Wenn’s heiß her geht, vertrauen viele auf „made in Germany“

„Während Vertriebsaktivitäten und Anlagenplanung in unseren Niederlassungen weltweit laufen, liegt die Fertigung der Sicherheitslösungen bei unseren 420 Mitarbeitern in Brühl,“ erklärt Hima-IT-Leiter Martin Hüholt und fährt fort: „Wir verfügen daher über ein zentrales ERP-System in Deutschland und haben mittels einer Multi-Company-Struktur Mandanten an den einzelnen Standorten etwa in Holland oder Dubai.“ In der Praxis bedeutet das einen Fernzugang für die internationalen Kollegen, während das System in Brühl gewartet und auch weiterentwickelt wird. Hima vertraut seit dem Jahr 1993 auf die Mittelstandslösung für die fertigende Industrie von Sage. In den 1990er-Jahren stieß Kifos, der Vorläufer der aktuellen Software Sage ERP b7, an die technischen Grenzen, so dass im Jahr 2000 nach einer Marktrecherche unter mittelständischen Softwareherstellern auf das Nachfolgermodell von Sage umgestiegen wurde. So konnten die Mitarbeiter mit der gewohnten Oberfläche und Bedienphilosophie weiterarbeiten. Die Oracle-Datenbank wird seitdem als strategische Plattform genutzt. Neun Jahre später stand Hüholt wieder vor der Entscheidung Releasewechsel oder doch ein neuer ERP-Anbieter. „Unverändert sprach für Sage neben der Multi-Company-Fähigkeit auch das Mittelstandsverständnis der Berater vor Ort“, urteilt der IT-Leiter. Der Anbieter verstehe die Geschäftsprozesse fertigender Mittelständler und die Berater und Projektmanager wissen vom Zusammenspiel der einzelnen Software-Module, so Hüholt. „Zudem wollten wir eine moderne Software mit ausgereiftem Bedienkonzept, die sich gut in aktuelle Systemarchitekturen integriert,“ ergänzt der IT-Leiter das Anforderungsprofil.

Denn bei Hima arbeitet die ERP-Lösung unter anderem mit dem Projektmanagement- und dem Kundenbeziehungsmanagementsystem (CRM) zusammen. So können beispielsweise Kundendaten aus dem CRM-System an die ERP-Lösung weitergegeben werden. Sobald eine Bestellung vom Kunden eingeht, wird diese automatisch als Auftrag in die Unternehmenssoftware eingelastet. Umgekehrt bezieht das CRM-System die Artikelstammdaten aus dem ERP. Auch Daten für anstehende Projekte werden vom ERP- an das Projektmanagementsystem zur Terminplanung weitergereicht.

Das ERP-System funktioniert unabhängig von bestimmten Plattformen und Programmiersprachen. Mit der sogenannten bäurer open access-Plattform (kurz BOA) kann der Mittelständler zwischen verschiedenen Betriebssystemen (Linux, Windows oder Mac OS) und Datenbanken (Oracle, Informix und Microsoft SQL Server) wählen und auch später bei Bedarf wechseln. Die BOA-Plattform als solche ist komplett Java-basiert. Diese modulare Architektur ermöglichte erst die verteilte Installation und Nutzung, die Hima für den weltweiten Einsatz benötigt.

Die Netzwerk- und Systemadministratoren nutzen das Entwicklungswerkzeug, um eigene Erweiterungen am ERP-System vorzunehmen. Indem sie Zugriff auf die Programmquellen der Anwendung bekommen, sorgen die internen IT-Spezialisten für eine stetige Weiterentwicklung und ständige Anpassung der ERP-Branchenlösung an die individuellen Abläufe im Hause. „Die ERP-Plattform ist einfach und kostengünstig in die Systemlandschaft integrierbar und bietet hohe Flexibilität sowie Bedienerfreundlichkeit bezüglich der Entwicklungsumgebung. Und mit dem Release-Wechsel auf die Version 6.1 ist die Software jetzt noch besser zu warten“, beurteilt Hüholt.

Neben diesen technischen Vorteilen schätzt der IT-Leiter am ERP-System die Abdeckung der wichtigsten Unternehmensprozesse. Vom Einkauf über die Materialwirtschaft, die Produktion bis hin zur Vertriebsabwicklung arbeiten 180 Mitarbeiter am Hauptsitz in Brühl täglich mit der Software. Konkrete Beispiele für den Softwareeinsatz: Das System protokolliert Materialverbräuche und verwaltet Chargen sowie Seriennummern. „Von der Auftragserteilung bis zur Fakturierung wickeln wir mit der Lösung alles ab“, erklärt der IT-Leiter von Hima.

Trotz des umfassenden Software-Einsatzes beschäftigt Hüholt bereits das nächste Projekt – die Einführung der rollierenden Absatzplanung. Ziel ist eine optimierte Einkaufsplanung. Gelingen soll dies, indem das ERP-System Daten zu den Abverkäufen der Vergangenheit sowie Planzahlen zusammenträgt. Damit lassen sich Prognosen zu künftigen Verkäufen erstellen, was die Vertragsverhandlungen mit den Lieferanten vereinfachen sollen. „Aktuell ist es so: Wenn wir weniger abnehmen als zuvor vereinbart, fordern die Lieferanten eine Nachzahlung für den Stückpreis. Ordern wir nur kleine Mengen, liegen die Kosten dementsprechend von Anfang an höher“, erläutert Hüholt die Herausforderungen im Einkauf. Mit der 12-monatigen, rollierenden Absatzplanung erhofft sich der IT-Leiter mehr Voraussicht und somit klare Kosteneinsparungen.

Zudem möchte Hima mit diesem Modul die Lagerbestände verringern. Derzeit steht das Brühler Unternehmen vor der Herausforderung kurzer Zykluszeiten der Mikroprozessoren und Speicherbaugruppen, die in den Sicherheitsanlagen enthalten sind. „So kann es sein, dass ein Bauteil beim Lieferanten ausläuft, weil es veraltet ist. Mit der Änderung dieses Bausteins ist aber auch die Funktionsweise anderer Teile betroffen, so dass wir eine komplette Baugruppe neu entwickeln müssen. Die restlichen, veralteten Teile, die wir auf Lager haben, können wir somit nicht mehr verbauen. Das führt zu unnötigen Ausgaben in der Anschaffung und erhöht natürlich auch unsere Lagerkosten“, skizziert Hüholt. wm