Richtig Vorbereiten ist das A und O

Branimir Brodnik Geschäftsführer Microfin Unternehmensberatung, Bad Homburg

Sie sind keine Überraschungen und scheinen doch oft aus heiterem Himmel zu kommen: regelmäßige Verhandlungen mit IT-Lieferanten. Obwohl die Termine lange im Voraus bekannt sind, schieben wichtige aktuelle Themen die Vorbereitung immer wieder ganz nach hinten auf der Agenda. Ergebnis: Das professionell aufgestellte Account-Management auf Lieferantenseite sitzt dem weniger gut vorbereiteten Verhandlungteam auf Kundenseite gegenüber. Wenn dann noch unter Zeitdruck verhandelt wird, fühlt man sich am Ende von den Hard- und Softwareanbietern oft über den Tisch gezogen – besonders, wenn mit Monopolisten verhandelt werden muss.

Wie sich dieses unbefriedigende Ende vermeiden lässt, zeigt die auf Outsourcing spezialisierte Managementberatung Microfin anhand von fünf Tipps für eine Verhandlung mit IT-Lieferanten als Hilfestellung für IT-Verantwortliche und Einkäufer.

Analyse des Lieferantenportfolios

Sie sollten frühzeitig genau analysieren, welche Lieferanten Sie im Portfolio haben, wer was liefert und wie hoch die Umsätze je Lieferant und Leistungsart sind. Eine gute Vorbereitung und ein exakter Überblick sind unabdingbar, wenn Sie nicht als gefühlter Verlierer aus den Verhandlungen mit IT-Lieferanten hervorgehen möchten.

Feststellen von Verbrauch und Bedarf im

Unternehmen

Neben der Analyse der Lieferanten müssen Sie wissen, wie es um Ihren tatsächlichen Bedarf und die aktuellen Verbräuche bestellt ist – das erscheint trivial, ist es aber bei der Mehrzahl aller Unternehmen nicht. Passen Lizenz- und Wartungsmodelle noch zur aktuellen Nutzung? Haben Sie einen aktuellen Überblick über Soft- und Hardwarebestände? Schaffen Sie sich Transparenz über benötigte Leistungen, und legen Sie damit den Grundstein für Einsparungen.

Ableiten von Handlungsoptionen zum

Umgang mit den Lieferanten

Nachdem Sie Ihr Lieferantenportfolio sowie Ihren Bedarf unter die Lupe genommen haben, müssen Sie die beste Option für Ihr Unternehmen entwickeln. Gehen Sie hier strategisch vor: Berücksichtigen Sie nicht nur den Status quo, sondern beziehen Sie geplante unternehmensinterne Entwicklungen sowie mögliche Einflüsse von außen auf Ihre IT in Ihre Überlegungen mit ein. Legen Sie fest, welche Anbieter beibehalten und welche abgelöst werden sollen, an welcher Stelle mehr Wettbewerb nötig ist, wo Bündelungen zum Ziel führen und wo vertragliche und preisliche Optimierungen notwendig sind.

Festlegen realistischer Verhandlungsziele

und Verhandlungstaktiken

Abgeleitet aus den Analyseergebnissen und den strategischen Zielen sollten Sie nun Verhandlungsziele und Taktiken zur bestmöglichen Zielerreichung festlegen. Machen Sie sich einen genauen Plan je Lieferant – schriftlich mit Zahlen, Fakten, Argumenten und Grafiken – damit Sie optimal vorbereitet sind, wenn Sie in die Verhandlungen gehen. Wichtig in diesem Zusammenhang: Eine Verhandlungstaktik ist nur dann erfolgreich, wenn die aufgezeigten Handlungsoptionen auch glaubwürdig sind (beispielsweise Androhung der Ablösung).

Dies gilt besonders für die Verhandlung mit Monopolisten. Hier gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen, schließlich weiß das Vertriebsteam der Monopolisten um seine marktbeherrschende Stellung. Schrecken Sie nicht davor zurück – der Verhandlungsspielraum ist bei Monopolisten zwar geringer als in Wettbewerbssituationen, aber es gibt ihn. Und nicht alle Verhandlungsziele müssen monetärer Natur sein. Auch in Verträgen steckt in der Regel viel Optimierungs- und damit viel Verhandlungspotenzial. Und je intensiver die Vorbereitung, desto stärker Ihr Selbstbewusstsein, dieses auszuschöpfen.

Ausreichend Zeit einplanen

Setzen Sie sich frühzeitig mit der Thematik auseinander – nicht erst, wenn ein Lieferant auf Sie zukommt oder der Vertragsablauf direkt vor der Tür steht. Die Analyse des Lieferantenportfolios sowie des Bedarfs erfordert gerade in großen Unternehmen mit mehreren Standorten viel Zeit. Eine gründliche Vorbereitung erhöht Ihre Erfolgschancen!

Fazit: Die richtige Vorbereitung ist auch hier das A und O. Sie hilft Ihnen nicht nur, Ihre Verhandlungsposition realistisch einzuschätzen. Wer sich rechtzeitig die Zeit nimmt, genau zu analysieren, wo er in Sachen IT-Lieferanten steht und wo er hin will, wer strategisch plant und in den Verhandlungen taktisch vorgeht, statt sich dem Verkaufsprozess des Lieferanten auszuliefern, hat schon gewonnen. Und wann immer Unklarheiten bleiben: Die Unterstützung eines spezialisierten Beraters im Vorfeld der Verhandlungen ist immer preiswerter als überteuerte und unpassende Verträge mit jahrelangen Laufzeiten. •