Mehr Transparenz im Klärungsfall

Weltweit entwickelt, produziert und vertreibt Bosch Rexroth Komponenten und Systeme für die Industrie- und Fabrikautomation sowie für mobile Anwendungen. In den beiden Vorgängerunternehmen der Bosch Rexroth AG existierte ein System der dezentralen Debitorenbuchhaltung an unterschiedlichen Standorten und auf verschiedenen ERP-Systemen. Ausgehend von der Debitorenabteilung in Lohr am Main begann Bosch Rexroth mit der Einführung einer zentralisierten Debitorenbuchhaltung. Gleichzeitig erfolgte die sukzessive Übernahme aller forderungsrelevanten Prozesse der Geschäftsbereiche in ein zentrales SAP R/3-System. Anders als in der Buchhaltung sollte sich die Organisation des Vertriebs aber weiterhin dezentral auf Regionalzentren verteilen. Damit verfügte Bosch Rexroth über eine zentrale Buchhaltung auf der einen und einen dezentralen Vertrieb auf der anderen Seite. Mit der Zeit erwies sich: Das „duale System“ der zentralen Buchhaltung und des dezentralen Vertriebs brachte nicht nur Vorteile mit sich. Es gab eine große Anzahl von Außenständen und Zahlungsdifferenzen, ebenso zahlreiche Altlasten aus verschiedenen Forderungsmigrationen. Auch ein effektives Reporting existierte nicht – mangels entsprechender Überwachungs- und Lenkungsmöglichkeiten. Das Ergebnis: Ressourcenprobleme und hohe Durchlaufzeiten führten zu einer unbefriedigenden Klärungsfallbearbeitung.

„Wir suchten eine Lösung, die die Standardisierung und Optimierung eines bis dato überwiegend individuell durchgeführten Geschäftsprozesses bewältigt und Klärungsfälle und Außenstände reduziert“, erläutert Werner Keil, Leiter zentrale Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement bei Bosch Rexroth. „Und fanden sie mit dem Heidelberger Beratungshaus Ciber Deutschland und dem SAP-Add-On- Tool Klärungspostenmanagement“, so Keil. Das Projektziel war klar gesteckt: Die Einführung eines Systems, das zukünftig eine unternehmensweit einheitliche Vorgehensweise bei der Abwicklung forderungsbedingter Klärungsfälle gewährleistet. Dabei sollte neben der klaren Definition von Verantwortlichkeiten insbesondere auch die individuelle Betreuung der Regionalzentren und Geschäftsbereiche Berücksichtigung finden. Ebenso für Bosch Rexroth im Fokus: Die Senkung der Durchlaufzeiten und die Informationsgewinnung über interne Probleme. „Mit unserem workflowbasierten Tool Klärungspostenmanagement konnten wir eine Einführungsstrategie für Bosch Rexroth entwickeln“, sagt Achim Jörger, Projektleiter bei Ciber Deutschland, den Einsatz der eigenentwickelten SAP-Add-on-Applikation.

Wie funktioniert das Klärungspostenmanagement im SAP R/3-Umfeld? Basis-Einheit ist der so genannte „Klärungsfall“. Darin fasst das System alle relevanten Informationen zusammen – Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens, Kunden- und Betragsinformationen, Dokumente wie Belastungsanzeigen oder Reklamationen, aber auch die Historie. Wer erledigt was, wann und wie? Jeder Sachbearbeiter in der Buchhaltung erhält sein persönliches Arbeitskontingent, in dem die zu bearbeitenden Vorgänge dargestellt sind. Wichtig hierbei: Die direkte Vernetzung mit den Vertriebsmitarbeitern. Denn das Klärungspostenmanagement ermittelt automatisch auch den zuständigen Ansprechpartner im Vertrieb. Ingesamt sorgt die Automatisierung von Standardaufgaben – wie etwa das Setzen oder Entfernen einer Mahnsperre – für eine deutliche Entlastung der Sachbearbeiter. Um einen Klärungsfall als erledigt zu markieren, muss der zuständige Mitarbeiter darüber hinaus ein Statistikkennzeichen vergeben. Dieses Kennzeichen bildet die Ursache des Klärungsfalls im System ab und dient dem Management als Kriterium für die Identifizierung interner und externer Probleme zwischen Lieferanten und Kunden. Das Informationssystem des Klärungspostenmanagements kann zum einen als Frühwarnsystem genutzt werden, da es beispielsweise kritische Kunden identifiziert oder lange Bearbeitungszeiten erkennt. In einer zweiten Funktion dient das Reporting auch als Auswertungssystem für Periodenvergleiche oder zur Ursachenbetrachtung.

Das Implementierungsmodell sah zunächst die Einführung des Klärungspostenmanagements in der Debitorenbuchhaltung der Bosch Rexroth-Firmenzentrale in Lohr vor. Mit dem anschließenden Roll-Out wurden auch die restlichen Standorte eingebunden. „Das Klärungspostenmanagement ist eine gute, einfach und intuitiv zu bedienende Lösung. Überzeugt hat uns insbesondere das Schulungskonzept mit einer Kombination aus Vorort-Betreuung und Training- on-the-Job für unsere große Benutzerzahl. Diese Vorgehensweise sorgt für eine Akzeptanz des Systems bei unseren Mitarbeitern“, erklärt der Leiter der Debitorenbuchhaltung bei Bosch Rexroth. Und last but not least sei einerseits das schlanke Projektteam und andererseits die Bündelung und Kanalisierung der Benutzeranfragen durch das „Single-Point-Of-Entry“-Prinzip ausschlaggebend gewesen. Neben der termingerechten Erfüllung der Projektziele konnte das Klärungspostenmanagement Prozessstörungen in der Buchhaltung und den Vertriebsabteilungen nicht nur identifizieren, sondern auch beseitigen. Im Detail heißt dies: Die Altlasten und Kundenabzüge, vor allem Zahlungsdifferenzen und zurückgesandte Rechnungen, sind um signifikante Anteile abgebaut worden, ebenso die zugehörigen Wertberichtigungen auf Forderungen. „Unsere Rechnung ist aufgegangen. Durch die Einführung des Klärungspostenmanagements konnten wir die Geschäftsprozesse zwischen Buchhaltung und Vertrieb optimieren und entsprechende Ergebniseffekte realisieren“, resümiert Werner Keil aus Anwendersicht.

Mario Uhl Business-Unit-Leiter bei der Ciber Deutschland AG, Heidelberg

Bei der Gründung entschied sich die Bosch Rexroth AG für die Einführung einer zentralen Buchhaltung, während der Vertrieb eine dezentrale Organisationsform erhielt. Dieses erschwerte die Übersicht über die Vorgänge, gerade im Bereich der orderungsbedingten Klärungsfälle – Beispiel Zahlungsabzüge. Zur Harmonisierung von Buchhaltung und Vertrieb sorgt jetzt ein Klärungspostenmanagement, was eine drastische Reduzierung von Zahlungsdifferenzen zur Folge hat.