Die Marktstellung lässt sich nur mit einer effizienten Produktion und einer exakten Kalkulation weiter auszubauen. Deswegen hat sich der Werkzeughersteller Lessmann entschieden, ein neues System für die Betriebsdatenerfassung (BDE) einzuführen. Nach einer intensiven Marktrecherche entschied sich die Geschäftsleitung schließlich für das System Avero der Digital Zeit GmbH, einem Hersteller von Komplettlösungen für Zeiterfassung, Betriebsdatenerfassung und Zutrittskontrolle.
Es war allerdings nicht von Anfang an geplant, ein fertiges System einzukaufen. Zunächst wollte man das seit 2010 im Einsatz befindliche eigene BDE-Tool weiter entwickeln. Dieses war innerhalb des ERP-Systems ESS selbst erstellt worden, um Daten in der Produktion zu erfassen. „Wir haben später allerdings festgestellt, dass es bereits fertige Lösungen am Markt gibt, die über Schnittstellen reibungslos mit unseren Systemen kommunizieren und Daten übertragen können“, sagt Tobias Schlatterer, Projektleiter und Verantwortlicher in der Fertigungsplanung bei Lessmann. Mit dem neuen System sollte die Datenerfassung in der Produktion ausgeweitet und zugleich vereinfacht werden. Das Ziel war eine bessere Nachkalkulation und mehr Transparenz bei den erfassten Daten. Das Unternehmen war in den letzten Jahren stetig gewachsen. Deswegen mussten die Kapazitäten in den Bereichen Entwicklung, Produktion, Lager und Verwaltung erweitert werden.
Zwei mögliche Lösungen im Testbetrieb
Lessmann achtet nicht nur bei den eigenen Produkten auf Qualität. Auch die Ansprüche an Lieferanten und Partnern sind hoch. Und natürlich wurde bei den potenziellen BDE-Systemen ebenso geprüft, ob die Lösung den Ansprüchen gerecht wird. Mit den Erkenntnissen aus der Marktbeobachtung und der Ist-Analyse hat man sich auf die Suche nach einem neuen, ganzheitlichen System gemacht. Nach zahlreichen Gesprächen und dem Abgleich mit den Anforderungen aus dem Lastenheft wurden zwei Lösungen in die engere Auswahl genommen, die dann im Rahmen eines Testbetriebs auf Herz und Nieren geprüft wurden.
Am Ende fiel die Wahl auf das System Avero. Der Grund dafür ist nicht allein die Tatsache, dass das System die gestellten Anforderungen erfüllt. „Entscheidend war auch die intuitive Bedienbarkeit der Lösung und die Möglichkeit, Einstellungen in der Betriebsdatenerfassung selbst vornehmen zu können“, erklärt Tobias Schlatterer. Ein weiteres Plus sei der Listengenerator, mit dem sich jederzeit neue, individuelle Auswertungen erstellen lassen. Mit dem neuen BDE-System wollte der Werkzeughersteller aber noch weitere Aufgaben in Angriff nehmen. So sollte bei den rund 220 Mitarbeitern auch das handschriftliche Ausfüllen von Tageszetteln und Lohnscheinen endlich abgelöst werden. Ein weiteres Ziel war, die Lohnabrechnung durch eine automatische Berechnung der Zuschläge im neuen System zu beschleunigen. Diese wurden bis dato manuell in Excel erfasst – ebenso wie die Werte zu Urlaubs- und Kranktagen, Prämien, Laufzeiten und Daten für die Lohnsammelkarten. Für die Personalabteilung war das ein enormer Zeitaufwand.
Mehr Effizienz in der Personalabteilung
Das Zeiterfassungssystem wurde dabei in mehreren Schritten eingeführt. Zunächst mussten bei Lessmann einige Vorbereitungen für die Systemeinführung getroffen werden. Die zuvor vorhandenen Ausweise für Getränkeautomaten und den Zutritt zum Gebäude wurden auf einen Ausweis reduziert, der nun für alle Anwendungen im Unternehmen eingesetzt werden konnte. Hierzu gehörten Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung und die Nutzung der Getränkeautomaten. Im nächsten Schritt wurde die Personalzeiterfassung mit der Datenübergabe an das Lohnprogramm eingeführt. „Bereits bei den ersten Monatsabschlüssen konnte der zeitliche Aufwand dank der automatischen Berechnung der Zuschläge deutlich verringert werden“, freut sich Franziska Förch, Personalverantwortliche bei Lessmann. „Für uns war das eine große Arbeitserleichterung.“ Kurz nach Einführung der Zeiterfassung wurden das Webportal und der Workflow für die Büroangestellten aktiviert, so dass hier jeder Mitarbeiter über das Intranet auf sein Zeitkonto zugreifen konnte. Urlaubs- und andere Fehlzeitenanträge ließen sich fortan online stellen und konnten auf dem gleichen Weg genehmigt werden. Der Workflow über das Webportal wurde später auch auf die Produktionsmitarbeiter ausgedehnt.
Schließlich erfolgte die Umsetzung des Hauptthemas bei Lessmann, die Einführung der Betriebsdatenerfassung. Die große Herausforderung dabei war, dass aus allen Produktionsmitarbeitern nun IT-Anwender wurden. Daher definierte man zunächst eine Pilotabteilung, die damit begann, die Auftragsbuchungen im neuen System zu erfassen. Die Mitarbeiter buchten Auftragszeiten und Auftragsmengen an den Terminals, die in der Produktion installiert waren. Die eingegebenen Daten wurden anschließend automatisch im neuen BDE-System weiter verarbeitet. Als diese Umstellung gelungen war und problemlos lief, wurde die Erfassung schrittweise auf die anderen Abteilungen ausgeweitet. „Mit dieser Vorgehensweise konnten wir unseren Mitarbeitern den bestmöglichen internen Support bieten“, betont Tobias Schlatterer. „Unterm Strich verlief die Einführung weitestgehend reibungslos und die Akzeptanz des Systems war gegeben.“
Im Moment ist bei Lessmann geplant, das Projekt auf die Erfassung der Maschinenlaufzeiten auszudehnen und das Maschinendatenerfassungs-Modul in Avero zu installieren. Dadurch ließe sich die Nachkalkulation deutlich verbessern. Und über das Modul für die Kantinendatenerfassung sollen demnächst die Essensbestellungen abgewickelt werden. Aber schon jetzt sind sich die Verantwortlichen bei Lessmann einig, dass man mit dem neuen System die richtige Wahl getroffen hat. Und auch bei zukünftigen Projekten wollen die Werkzeugbauer aus Oettingen auf die Kompetenz der Digital Zeit GmbH setzen. (ub)
Zeit und Zutritt aus einer Hand
Die Digital Zeit GmbH mit Sitz in Neu-Ulm ist ein Hersteller von Komplettlösungen für Zeiterfassung, Betriebsdatenerfassung und Zutrittskontrolle. Das Softwarepaket Avero ist modular aufgebaut und kann mit zusätzlichen Funktionen erweitert werden. Die Lösung lässt sich zudem über Schnittstellen an ERP-Systemen sowie Lohn- und Gehaltsprogrammen wie Loga, Datev, Paisy, Lexware oder SAP anpassen. Zu den maßgeschneiderten Lösungen gehören eigene Terminals für Zeit und Zutritt.
