Viele Partner – eine Plattform

Um Aufträge mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern effizient abwickeln zu können, benötigen mittelständische Unternehmen wie die Festo AG mit Stammsitz in Esslingen kostengünstige Lösungen. Im Bereich der Automatisierungstechnik vertreibt das Unternehmen über 28 000 Katalogprodukte an weltweit 300 000 Kunden.

Folglich ist auch das E-Business-Umfeld von Festo sehr vielfältig: Allein in Deutschland bestehen mehr als 400 produktive Anbindungen an Kundensysteme, Transaktionsplattformen und Marktplätze. Sämtliche administrative Prozesse in der Kunden-Lieferantenbeziehung wie Auftragseingang, Rechnungsstellung oder Lieferscheine werden im E-Procurement elektronisch abgewickelt. Kunden und Lieferanten tauschen sich über unterschiedlichste Plattformen aus. Viele Kunden bedeuten für ein Unternehmen einen nicht unerheblichen Aufwand an Zeit und Kosten, um für jede Kundenbeziehung die passende Schnittstelle bereitzustellen.

Daher überzeugte Festo das Konzept von MyOpenFactory, über eine standardisierte Schnittstelle die Bestellprozesse mit anderen mittelständischen Maschinen- und Anlagenbauern zu synchronisieren. „Der Vorteil liegt in der schnellen und einfachen Abwicklung von E-Procurement-Projekten. Die Komplexität der Verbindungen zwischen den unterschiedlichen ERP-Systemen wird reduziert, so können wir neue Handelspartner problemlos anbinden“, fasst Benjamin Schramm, Projektverantwortlicher für MyOpenFactory bei Festo, zusammen.

Festo hat die Integrationsplattform im Vertrieb eingeführt, um sein E-Procurement langfristig zu verbessern und die Kosten und den Zeitaufwand für die Abwicklung von Geschäftsprozessen zu verringern. Die Entscheidung für die Plattform fiel aufgrund der einfachen Integration in das bestehende SAP-System, da es sich bei MyOpenFactory um einen Standard und nicht um ein proprietäres System handelt. Die Integration des Online-Katalogs und auch die Abbildung komplexer, konfigurierbarer Produkte sind ebenso ohne weiteres möglich.

Mit Pilotkunden werden derzeit die Abläufe in enger Zusammenarbeit erprobt – einer davon ist die Wemhöner Surface Technologies GmbH. Die Herforder nutzen MyOpenFactory, um in der Beschaffung die Durchläufe zu reduzieren. Bisher kamen Auftragsbestätigungen und Rechnungen in Papierform bei den Einkäufern an. Diese mussten dann die Daten im ERP-System manuell erfassen und alle Positionen prüfen. Dazu Norbert Wagner, Projektleiter bei Wemhöner: „Auftragsbestätigungen und Rechnungen von Festo werden nun automatisch in unser ERP-System Psipenta eingepflegt. Der manuelle Eingriff durch den Sachbearbeiter reduziert sich dadurch auf die Bearbeitung der Differenzen zwischen Bestellung und Auftragsbearbeitung und auf die Rechnungsprüfung. Der zeitintensive, telefonische Kontakt mit Festo beschränkt sich auf Nachfragen in Sonderfällen.“

Über MyOpenFactory können Auftragsbelege wie Bestellung, Bestellbestätigung und Rechnung ebenso elektronisch versandt werden wie Angebote und Stammdaten von Produkten. Wemhöner-Projektleiter Wagner sieht auch in der einfachen Implementierung einen großen Vorteil: „Vor der Einführung von MyOpenFactory wurden Bestellungen direkt aus dem ERP-System per Fax-Drucker an Festo gesandt. Da jetzt die Datenübertragung von MyOpenFactory in unserem ERP-System als Drucker, ähnlich dem Fax-Drucker, implementiert ist, hat sich bei der Bestellung für den Einkäufer nichts geändert.“

Die Transaktionsplattform übernimmt so als Dienstleister die Anbindung der Kunden an das System der Lieferanten und umgekehrt. Statt viele Schnittstellen einbauen zu müssen, können sich die Geschäftspartner auf die Schnittstelle von ihrem eigenen ERP-System zu MyOpenFactory beschränken. Technisch ist das SAP-System von Festo über einen zentralen IDOC-Adapter an die Plattform angeschlossen. Dieser Adapter wandelt die unternehmenseigenen Datenformate in den MyOpenFactory-Standard um. Adapter für alle relevanten Systeme im Maschinenbau sind bereits vorhanden oder können mit wenig Aufwand erstellt werden. So wird vermieden, dass für jedes ERP-System neue Schnittstellen zwischen dem System des Kunden und dem des Lieferanten geschaffen werden müssen. Auch für Unternehmen ohne ERP-System ist eine Anbindung über ein webbasiertes Cockpit möglich.

Die Erfahrungen mit MyOpenFactory sind bei Festo bislang ausschließlich positiv. Besonders interessant ist die Zeitersparnis: „Im Vergleich zur Implementierung von traditionellen, kundenspezifischen Systemen können wir ungefähr einen Arbeitstag pro Handelspartner-Beziehung einsparen“, erklärt Benjamin Schramm. Bisher wird MyOpenFactory bei Festo hauptsächlich für Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungsstellung genutzt. Aber auch der Austausch von Artikelstammdaten, der im Standardformat von MyOpenFactory vorgesehen ist, wäre für die Zukunft denkbar.

Diese Möglichkeit hält auch Norbert Wagner für sehr interessant: „Unsere Konstrukteure könnten Festo-Produkte direkt in die Fertigungsstückliste einbauen und die Artikel über den Einkauf bestellen, ohne dass die Produktdaten manuell abgeschrieben werden müssten. Die Fehlerrate würde sich dadurch signifikant reduzieren.“ Da MyOpenFactory auch Dateianhänge übertragen kann, könnte auch das jeweilige CAD-Modell mit transferiert werden. „Hier testen wir im Augenblick in enger Zusammenarbeit mit Festo die Möglichkeiten. Wir hoffen, bis zum Ende dieses Jahres in einem ersten Schritt die Übertragung von Stammdaten realisieren zu können“, so Wagner.

Festo arbeitet derzeit daran, immer mehr Kunden über MyOpenFactory an das Festo-System anzubinden und das MyOpenFactory-Netzwerk aktiv beteiligter Firmen damit kontinuierlich zu erweitern. „Festo engagiert sich aktiv dafür, dass sich der Standard am Markt etabliert“, bekräftigt Schramm.

Annette Ostertag Festo AG & Co. KG, Esslingen

Die Vielzahl verschiedener Plattformen, Datenformate und Softwarestandards macht den Datenaustausch im E-Procurement aufwendig und teuer. Abhilfe schafft die webbasierte Integrationsplattform MyOpenFactory (MOF). Statt vieler redundanter Schnittstellen wird nur noch eine benötigt: vom eingesetzten ERP-System zu MOF. Die Vorteile sind vereinfachte und beschleunigte Beschaffungsprozesse, erhöhte Reaktionsfähigkeit und Transparenz in der Lieferkette – was wiederum die Konkurrenzfähigkeit steigert.