaben für die Anschaffung und den Betrieb der Software. Rund 30 % bezweifeln vor allem, dass durch den Cloud-Ansatz eine schnelle Implementierung der Software ermöglicht wird. Und ein Viertel bezweifelt, dass sich die Ausgaben für Einführung und Integration der Lösung erheblich reduzieren lassen.

Auch gibt es klare Präferenzen, welche ECM-Bereiche sich gut und welche sich weniger gut für das Cloud Computing eignen: Zwischen 50 und 60 % der von Trovarit Befragten erachten vor allem das (Web-)Content Management, das E-Mail-Management und die Dokumentenkonvertierung als sehr geeignet. Kernbereichen des ECM wie dem Dokumentenmanagement, der Archivierung und dem Input-Management, also dem Posteingang, sowie dem Collaboration Management bescheinigen 30 % bis 40 % der Teilnehmer eine hohe Eignung. Deutlich skeptischer werden hingegen das Output-Management sowie umfassendes ECM und Business Process Management (BPM) gesehen.

Dass vor allem kleinere und mittlere Betriebe dem Cloud-Ansatz offen gegenüber stehen, legt nach Meinung der Trovarit-Experten den Schluss nahe, „dass bei größeren Unternehmen die deutlich höhere Komplexität der Anwendungslandschaft in Verbindung mit wesentlich höheren Anforderungen an eine Individualisierung der ECM-Lösungen eine durchaus relevante Hürde darstellen“. Zudem könnten auch Rechts- und Datenschutzfragen bei größeren Unternehmen stärker ins Gewicht fallen, da in dieser Zielgruppe eine wesentlich größere Sensibilität gegenüber Compliance-Themen besteht als bei kleineren Unternehmen.

Sabine Koll Journalistin in Böblingen

Eine Reihe von Veranstaltungen befasst sich auf der Messe mit dem Thema ECM in der Cloud. Highlight ist die vom Bitkom organisierte Podiumsdiskussions am 23. Oktober 2012 um 16:00 Uhr in seinem ECM-Forum 5.3 in Halle 5 mit dem Thema „ ECM in der Cloud – Wieviel ECM verträgt die Wolke?“ Moderiert von Volker Feist, Leiter des Kompetenzzentrums ECM/DMS bei Trovarit, diskutieren Christian Böhnel, Leiter Niederlassung Düsseldorf von Codecentric, Matthias Kunisch, Geschäftsführer Forcont Business Bechnology, Jochen Luckhaus, Vertriebsleiter Iquadrat, sowie Karl Mayrhofer, Geschäftsführer Fabasoft.

Bereits um 15:00 Uhr präsentieren der Bitkom und Forcont an gleicher Stelle Praxisbeispiele erfolgreicher ECM-Anwendungen in der Cloud. Anhand von drei Beispielen – einem Leitungsauskunftssystem für Bauprojekte im öffentlichen Raum, einer Personalakte und einem Vertragsmanagement – werden Anforderungen, Nutzen und Aufwände auf Seiten des Kunden und des Cloud-Anbieters erörtert.

Darüber hinaus stellt Anbieter Alfresco auf der Kongressbühne 5.1 in Halle 5 am 23. Oktober 2012 um 10:45 Uhr seine Cloud-basierte Lösung vor.