Die Materialstammdaten sind unter SAP meist unvollständig gepflegt und dadurch für die logistischen Prozesse häufig fehlerbehaftet. Die Gründe sind bekannt: Die Pflege der Daten ist komplex, meist unübersichtlich und somit zeitaufwändig und fehleranfällig. Hier setzt die Framework-Lösung der fme AG an.
Es fehlt unter SAP an einer klaren Übersicht über den Bestand und den Bearbeitungsstatus. Das Problem: Im SAP-Standard ist die Materialanlage nicht an einen Prozess gekoppelt. Dies hat zur Folge, dass nach der ersten Anlage eines Materials im SAP eine Materialnummer angelegt wird, aber zu keinem Zeitpunkt erkenntlich ist, ob das Material vollständig und korrekt gepflegt ist. Häufig bleibt auch unklar, welche Fachbereiche welche Informationen bereitstellen müssen.
Eine externe Datenerfassung ist für viele Unternehmen jedoch eine Alternative zur unkomfortablen Stammdatenpflege über die Standard SAP-Transaktionen wie die MM01. Da ein Bearbeiter oder einer Bearbeitergruppe meist bestimmte Felder in mehreren Sichten pflegen muss, gestaltet sich dieser Prozess sehr zeitaufwändig. Dabei kommt es zudem durch unzureichend ausgefüllte Datensätze in den einzelnen Pflegesichten zu fehlerhaften Informationen in der logistischen Prozesskette. Müssen beispielsweise im Außenhandel oder für den Zoll Proformarechnungen ausgestellt werden, können diese gegebenfalls nicht angelegt werden. Ähnliche Schwierigkeiten ergeben sich, wenn im Anlageprozess für Preise oder Gewichte zunächst beliebige Werte erfasst und dann nicht mehr korrigiert werden. In Proformarechnungen und Fakturen werden dann falsche Informationen an den Kunden weitergegeben.
Die erhöhte Kundenunzufriedenheit, Fehlentscheidungen und zusätzliche Prozesskosten, die aufgrund mangelnder Datenqualität entstehen, lassen sich zwar schwer messen, sind aber dennoch nicht zu vernachlässigen. Durch eine klare Prozessstruktur, einfache Plausibilitätsprüfungen und einer automatischen, regelbasierten Datenvorbelegung können solche Fehler vermieden werden. An dieser Stelle kommt die Framework-Lösung der fme AG ins Spiel.
Sie vereinfacht den Materialanlageprozess und sorgt für einen verbesserten Umgang mit Materialstammdaten. Dafür wird zu den bisherigen SAP-Eingabemasken eine neue Anwendungsoberfläche in SAP geschaffen. Sie wird unternehmensspezifisch angelegt und berücksichtigt nur die für den individuellen Materialanlageprozess tatsächlich erforderlichen Eingabefelder. Die Bearbeiter erhalten entsprechend ihrer fachlichen Aufgabe eine spezifische Bearbeitungssicht. Hier werden nur die tatsächlich für ihn erforderlichen Daten zu Eingabe und Anzeige angeboten. Damit der Bearbeiter sich in der Anlage des Materials entsprechend dem SAP-Standard wiederfindet, werden diese Daten nach den bekannten Reitern der SAP-Materialanlage strukturiert angezeigt.
Der Anlageprozess bekommt bis zur vollständigen Pflege des Materials einen Anlagestatus zugewiesen, um zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Zustand der Stammdatenpflege zu ermitteln. Der gesamte Prozess wird durch ein Regelwerk begleitet, das bereits vorhandene Werte automatisch ermittelt und neue Eingaben auf Plausibilität prüft. Wichtige Anforderungen wie die Materialklassifikation oder ein Varianten-Konfigurator können mit eingebunden werden. Das SAP-Berechtigungskonzept (Berechtigungsobjekte) wird für die Berechtigungsprüfung übernommen.
Bei der Materialstammdatenanlage können anhand von kundenindividuellem Customizing und in Abhängigkeit von Materialarten für jedes einzelne erforderliche Feld individuelle Plausibilitätsprüfungen hinterlegt werden. Ferner lassen sich auf Basis bereits eingegebener Daten weitere Eingabefelder vorbefüllen oder deren Auswahlkriterien reduzieren. Dies ermöglicht den verantwortlichen Mitarbeitern eine schnelle, korrekte und vollständige Materialanlage.
Wichtig ist dabei, dass das Framework nicht sofort die Basis für sämtliche Materialanlageprozesse sein muss, sondern zunächst für ausgewählte Materialarten genutzt und sukzessive um andere Prozesse erweitert werden kann. Anlageprozesse außerhalb des Frameworks können wie bisher weiter über den Standardweg (zum Beispiel MM01) ablaufen.
Neben der Framework-Lösung bietet die fme zusätzlich ein Materialstammdaten-Cockpit an. Dieses zeigt den verantwortlichen Bearbeitern eine komplette Übersicht über alle im SAP-System angelegten oder in der Anlage befindlichen Materialien, deren Bearbeitungsstatus und den zugehörigen Verknüpfungen zu produktspezifischen Dokumenten und technischen Zeichnungen an. Zu jedem noch nicht vollständig angelegten Material lässt sich der zuständige Fachbereich beziehungsweise verantwortliche Bearbeiter ermitteln. Optional kann jeder Mitarbeiter nach Anlagestatus des Materials über seine Aufgabe zur Pflege informiert werden. Aus dem Cockpit können alle Bearbeitungsschritte direkt angesteuert oder zu jedem Material die Bestellungen, die Kundenaufträge, die Fertigungsaufträge, die Bestandsführung sowie die Produktstruktur angezeigt werden.
Jedes angelegte Material enthält nach vollständiger Pflege ein Anlageprotokoll, aus dem der Anlageprozess im Nachhinein nachvollzogen werden kann. Dieses Anlageprotokoll wird separat als PDF-Dokument archiviert und mit dem jeweiligen Materialstamm verknüpft.
Das Cockpit ermöglicht zusätzlich zu jedem angelegten Material, die im Anlageprozess erstellten Notizen und individuell eingegebenen Informationen zu erweitern und zu lesen. Die eingegebenen Notizen werden dabei mit einem Zeitstempel und Bearbeiter-Informationen versehen und sind nicht mehr veränderbar. Die Cockpit-Lösung stellt eine optionale Erweiterung des Anlage-Frameworks dar und ergänzt dieses um die beschriebenen Kontroll- und Steuerungsfunktionen.
Die fme AG bietet ihren Kunden an, die Datenqualität zu analysieren und Verbesserungspotentiale herauszuarbeiten. Die ermittelten Schwachpunkte werden bei der Einführung der beschriebenen Lösungen im Customizing der Framework- und der Cockpit-Lösung mit berücksichtigt, um zukünftig die Datenqualität der Materialstammdaten zu verbessern. Optional kann der bestehende Datenbestand mit bereinigt werden und als Grundlage für einen unternehmensweiten Rollout dienen.
Der Materialanlageprozess lässt sich mit der Framework- und der Cockpit-Lösung um bis zu 50 % verkürzen. Die Bearbeitung wird einfacher, schneller und übersichtlicher; nachfolgende Produktions- und Vertriebsprozesse können zügiger bearbeitet werden. Durch die verbesserte Datenqualität können Nacharbeiten und Mehrfachbearbeitungen entfallen. Die bessere Übersicht erhöht die Transparenz und vereinfacht Recherchen.
Die Lösungen werden per Transport in SAP integriert. Da sie nur auf Basis von Standard-SAP-Mitteln realisiert werden und keinerlei Modifikationen beinhalten, sind diese releasesicher. Nach einer Erstkonfiguration durch fme können alle Einstellungen für die Framework- und Cockpit-Lösung durch das Unternehmen eigenständig angepasst und beispielsweise spätere Material- oder Prozessänderungen berücksichtigt werden.
Martin Ortgies Fachjournalist in Hannover
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