BPM | Das Business Process Management ist der Treiber für eine nachhaltige Geschäftsentwicklung. Die Anbieter haben Lösungen im Portfolio, die sich individuell anpassen und mit ECM verknüpfen lassen.
Markus Strehlitz Journalist in Mannheim
Die Unternehmen müssen mit einer stetig wachsenden Menge an Informationen fertig werden. Die Strukturen und Prozesse in den Firmen werden zunehmend komplexer. Daher wird die Optimierung ihrer Abläufe für die Unternehmen zu einer dringenden Aufgabe.
„Erforderlich ist ein Business Process Management als zentrales Führungsinstrument, das eine ganzheitliche Prozessgestaltung sicherstellt“, sagt Professor Hartmut Binner, Geschäftsführer der Prof. Binner Akademie und Vorstand der GFO – Gesellschaft für Organisation (Halle 6, Stand E12B). Das Geschäftsprozessmanagement (BPM) sei Rückgrat und zugleich Katalysator für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung, so Binner weiter.
Jede Firma ist jedoch verschieden. Entsprechend sind auch die Voraussetzungen für BPM unterschiedlich. Eine Lösung für das Prozessmanagement muss sich daher flexibel an die individuellen Gegebenheiten des Anwenderunternehmens anpassen – etwa in Bezug auf Budget oder Reifegrad.
Dies ist laut Hersteller eine der Stärken der modular aufgebauten BPM-Lösungen von Igrafx (Halle 6, Stand D46). So bietet der Prozessmanagement-Spezialist für jedes Anwendungs-Szenario das passende Tool, um Geschäftsprozesse zu analysieren, zu visualisieren und beispielsweise die Auswirkungen neuer Software auf die betroffenen Prozesse vorab zu simulieren. Die unterschiedlichsten Prozessexperten können somit entsprechend ihren Rollen verschiedene Aufgaben erledigen.
Außerdem bietet Igrafx ein umfassendes Consulting- und Dienstleistungsspektrum, das laut Anbieter weit über das reine Produktangebot hinausgeht. Die Igrafx-Berater arbeiten produktbezogen und projektorientiert aktiv beim Kunden vor Ort mit. Ziel dieser individuellen Betreuung: kürzere Projektabwicklung, Entlastung des Projektbudgets sowie schnelle Hilfe bei Fehlerdiagnosen und konkreten Anfragen.
Seiner Lösungssuite Igrafx 2013 hat der BPM-Spezialist jüngst ein Update verpasst. Dieses enthält unter anderem ein rollenbasiertes Web-Portal, das eine gezielte und effiziente Navigation im Repository von Igrafx ermöglicht.
Die Mitarbeiter können durch das Web-Portal auf einen Blick sehen, in welche Prozesse sie genau involviert sind und wie ihre Aktivitäten in die gesamte Unternehmenslandschaft eingebettet sind. Laut Hersteller gewährt es Nutzern relevante und rollenspezifische Einblicke in die einzelnen Prozesse und in die dazugehörigen Geschäftsinformationen wie etwa Unternehmensziele, Messungen, Systeme sowie Risiken und Kontrollen.
Einen modularen Aufbau kennzeichnet auch die BPM-Software Sycat des Systemhauses Sycat IMS (Halle 6, Stand E12C). Das System bildet nach Aussage des Anbieters die Basis für einen durchgängigen, ganzheitlichen Ansatz zur Unternehmensgestaltung. Es ermöglicht die Modellierung, Analyse, Optimierung, Simulation und Dokumentation von Geschäftsprozessen.
Mittlerweile ist Sycat in der Version 7 verfügbar. Zu den Neuerungen zählen eine komplette BPMN-Integration und umfassende Modellierungsstandards sowie ein intuitives Bedienkonzept, das sich am Windowsstandard orientiert.
Strukturierte Dokumentation
In Stuttgart zeigen viele BPM-Spezialisten ihre Produkte in Rahmen der DMS Expo. Schließlich gibt es zwischen Prozessmanagement und Enterprise Content Management (ECM) viele Berührungspunkte. Auch die Konzeption von ECM richte sich an den Geschäftsprozessen aus, meint Binner, „weil dort die zu erfassenden Dokumente und Daten für die Weiterleitung oder Abspeicherung der digitalen Informationen innerhalb der Prozessbeschreibung strukturiert dokumentiert sind.“
So bietet zum Beispiel Isis Papyrus (Halle 6, Stand C02) eine Software-Plattform, welche die Kategorien ECM, CRM, BPM in einer integrierten Gesamtlösung vereint. Durch eine Fokussierung auf Servicekonsolidierung kann die Plattform eingehende und ausgehende Informationen nahtlos durch sämtliche Prozesse von Unternehmen transportieren sowie dazugehörende relevante Informationen miteinbeziehen und gemeinsam in Kundenanwendungen verarbeiten.
Dass sich mithilfe von Prozesssoftware das Management von Dokumenten verbessern lässt, hat zum Beispiel der Automobilzulieferer Denso erkannt. Dieser hat mithilfe des Repositorys von Igrafx sein Qualitätsmanagement vereinheitlicht.
Vorher basierten die Systeme auf verschiedenen Software-Lösungen und waren unterschiedlich strukturiert. Insgesamt griffen 15 verschiedene europäische Standorte auf die Dokumente in den Systemen zu. Diese wurden jedoch nach unterschiedlicher Logik und Nummerierung abgelegt.
Denso wollte daher eine zentrale europäische QM-Dokumentendatenbank einführen, die alle für das Qualitätsmanagement relevanten Informationen und Prozesse enthält. Diese sollte als Referenz für das Management und alle Mitarbeiter dienen.
Mit dem zentralen Repository von Igrafx können nun alle relevanten Prozesse und die zugehörigen Informationen gespeichert, verwaltet und verteilt werden. Und grundsätzlich ist Christian de Graeve, QM-Systembeauftragter bei Denso, mit der Einführung des Systems zufrieden. Die eingesetzte Software sei leistungsfähig genug für ein komplexes Multi-Site-QM-System.
Vor vier Jahren begannen die europäischen Denso-Niederlassungen, ihre Daten nach Process Central zu migrieren. Im Januar 2012 wurde die Migration abgeschlossen. Im Sommer 2012 wurden die Altsysteme abgeschaltet.
Die inhaltliche Harmonisierung der Prozesse zwischen den Niederlassungen ist allerdings noch nicht beendet. „Das ist noch eine große Herausforderung“, so de Graeve. Von den rund 1500 Dokumenten seien nur circa 100 harmonisiert. Von den restlichen gebe es nach wie vor unterschiedliche Varianten für die einzelnen Standorte. •
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