Der Beschaffungsprozess von Maschinen wird begleitet von umfangreichen Dokumenten. Diese muss die Einkaufsabteilung oft mühsam mit Lieferanten und der internen Entwicklung austauschen. Hier soll eine speziell dafür entwickelte Austauschplattform Abhilfe schaffen.
Das Dokumentenhandling findet oft losgelöst von der Bestellung über FTP oder E-Mail statt. So kommt es zum Bruch zwischen den Prozessen und Informationssystemen. Während des Bestellvorgangs kann es zu Änderungswünschen von der Konstruktionsabteilung kommen, weswegen die Bestellung mehrfach geändert und nochmals übermittelt werden muss. Auch müssen jedes Mal die Spezifikationen angepasst werden.
Läuft das Dokumentenhandling im Rahmen einer Bestellung separat über FTP oder E-Mail ab, verlieren der Einkäufer und oft auch der Lieferant den Überblick: Welche Spezifikation ist aktuell und zu welcher Bestellung gehört sie? E-Mail und FTP stoßen aufgrund der Limitierung des austauschbaren Datenvolumens und der nicht vorhandenen Sicherheit an ihre Grenzen. Zudem werden Dateiversionen unkontrolliert überschrieben und die Protokollierung der Aktivitäten ist unzureichend. Nimmt jetzt auch noch der Lieferant Änderungen vor, ist der Prozess erst recht unübersichtlich, aufwendig und fehleranfällig. Um diese Problematik zu beseitigen, hat der Softwarehersteller Procad die Filesharing-Plattform Proom entwickelt. Damit stellt er ein Werkzeug zur Verfügung, das auf die spezifischen Bedingungen der Branche ausgerichtet ist. ERP- und SRM-Tools lassen sich damit für das Handling der begleitenden Dokumente sinnvoll ergänzen. Einkaufsabteilungen können mit dem Tool ihre Beschaffungsprozesse übersichtlicher, sicherer und fehlerfrei gestalten, erklärt der Anbieter. Die gesamte Kommunikation in einem Bestellvorgang erfolgt über einen zentralen Projektraum und kann vom Unternehmen über diesen gesteuert werden. Einkäufer sehen in der Plattform auf einen Blick, welche Spezifikation die aktuelle ist und in welchem Zusammenhang sie zu einer Bestellung steht. Sie können genau steuern und nachvollziehen, wer wann was mit welchen Dokumenten tun darf bzw. getan hat.
Durch das Synchronisieren der Fertigungszeichnungen oder auch CAD-Daten über den Projektraum greifen Einkäufer, Konstrukteur und Lieferant in Proom immer auf die aktuellen Dokumente zu. Ein Beispiel: Die Konstruktionsabteilung eines Maschinenbauers richtet über den Einkauf eine Anfrage über zehn Deckel einer Ölpumpe an die Lieferanten. Der Einkäufer fragt bei diesen an, lädt dazu die relevanten Unterlagen der Ölpumpe (Einkaufsbedingungen, Spezifikation, Pflichtenheft und Stückliste) aus seinem PLM-System in den Projektraum für diesen Lieferanten hoch. Der Lieferant greift darauf zu, sieht die technischen Dokumente ein, erstellt basierend darauf sein Angebot und übermittelt es der Einkaufsabteilung. Mit diesem Vorgehen gibt es im Bestellprozess Klarheit darüber, ob und vom wem was gesendet wurde oder auch nicht. Ein weiterer Vorteil: Alle Dokumente, die die Bestellung betreffen, befinden sich an einem Ort und sind vom Lieferanten und allen Beteiligten über den zentralen Projektraum abrufbar.
Alle greifen auf die gleichen Dokumente zu Die Bestellung kann auch separat stattfinden (z. B. per E-Mail) und die dazugehörigen Dokumente werden über Proom ausgetauscht. Der Einkäufer verweist dann in der Bestellung über einen Link auf die Dokumente im Projektraum, anstatt sie per Anlage zu versenden. So gibt es nahezu keine vom Vorgang losgelösten einzelnen E-Mails.
Kommt nun vom Konstrukteur im Nachgang eine Änderung, muss diese nur an einer Stelle, nämlich im Projektraum, aktualisiert werden. Alle können direkt aus dem Tool heraus informiert werden und greifen in Echtzeit auf die aktuellen Dokumente zu. Statt lokaler Kopien bei allen beteiligten Personen sind die Dokumente und Informationen zentral, nachvollziehbar und sicher abgelegt. Ein Versionsmanagement dokumentiert die Änderungen. Die Anforderungen an Compliance werden lückenlos bis zum Lieferanten erfüllt. Der Biogasanlagen-Hersteller UTS Biogastechnik hat nach diesem Prinzip mit Proom den Austausch von Dokumenten mit Kunden und Lieferanten auf eine neue Basis gestellt. Im Unternehmen arbeiten mehr als 100 Mitarbeiter/innen im gesamten Bundesgebiet, in Zentral- und Osteuropa sowie in Übersee mit einer Vielzahl von Lieferanten und Kunden zusammen. Dementsprechend hoch ist der Aufwand bei der Übertragung von CAD-Modellen, Zeichnungen und Dokumentationen oder für die Abnahme der Anlagen. „Wir haben ein Projekt gemeinsam mit unserer chinesischen Niederlassung durchgeführt“, erklärt Jochen Matzke, Direktor IT bei UTS. „ Das gesamte Projekt wurde über einen Proom-Projektraum abgewickelt. Den Zugriff auf die dort hinterlegten Informationen und Dateien hat UTS über die abgestufte Rechteverwaltung der Collaboration-Plattform geregelt.“
So konnten die internen Mitarbeiter auf alle Dateien und Informationen zugreifen, während die externen Beteiligten unterschiedliche Rechte hatten. Sie konnten nur freigegebene Dateien sehen. Außerdem konnten die Lieferanten nur die UTS-eigenen und die von ihnen selbst erzeugten Dateien sehen, nicht aber die der Mitbewerber. So gelang es dem Unternehmen, Ausschreibungen ohne großen Aufwand getrennt voneinander zu halten. „Ohne die Collaboration-Lösung wäre es nicht möglich gewesen, das Projekt datentechnisch so reibungslos abzuwickeln“, so Matzke. „Unter anderem ist es ein Vorteil, dass die Dateien in der Cloud liegen, so können alle Beteiligten immer mit größtmöglicher Geschwindigkeit zugreifen.“ Kollegen in China könnten dadurch große Dateien schneller herunterladen, als würden diese dort auf dem Server liegen.
Frank Zscheile, Freier Journalist in München
Unsere Webinar-Empfehlung
Teilen:
