Die digitale Nutzung von Informationen erfordert heute einen ganzheitlichen Blick. Deshalb wollen Unternehmen ihre elektronischen Akten auf mobilen Endgeräten bereitstellen, mit Workflow-Funktionen sowie mit den neuen sozialen Medien verknüpfen.
Der Einsatz elektronischer Akten birgt ein enormes Potenzial: Jedes Unternehmen führt Akten wie beispielsweise Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten, Akten für das Bestellwesen oder das Beschwerdemanagement. „Waren in der Vergangenheit Papierakten meist nur ein mehr oder weniger komfortables Sammelsystem für Schriftstücke, werden elektronische Akten heute konsequent zur Prozessunterstützung oder gar -steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse verwendet“, erklärt Guido Schmitz, Vorstand Marketing & Vertrieb der Pentadoc AG (Halle 7, Stand B02).
Zu den Auslösers für die Überführung von Papierakten in die elektronische Form gehören laut dem Frankfurter IT-Beratungshaus vor allem folgende Dinge: Platzmangel für die Aktenlagerung, lange Such- und Zugriffszeiten auf Akten, fehlende oder versehentlich vernichtete Akten, mangelnde Kundenorientierung durch fehlende Unterlagen oder auch der Mangel an Transparenz in den Geschäftsprozessen: Wer macht was wann? Außerdem gibt es bei einer Papierakte kaum Möglichkeiten, Arbeiten über Unternehmensstandorte hinweg zu verteilen.
„Die Vorteile der elektronischen Akte gegenüber den Papierakten sind aus diesem Grund weit mehr als die Einsparung von Papier und einhergehender Transport- und Lagerkosten“, so Schmitz. „Die elektronische Akte ermöglicht im Wesentlichen dreierlei: Verfahrensbeschleunigung durch Verkürzung der Laufzeiten, Kostensenkung durch Geschäftsprozessoptimierung sowie das einheitliche Auftreten gegenüber Kunden und Partnern.“ Dabei seien elektronische Akten weit mehr als Dokumentensammler. Im Zusammenwirken mit den Fachanwendungen seien sie mittlerweile elektronisches Archiv, Workflow-System und Groupware-Anwendung in einem.
Ein Beispiel dafür ist die Rechnungseingangsverwaltung unter SAP, welche die Readsoft GmbH, Neu-Isenburg, in das Enterprise Content Management (ECM)-System der Bochumer Windream GmbH (Halle 7, Stand B11) integriert hat. Readsofts Steuerungsplattform Process Director sorgt dank einer Worklist für Übersichtlichkeit zum aktuellen Status von Arbeitsvorräten und Workflows. Auf einen Blick ist in Echtzeit transparent, wie viele Dokumente bei welchen Anwendungen in welchem Status sind. Ein Klick genügt, um sämtliche Informationen zu dem jeweiligen Sachverhalt sofort angezeigt zu bekommen. Im SAP-System müssten für diese umfassende Status-Übersicht zusätzlich spezielle Reportings aufgesetzt werden. Besonders Abteilungsleiter und Führungskräfte profitieren von der Worklist, da sie die Vorgänge aller Mitarbeiter auf einen Blick angezeigt bekommen. Außerdem können Mitarbeiter Unregelmäßigkeiten schnell erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Um solche Prozesse wie die Rechnungseingangsverwaltung oder auch die Auftragsabwicklung zu automatisieren, hat Gerdes Kunststoff-Technik GmbH & Co. KG, Extertal, das Dokumentenmanagement (DMS) System Nscale 7 Vecto der Ceyoniq GmbH, Bielefeld (Halle 7, B13), implementiert – und zwar in enger Verzahnung mit dem eingesetzten Microsoft Dynamics NAV System. Eingehende Dokumente werden dabei über den zentralen Nscale Prozessdesigner nach Erfassung in einen Workflow überführt. Parallel zum Dokumenteneingang werden ausgehende Druckdaten wie Aufträge, Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine aus dem Dynamics NAV über die Nscale- Schnittstelle in das revisionssichere Archiv gespeichert. Somit werden dem Anwender im Warenwirtschaftssystem unmittelbar alle wichtigen Informationen zu Debitoren und Kreditoren angezeigt.
Mobilität ist die zweite wesentliche Einflussgröße auf ECM. „Die Flexibilisierung der Arbeitsplätze mit ortsunabhängiger Nutzung von Anwendungen und Daten gewinnt eine immer größere Bedeutung. Daher müssen sich ECM-Lösungen komfortabel über unterschiedliche Mobile Devices nutzen lassen, um dem veränderten Arbeitsrhythmus Rechnung tragen zu können“, erklärt Mario Dönnebrink, Marketingleiter beim ECM-Spezialisten Dvelop AG, Gescher (Halle 7 Stand C11). Dvelops aktuelle Version von D3 Smart Mobile, der Multi-Device Mobile Applikation ihrer ECM-Lösung d.3, ermöglicht über einfach zu bedienende Oberflächen die Verwaltung von Dokumenten von unterwegs sowie zur Workflow-Teilnahme mittels Iphone, Ipad und anderen mobilen Endgeräten zum Beispiel auf der Android-Plattform.
„Was man sich bislang mit dem Iphone grundsätzlich vorstellen konnte, scheint auch mittlerweile mit einem Ipad problemlos umsetzbar. Das haben die meisten ECM-Hersteller für ihre eigenen Produkte erkannt und kommen mit immer leistungsfähigeren mobilen Applikationen auf den Markt“, beobachtet Pentadoc-Manager Schmitz. „Unserer Einschätzung nach treibt die aktuelle Nachfrage das Produktangebot mit derart positivem Nachdruck, dass mobile ECM-Clients in den kommenden zwei bis Jahren zum Standard der Branche gehören dürften.“
Das Systemhaus Alos GmbH, Köln, (Halle 7, Stand C15) empfiehlt für mobile Einsatzszenarien das DMS-System der Docuware AG, Germering. Die Module Mobile und Mobile Plus unterstützen Nutzer eines Iphones oder eines Ipads beim Zugriff auf einen zentralen Dokumenten-Pool. Der Workflow wird somit nicht unterbrochen, da relevante Dokumente beispielsweise während des Außendienstes weiterverarbeitet werden können, ohne Einsatz eines Laptops. In unterschiedlichen Formaten archivierte Dokumente können auf dem jeweiligen Endgerät in einem speziellen Viewer angezeigt werden. Die Funktionalität ermöglicht es, einen Workflow direkt zu bearbeiten, beispielsweise die Freigabe von Rechnungen mittels Stempel von unterwegs.
speziell das Content Management in sozialen Netzwerken adressiert Alfresco Software Ltd., Maidenhead/Großbritannien (Halle 7, Stand D36) mit ihrem CMS-System Enterprise. Es basiert auf Open-Source-Technologien wie zum Beispiel Spring, Jboss, jBPM, Hibernate, Lucene oder Javaserver Faces. Die modulare Java-Architektur erlaubt es, unter Verwendung des Spring-Frameworks, neue Funktionalität hinzuzufügen oder zu ändern, ohne dass der eigentliche Code der Anwendung verändert werden muss. Laut den IT-Analysten von Gartner fordert das exponentielle Wachstum von Inhalten für soziale Netzwerke neue Disziplinen für das Management des Life Cycles, der Speicherung und letztlich der Anordnung. Ebenso wie E-Mails Social-Software-Applikationen das Potenzial, Massen unorganisierten Inhalts zu erzeugen, der durchaus in einem späteren Gerichtsverfahren oder einer behördlichen Untersuchung relevant werden kann. Zu solchen Social-Business-Systemen, die heute in den Unternehmen im Einsatz sind, um die Effizienz der Kommunikation zwischen Mitarbeitern zu erhöhen, gehören beispielweise Jive, Salesforce.com’s Chatter, Lotus Quickr, Drupal und Liferay, in der Erwartung effektiverer Arbeitsbedingungen für ihre Mitarbeiter.
Sabine Koll Journalistin in Böblingen
Fachforen informieren über effizientes Informationsmanagement
An allen drei Messetagen greifen Experten in drei verschiedenen Fachforen in Halle 7 aktuelle Themen und Inhalte rund um effizientes Informationsmanagement auf:
- Auf der großen Kongressbühne geht es am Dienstag Nachmittag um ECM, Dokumenterstellung, digitales Vertragsmanagement und um Social Business. Am Mittwoch um Stand der ECM-Branche, die Einführung von DMS-Systemen, Sharepoint-Workflows sowie um Produktivinformationen. Am Donnerstag schließlich stehen die Themen Enterprise 2.0, Erfolg von ECM-Projekten sowie ECM-Trends im Fokus.
- Im Dialog-Forum geht es am Dienstag Morgen um Polizeiliches Dokumentenmanagement und ECM. Am Mittwoch geht es am Nachmittag weiter mit Scan-Lösungen und elektronischen Akten. Am Donnerstag Nachmittag stehen Anwendererfahrungen, der ECM-Markt sowie Langzeitarchivierung im Mittelpunkt
- Das VOI-Forum dreht sich am Dienstag um ECM in the Cloud, Steuern & Recht sowie Standards & Normen im ECM-Umfeld. Am Mittwoch um Postbearbeitung, Output-Management, E-Mail-Management. Und am Donnerstag um Customer Relationship Management, Elektronische Signaturen, Business Collaboration.
Unsere Webinar-Empfehlung
Der Summit richtet sich an Entscheider aus den Bereichen Fertigung, Instandhaltung, Fabrikautomatisierung, Automatisierung, Intralogistik und Fabrikplanung, Netzplanung, Netzwerkinfrastruktur, Innovationsmanagement. Daneben sind Hersteller aus den Bereichen Maschinenbau, Sensorik,…
Teilen:
