Content-Systeme schaffen Übersicht

Markus Strehlitz Journalist in Mannheim

„Die Informationsmenge, die in den Unternehmen ankommt, wächst stetig. ECM-Lösungen machen die Informationsflut beherrschbar“, sagt Bernhard Zöller, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im IT-Branchenverband Bitkom (Stand B31). Zu den Hauptvorteilen solcher Systeme zählen Unternehmen einen schnelleren Zugriff auf Informationen, die Datensicherheit sowie geringere Kosten bei der Handhabung von Dokumenten. Das ist eines der Ergebnisse einer Studie, die im Auftrag des Bitkom durchgeführt wurde und für die 805 mittelständische Firmen befragt wurden.

Jedes zweite Unternehmen gibt zudem an, dass mithilfe von ECM die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien erleichtert wird. Die rechtssichere Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ist zum Beispiel eine Spezialität des Anbieters Iron Mountain (C41). Der DMS-Experte bietet mit seinem System zur schnellen und zuverlässigen Verwaltung physischer und digitaler Dokumente einfache Wege zu erhöhter Sicherheit und Kosteneffizienz. Laut Iron Mountain vertrauen Kunden in über 36 Ländern aus den unterschiedlichsten Branchen darauf, dass sämtliche benötigte Informationen jederzeit vollständig und leicht zugänglich vorliegen.

Aufgrund der wachsenden Datenflut und der Möglichkeiten, die DMS- sowie ECM-Technologien für deren Bewältigung bieten, investieren Unternehmen zunehmend in entsprechende Lösungen. Laut Bitkom werden in diesem Jahr voraussichtlich 1,8 Milliarden Euro mit Hard- und Software sowie Services rund um ECM in Deutschland umgesetzt. Das entspricht einer Steigerung um rund sechs Prozent im Vergleich zu 2014.

Die wichtigsten Branchen-Trends sind in diesem Jahr ECM-Lösungen für mobile Endgeräte sowie die digitale Akte. Das ist das Ergebnis des 7. ECM-Barometers des Bitkom. Vier von zehn ECM-Anbietern sehen in Apps oder Webangeboten für Smartphones und Tablet-Computer die wichtigste Entwicklung in der Branche. 37 Prozent halten digitale Akten wie etwa die elektronische Personalakte für den Top-Trend. Mit etwas Abstand folgen Tools zur Zusammenarbeit in Teams sowie die elektronische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen (siehe auch Seite 92).

Den Trend zur mobilen Nutzung von ECM-Funktionen unterstützt zum Beispiel ELO (A13). So bietet etwa die App ELO 9 for Mobile Devices Funktionen, die den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf das ELO-Archiv ermöglichen. Alle Basisfunktionalitäten des hauseigenen ECM-Systems sind in der App integriert.

Neben der Archiv-Navigation können alle von dem Device unterstützten Dokumente angezeigt, neue Ordner angelegt oder nicht mehr benötigte Informationen aus dem Archiv entfernt werden. Zudem können neue per Mail erhaltene Dokumente abgelegt werde. Die App basiert auf dem für die ECM-Suite entwickelten Web-Client.

Mit der elektronischen Akte ist ein anderer Trend das Schwerpunktthema bei Optimal Systems (B31). Die entsprechenden Lösungen verbinden laut Hersteller effektives Verwalten von Daten und Dokumenten mit der Abbildung von Geschäftsprozessen und vielen weiteren ECM-Funktionen. Die E-Akte ist das digitale Pendant zur Papierakte. In ihr werden unterschiedlichste Informationsarten wie etwa Scans & Textdokumente oder eingehende E-Mails in einem gemeinsamen Kontext gebündelt und verwahrt. Der Aufbau der Akte orientiert sich dabei an den Anforderungen des Unternehmens und seiner Abteilungen.

ECM-Systeme arbeiten dabei nicht als Insellösungen. Sie verknüpfen sich mit anderen Geschäftsanwendungen wie zum Beispiel betriebswirtschaftlicher Software. Die Hersteller haben entsprechende Integrationsmöglichkeiten im Angebot.

So hat zum Beispiel DMS-Spezialist Easy (D46) aus diesem Grund das operative Teilgeschäft für integrierte SAP-Prozesslösungen des Anbieters Nextevolution übernommen. Die modularen Software-Lösungen Next-PCM von Nextevolution unterstützen SAP-Nutzer bei der Dokumentenerstellung und durch elektronische Aktenkonzepte. Mit diesem neuen Geschäftsbereich ist Easy gemeinsam mit Vertriebspartnern als Value Added Reseller in der Lage, auf Basis vorkonfigurierter Templates unterschiedlichste Aktenlösungen direkt in SAP anzubieten.

Ob Rechnungs- und Personalmanagement oder Vertrags-, Logistik- und Immobilienmanagement– viele wichtige Prozesse sind als fertige Next-PCM-Module für SAP verfügbar und somit schnell und leicht integrierbar. „Enterprise Content Management beschäftigt sich heute im Wesentlichen mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen“ erklärt dazu Easy-Vorstand Willy Cremers.

ECM-Anbieter ELO kooperiert mit Godesys (C71.5), einem Hersteller von ERP-Systemen für den Mittelstand. Ergebnis dieser Zusammenarbeit ist die Integration der ELO-Lösungen Eloprofessional und Eloenterprise mit der Godesys-Software. Die ECM-Technologie stellt Anwenderunternehmen die notwendigen Funktionen zur Verfügung, um die im ERP gesammelten Informationen laut Hersteller effektiv zu verwalten, für eine schnellere Nutzung bereit zu stellen sowie sie sicher zu kontrollieren und zu steuern – über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Integration hat auch bei Windream (A31) hohe Priorität. Zu den Neuerungen der Version 6 des hauseigenen ECM-Systems zählt die Verknüpfung mit dem E-Mail-Client Microsoft Outlook. Die Integration der ECM-Funktionen erfolgt direkt über die Outlook-Ordnerstrukturen. Die standardmäßig angezeigten Postfächer werden um weitere Ordnereinträge ergänzt, über die Windream-Anwender direkt auf den Dokumentenbestand ihres ECM-Systems zugreifen können.

Auch die Dokumenten-Vorschau wurde integriert, sodass es Anwendern möglich ist, ein beliebiges Dokument direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus zu öffnen und zu lesen. E-Mails lassen sich per Drag & Drop innerhalb der Outlook-Oberfläche in das ECM-System kopieren und dort revisionssicher archivieren. Zudem wird die virtuelle Aktenansicht „My windream“ unterstützt, die es Anwendern ermöglicht, ihre individuellen Sichten auf Dokumentbestände zu organisieren und virtuell abzubilden, ohne dabei die tatsächlichen Ordner- und Dokumentstrukturen in Windream zu verändern.

Generell besteht der entscheidende Vorteil der Outlook-Integration für die Anwender darin, dass sich ECM-Aufgaben direkt aus dem weit verbreiteten E-Mail-Programm heraus starten und ausführen lassen, ohne die gewohnte Outlook-Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

Neben der Integrationsfähigkeit treiben auch weitere allgemeine IT-Trends die ECM-Branche um. Dazu gehört unter anderem das Cloud Computing. Anbieter stellen mittlerweile auch ECM-Technologie in der Cloud bereit. Die Zahl der Unternehmen, die solche Dienste in Anspruch nehmen, wächst stetig an. Die Cloud-Lösung des ECM-Spezialisten Docuware (H34, B31) zum Beispiel nutzten im ersten Halbjahr 2015 bereits mehr als 130 Unternehmen mit über 1000 Anwendern. Das sind laut Docuware doppelt so viele wie Ende 2014.

Bürotex Metadok (A52) bietet mit Regiocloud24 myAmber DMS eine Cloud-Lösung für die Verwaltung von Akten und Dokumenten. Die Dokumente werden rechtskonform in den sicheren Rechenzentren von Bürotex Metadok erfasst, aufbewahrt, bearbeitet und bereitgestellt. Aktenordner und Papierablagen werden durch die revisionssichere, zertifizierte Langzeitarchivierung ersetzt. Der Zugriff erfolgt von überall und immer.

Das Cloud-Angebot umfasst auch Schnittstellen zu anderen Anwendungen über Web-Services, das Scannen von großen Mengen von Papierbelegen, ein Modul für digitale Akten, die Vornahme von kundenspezifischen Konfigurationen, die Anbindung an ERP- und CRM-Systemen sowie andere Fachanwendungen, die in der Cloud oder der eigenen IT-Infrastruktur des Anwenders verfügbar sind.

Im Vergleich zu traditionellen Lösungen können Anwender des Cloud-Dienstes laut Bürotex Metadok Kosten einsparen. Zudem würden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt und eine revisionssichere Archivierung gemäß Bundesdatenschutzgesetz sei gewährleistet. •